Primavera P6 1 Presencial 3z472s

Curso de Primavera P6

MANUAL DE PRIMAVERA P6

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Introducción a Primavera P6. Principales novedades. ..........................................................................6 Novedades en menús y nueva terminología..........................................................................................8 Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) ..................................................................................8 Estructura de la Organización del Proyecto (OBS) ............................................................................8 Configuración Cliente - Servidor ........................................................................................................9 Preferencias de ...........................................................................................................9 Asistente de configuración, ..............................................................................................................10 Monedas...........................................................................................................................................11 Project Architect ...............................................................................................................................13 Descripción y uso del interfaz de Primavera P6 ..................................................................................14 Nueva Configuración Multi-ventana .................................................................................................14 La barra Directory.............................................................................................................................15 Preferencias de ...................................................................................................................16 Elección de una pantalla de inicio por defecto .................................................................................17 La ventana Home .............................................................................................................................17 Función Undo (deshacer).................................................................................................................18 Asignación de roles ..........................................................................................................................18 Gestión de permisos y Seguridad........................................................................................................19 s (s) ..............................................................................................................................19 Perfiles de Seguridad (Security Profiles)..........................................................................................20 Seguridad sobre a Proyectos...............................................................................................21 Asignacion de Seguridad sobre Proyectos a s.....................................................................21 Seguridad sobre a Recursos ...............................................................................................22 Asignacion de Seguridad sobre Recursos a s......................................................................22 Generación de Proyectos en P6 ..........................................................................................................23 Limpieza de datos de partida ...........................................................................................................23 Ficheros de Ejemplo (Proyectos y EPS).......................................................................................23 Jerarquías de Responsabilidad (OBS) .........................................................................................23 Recursos.......................................................................................................................................23 Resto de ficheros..........................................................................................................................23 Creación de una EPS.......................................................................................................................24 Creación de jerarquías de responsabilidades (OBS) .......................................................................25 Creación de nuevos proyectos ............................................................................................................27 Creación de Jerarquías de Organización de Capítulos y Subcapítulos (WBS). ..............................30 Creación de códigos de actividades dentro de cada capítulo..............................................................31 Fechas en Primavera P6 .....................................................................................................................32 Definición de un calendario base.........................................................................................................32 Asignación de un Calendario Base a un Proyecto ...........................................................................36 Definición de un Calendario Específico............................................................................................37 Definición y asignación de calendarios específicos a actividades.......................................................39 Calendarios de recursos ......................................................................................................................42 Definición de un Calendario de Recursos ........................................................................................42 Asignación de un Calendario de Recursos a un Recurso................................................................43 Definición de turnos de recursos (Resource Shifts).............................................................................44 Actividades. Creación de actividades y establecimiento de líneas de relación ...................................46 Definición de Preestablecidos (Defaults) .........................................................................................46 Creación de Actividades dentro de cada capítulo ............................................................................47 Registro de duraciones estimadas de Tareas..................................................................................48 Establecimiento de Líneas de Relación entre tareas .......................................................................49 Tipos de actividad. Actividades dependientes de tarea o de recurso. .............................................50 Organización de datos del diagrama ...................................................................................................51 Filtros................................................................................................................................................51 Creación de filtros nuevos................................................................................................................52 Modificación de filtros.......................................................................................................................55 Agrupaciones ...................................................................................................................................57

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Totales y subtotales de agrupaciones..............................................................................................60 Intervalos de agrupación (Group Intervals) ......................................................................................61 Ordenación de agrupaciones ...........................................................................................................62 Vistas................................................................................................................................................63 Roles....................................................................................................................................................64 Definición de roles............................................................................................................................64 Asignación de roles a recursos ........................................................................................................66 Asignación de habilidades a roles....................................................................................................67 Asignación de diferentes roles a recursos .......................................................................................67 Elección de un rol primario para el recurso......................................................................................68 Asignación de roles a actividades........................................................................................................69 Asignación de roles a recursos ya asignados a actividades ............................................................70 Borrado o sustitución de roles .............................................................................................................72 Definición y Asignación de recursos. Costes.......................................................................................73 Creación Básica de Recursos ..........................................................................................................73 Asignación de Recursos a Actividades ............................................................................................75 Análisis de recursos.............................................................................................................................76 Importación y exportación a Project, Excel y otras aplicaciones .........................................................76 Importación de proyectos de MS Project .........................................................................................76 Exportación de proyectos a MS Project ...........................................................................................84 Importación de proyectos generados en MS Excel..........................................................................87 Exportación de proyectos a MS Excel..............................................................................................92 Cambio de modo Cliente-Servidor a modo Standalone y viceversa, a traves de ficheros XER ..........97 Tipos de Duración................................................................................................................................98 Elección del tipo de duración de la tarea .........................................................................................98 Fixed Duration & Units..................................................................................................................98 Fixed Duration and Units/Time .....................................................................................................98 Fixed Units....................................................................................................................................98 Fixed Units/Time...........................................................................................................................98 Estimación del porcentaje completado de cada actividad ...................................................................99 Los tres tipos de porcentaje completado. Selección............................................................................99 Introducción......................................................................................................................................99 Tipos de porcentaje de avance de la ejecución ...............................................................................99 % Physical (% Físico) ..................................................................................................................99 % Duration (% Duración) .............................................................................................................99 % Units (% Unidades).................................................................................................................99 Elección de tipos de porcentaje de avance de la ejecución...........................................................100 Activación de columnas de porcentajes para la ventana actividades ............................................102 Control de horas de trabajo por periodo ............................................................................................103 Cambios de calendario en actividades...........................................................................................103 Cambios de horas por período de Tiempo en Preferencias de y ...........................105 Definición de un fondo de recursos................................................................................................106 Definición de un único recurso por tarea........................................................................................107 Asignación detallada de recursos. .....................................................................................................109 Analizar el uso y coste de los recursos. Añadir gastos a las tareas seleccionadas.......................109 Definir gastos de Proyecto (Expenses) ..........................................................................................109 Detalles de gastos de Proyecto......................................................................................................110 Añadir gastos a las tareas seleccionadas ......................................................................................111 Uso de Layouts de Asignación de horas por período. .......................................................................112 Analizar el uso y coste de los recursos ..........................................................................................112 Comprobar las asignaciones de recursos en general ....................................................................112 Solucionar conflictos de recursos...................................................................................................114 Resolución de Sobreasignaciones de recursos .............................................................................114 Detección de Sobreasignaciones. Gráfico de uso de recursos......................................................115 Resolución Manual de Sobreasignaciones de recursos ................................................................116 Resolución Automática de Sobreasignaciones de recursos ..........................................................117

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Actualización de Proyectos................................................................................................................118 Activación del recálculo automático de tiempos en el diagrama....................................................118 Introducción. Recolección de datos reales.....................................................................................118 Análisis del seguimiento del plan original.......................................................................................118 Notificar el avance de la ejecución directamente en el diagrama. .................................................119 Notificar el avance de la ejecución en el formulario de estado (Status).........................................120 Actualización del diagrama ............................................................................................................121 El método del Valor Ganado (Earned Value) .................................................................................123 Definir opciones de aplicación por defecto del Método del Valor Ganado.....................................124 Definir opciones de cálculo del Método del Valor Ganado por nodos WBS ..................................124 Introducir y ver parámetros del Método del Valor Ganado en Actividades ....................................125 Control del seguimiento de actividades .............................................................................................126 Creación de un plan de referencia (Línea de Base).......................................................................126 Generación de Líneas de Base en Primavera ...............................................................................126 Actualizacion de lineas de base .....................................................................................................128 Creacion de diversos tipos de linea de base..................................................................................129 Seleccion del tipo de linea de base a utilizar .................................................................................129 Mostrar Líneas de Base en la ventana Actividades .......................................................................130 Registro y análisis del desarrollo y avance de las tareas. Introducción .........................................132 Utilización de la ventana Tracking (Seguimiento) ..........................................................................132 Utilización de filtros de seguimiento ...............................................................................................134 Utilización de informes de seguimiento..........................................................................................136 Uso del Foco de Progresos (Progress Spotlight)...............................................................................137 Personalización de tablas ..................................................................................................................138 Impresión de informes y esquemas de vistas (Layouts)....................................................................141 Definición de informe......................................................................................................................141 Novedades en informes en P6...........................................................................................................142 Uso y modificación de reportes predefinidos .....................................................................................143 Uso de informes predefinidos.........................................................................................................143 Asistente para informes. El editor de informes ..................................................................................146 Creación de nuevos informes.........................................................................................................146 Modificación de informes predefinidos ...........................................................................................153 El editor de informes ......................................................................................................................155 Adición de logotipos, encabezados, pies e imágenes de fondo ........................................................159 Cambios globales ..............................................................................................................................162 Datos globales y específicos de proyecto ......................................................................................162 Cambios Globales ..........................................................................................................................163 Modificación de Cambios Globales ................................................................................................165 Adición de Cambios Globales ........................................................................................................166 ANEXO I – PRACTICAS DE PRIMAVERA P6 ..................................................................................167 PRACTICA I - COMENZAR A TRAZAR UN PROYECTO.................................................................168 PASO 0 – LIMPIEZA DE DATOS DE PARTIDA. ...........................................................................168 PASO 1 – CREACION DE UNA EPS.............................................................................................169 PASO 2 – CREACION DE JERARQUIAS DE RESPONSABILIDADES (OBS).............................170 PASO 3 - CREACIÓN DE UN NUEVO PROYECTO .....................................................................171 PASO 4 – CREACION DE JERARQUIAS DE ORGANIZACIÓN DE CAPÍTULOS Y SUBCAPÍTULOS (WBS). ...............................................................................................................175 PASO 5 – CREACION DE CODIGOS DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPÍTULO. .......176 PASO 6 – CREACION DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPÍTULO. ...............................177 PASO 7 – REGISTRO DE DURACIONES ESTIMADAS DE TAREAS .........................................178 PASO 8 – ESTABLECIMIENTO DE LÍNEAS DE RELACIÓN ENTRE TAREAS ...........................179 PRACTICA II – PREESTABLECIDOS, CALENDARIOS, DEFINICION Y ASIGNACION DE RECURSOS.......................................................................................................................................180 DEFINICION DE PREESTABLECIDOS (defaults).........................................................................180 DEFINICION DE UN CALENDARIO BASE ...................................................................................181 ASIGNACION DE UN CALENDARIO BASE A UN PROYECTO...................................................185

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DEFINICION DE UN CALENDARIO ESPECIFICO .......................................................................186 ASIGNACION DE CALENDARIOS ESPECIFICOS A ACTIVIDADES ..........................................188 CREACION BASICA DE RECURSOS...........................................................................................191 DEFINICION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS...................................................................193 ASIGNACION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS A UN RECURSO ....................................194 DEFINICION DE TURNOS DE RECURSOS .................................................................................195 ASIGNACION DE RECURSOS A ACTIVIDADES .........................................................................197 PRACTICA III – CONTROL DE HORAS DE TRABAJO POR PERIODO. ASIGNACION DETALLADA DE RECURSOS.................................................................................................................................198 CAMBIOS DE CALENDARIO EN ACTIVIDADES .........................................................................198 CAMBIAR HORAS POR PERIODO DE TIEMPO EN PREFERENCIAS DE Y 200 DEFINICION DE UN FONDO DE RECURSOS .............................................................................201 DEFINICION DE UN UNICO RECURSO POR TAREA .................................................................203 ACTIVACION DEL RECALCULO AUTOMÁTICO DE TIEMPOS EN EL DIAGRAMA...................205 TIPOS DE ACTIVIDAD. ACTIVIDADES DEPENDIENTES DE TAREA O DE RECURSO............206 ELECCION DEL TIPO DE DURACION DE LA TAREA .................................................................207 Duración y Unidades/Tiempo Fijas.............................................................................................207 Unidades/Tiempo Fijos ...............................................................................................................207 Duración y Unidades Fijas..........................................................................................................207 PRACTICA IV – ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS Y ACTIVIDADES .................................208 DEFINICION DE ROLES ...............................................................................................................208 ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS.....................................................................................211 ASIGNACION DE HABILIDADES A ROLES..............................................................................212 ASIGNACION DE DIFERENTES ROLES A RECURSOS .........................................................212 ELECCION DE UN ROL PRIMARIO PARA EL RECURSO .......................................................212 ASIGNACION DE ROLES A ACTIVIDADES .................................................................................214 ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS ASIGNADOS A ACTIVIDADES ..................................215 BORRADO O SUSTITUCION DE ROLES.....................................................................................217 PRACTICA V – FILTROS, AGRUPACIONES Y VISTAS ..................................................................218 FILTROS ........................................................................................................................................218 CREACION DE FILTROS NUEVOS ..............................................................................................220 MODIFICACIÓN DE FILTROS.......................................................................................................223 AGRUPACIONES ..........................................................................................................................225 TOTALES Y SUBTOTALES DE AGRUPACIONES.......................................................................228 INTERVALOS DE AGRUPACIÓN .................................................................................................229 ORDENACIÓN DE AGRUPACIONES ...........................................................................................230 VISTAS...........................................................................................................................................231 PRACTICA VI – PERSONALIZACION DE TABLAS. INFORMES (REPORTS)................................232 PERSONALIZACION DE TABLAS ................................................................................................232 DEFINICION DE INFORME ...........................................................................................................236 USO DE INFORMES PREDEFINIDOS..........................................................................................237 CREACIÓN DE NUEVOS INFORMES ..........................................................................................240 MODIFICACIÓN DE INFORMES PREDEFINIDOS .......................................................................247 EL EDITOR DE INFORMES ..........................................................................................................249 ADICIÓN DE LOGOTIPOS, ENCABEZADOS, PIES E IMÁGENES DE FONDO..........................253 PRACTICA VII – IMPORTACION Y EXPORTACION A PROJECT Y EXCEL ..................................257 IMPORTACION DE PROYECTOS DE MS PROJECT ..................................................................257 EXPORTACIÓN DE PROYECTOS A MS PROJECT ....................................................................265 IMPORTACIÓN DE PROYECTOS GENERADOS EN EXCEL......................................................269 EXPORTACION DE PROYECTOS A EXCEL ...............................................................................275

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Introducción a Primavera P6. Principales novedades. Primavera P6 es una aplicación sobre una plataforma JAVA, basada en estándares, que aporta escalabilidad, disponibilidad, seguridad, recuperabilidad, aplicabilidad, e interoperabilidad. Esta arquitectura simplifica la integración con otras aplicaciones externas (ERP, CRM, SFA, etc.) y sus procesos específicos de producción. Algunas de sus características incluyen:

•

Un diseño basado en objetos que permite la incorporación de nuevas características y funcionalidades.

•

Portabilidad basada en JAVA que ofrece flexibilidad para soportar múltiples entornos operativos

•

Un capa de presentación basada en Web.

•

Application Server Clustering, que provee la escalabilidad necesariapara servir a grandes compañías.

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Primavera P6 corre sobre formatos de base de datos tipo Oracle, Microsoft SQL Server o Interbase. Podemos salvar en cualquiera de estos formatos, pero sólo operaremos en el formato escogido en la instalación. Si queremos exportar a un fichero, podemos utilizar File -> Export y usar un Asistente que nos permitirá escoger entre estos formatos: XER. Formato propiedad de Primavera, diseñado para intercambiar proyectos entre s de primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado. PLF. Otro formato, también propiedad de Primavera, diseñado para intercambiar informes entre s de primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado. P3, formato de la versiones anteriores de Primavera: Project Planner, y SureTrak. MPX (*.mpx). Formato antiguo de MS Project, compatible con gran número de aplicaciones de gestión de proyectos existentes en el mercado. Los siguientes formatos requieren tener instalada una versión reciente de MS Project: Project (*.mpp) Formato por defecto de MS Project 2000, 2002 2003 y 2007. Project (*.mpp) Versión 98. MS Project 98 no es capaz de abrir ficheros *.mpp de versiones 2000 y posteriores. MPD (*.mpd) MS Project database, MDB MS Access database MPT MS Project template.

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Novedades en menús y nueva terminología Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) La Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS) organiza y clasifica todos los proyectos de la empresa jerárquicamente para la totalización de presupuestos, análisis de costes y recursos y el control global de los datos. La estructura de empresa permite gestionar múltiples proyectos desde los niveles más altos de la organización hasta los individuos que desempeñan tareas específicas. Primavera P6 necesita integrar los proyectos en una EPS. Al dar de alta un nuevo proyecto, con File -> New, aparece un asistente que solicita, al comienzo, la EPS de la compañía donde integrar el proyecto. Para diseñar una EPS, utilizaremos Enterprise -> Enterprise Project Structure (EPS). Con el botón Add, podemos crear nodos EPS, similares a departamentos, y crear una jerarquía de niveles con las flechas de desplazamiento que aparecen a la derecha. Así mismo, podemos nombrar responsables de departamentos en la parte inferior.

Estructura de la Organización del Proyecto (OBS) La OBS (Organization Breakdown Strucuture) es una estructura jerárquica empresarial que muestra la jerarquía de personal asignado a un proyecto en particular. Funciona como enlace entre la Estructura de Proyectos de la Empresa (EPS), el nivel más alto, y la Estructura de la Descomposición del Trabajo (WBS) de proyectos determinados. La OBS trata nombres propios de trabajadores o cargos concretos, a los que se les asigna responsabilidades sobre diferentes áreas (capítulos) de un proyecto, o sobre proyectos enteros. Las personas en la OBS pueden ser asignadas a proyectos o nodos EPS definidos anteriormente.

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Configuración Cliente - Servidor Al ser Primavera P6 una aplicación de tipo Cliente-Servidor, veremos que se hace necesaria la implantación de una jerarquía de a las diferentes áreas de la aplicación.

Todo comienza por nombrar uno o varios es, que se encargarían de instalar la aplicación en el servidor, y éstos nombrarán, a continuación, diferentes s y contraseñas de . Tras ello, irán configurando diferentes Perfiles de Seguridad para cada final (end ), en función de su responsabilidad sobre proyectos o áreas de proyecto.

La existencia de es implica la aparición de un nuevo menú, , al que solamente podrán acceder aquellos es que se hayan identificado como tales al iniciar el programa, y la distinción entre Preferences (preferencias de ), y Preferences (preferencias de ), a las que accederemos a través del menú Edit.

Preferencias de A través de -> Preferencias de . (Nombre ), accedemos a la configuración de . Sólo un , registrado como tal, verá el menú y podrá realizar cambios a través de la siguiente pantalla:

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Asistente de configuración, Podemos utilizar un asistente de configuración, que facilita las labores de configuración., con el botón inferior

:

Sólo un pueden cambiar estas opciones de configuración, que afectan a: General

Separador de códigos, Comienzo Escalas de tiempo y duración actividad por defecto.

Timesheets (Hojas de Tiempo)

Opciones de configuración para la creación automática de Hojas de Tiempo (Timesheets), que podremos ver a través de Tools -> Time Approval

Timesheets Privileges (Privilegios de Hojas de Tiempo)

Opciones de configuración para y visualización de Hojas de Tiempo (Timesheets)

Data Limits (Limites de Datos)

Número máximo de niveles de actividades, de recursos, códigos de actividad y líneas de base.

ID Lengths (Largos de ID)

Anchura máxima de campos de códigos en tablas.

Time Periods (Períodos de Tiempo) Nº máx. de horas de trabajo por período y abreviaturas de unidades de tiempo. Earned Value (Valor Ganado)

Opciones de configuración para la estimación de costes por el método del Valor Ganado (o acumulado, Earned Value)

Reports (Informes)

Opciones de configuración para Reportes o Informes, como encabezados, piés y etiquetas.

Options

Opciones varias, como intervalos para hojas de recursos.

Rate Types (Tipos de Tarifa)

Configuración de Tarifas para los Recursos.

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Monedas Sólo los es pueden dar de alta nuevos tipos de moneda. Hay que tener en cuenta que Primavera, dado su origen estadounidense, maneja por defecto un solo tipo de moneda, el dólar (USD), y sólo el puede añadir monedas nuevas, como el Euro (EUR), a través de este cuadro:

donde debemos acordarnos de cambiar, en el caso del Euro, por ejemplo, el separador decimal y el separador de miles en la pestaña Appearance de la parte inferior. Tras ello, los s podrán seleccionar, través de Edit -> Preferences, el tipo de moneda dada de alta por el en el cuadro anterior, moneda que será utilizada por defecto para la valoración de los diferentes recursos a utilizar:

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Si necesitase diferentes tipos de moneda para ciertos recursos, podré hacerlo a través de Resources -> Selecciono un recurso de la lista -> General -> Currency:

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Project Architect Otra gran novedad es el nuevo asistente denominado Arquitecto de Proyecto (Project Architect) nos ayuda a seleccionar, adaptar e importar metodologías, como planes de proyecto predefinidos, procedentes del módulo de P6 denominado Methodology Management. Podemos usar esta herramienta para crear un nuevo plan de proyecto, o añadir actividades, o información asociada a las mismas a un proyecto existente. Dado que Project Architect copia metodologías desde la base de datos del módulo Methodology Management, cuando las adaptamos, la información que cambiamos, al adaptarlas, no afecta al original. Cuando escogemos una metodología y la adaptamos a nuestro proyecto por medio de esta herramienta, podemos guardar un historial de decisiones o cambios al que podemos referirnos más adelante.

Además, Project Architect contiene una utilidad de estimación de abajo-arriba (bottom-up estimation) que nos permite estimar unidades de recurso y costes para nuestras selecciones de metodologías. Project Architect basa su estimación en factores de tamaño y complejidad de proyectos, que especificamos a lo largo del asistente. Esto permite hacer estimaciones de trabajo a asignar y costes, antes de crear o añadir un proyecto a nuestra EPS. Tras seleccionar y adaptar las metodologías que queramos importar, Project Architect mostrará resúmenes detallados del plan desarrollado, incluyendo la información que hemos eliminado. Podemos además volver a ventanas previas, para realizar los cambios adicionales que queramos antes de importar el proyecto.

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Descripción y uso del interfaz de Primavera P6 Nueva Configuración Multi-ventana La nueva configuración Multi-ventana ofrece una colección de ventanas especializadas, que tratan sobre diferentes áreas del programa. Reproducimos a la izquierda la barra Directory, que permite acceder a todas ellas: •

Projects (proyectos)– Muestra los proyectos organizados según la EPS de nuestra empresa

•

Resources (recursos) – Muestra el fondo de recursos disponible y su asignación a las tareas de los diferentes proyectos, así como los datos pormenorizados de cada recurso.

•

Reports (informes) – Muestra un listado de Informes disponibles, organizados por temas

•

Tracking (seguimiento) – Permite llevar un seguimiento de la ejecución de las tareas, una vez comenzado el proyecto.

•

WBS (estructura de capítulos) – Permite diseñar una estructura de capítulos y subcapítulos para un proyecto determinado.

•

Activities (tareas) – Muestra las tareas o actividades debajo de cada capítulo, con los detalles de actividad, si los activamos, en la parte inferior

•

Assignments – Muestra las asignaciones de recursos a tareas, y la relación de horas a trabajar para cada tarea, si así lo necesitamos.

•

WP’s & Docs (Work Products & Documents, productos de trabajo y documentos), que muestra la documentación, asociada a proyectos o tareas, que almacenemos o debamos entregar.

•

Expenses (Gastos) – Muestra los gastos imputables a la ejecución de tareas.

•

Thresholds (umbrales) – Permite definir umbrales o límites para nuestro proyecto, como demoras permisibles, limitaciones de gasto, etc.

•

Issues (problemas) – En esta pantalla aparecerán todas las advertencias sobre posibles problemas originados al infringir o sobrepasar los umbrales definidos en el apartado anterior

•

Risks (riesgos) – Permite incorporar factores de riesgo que pueden influir en la ejecución de tareas, con la consiguiente modificación de nuestra previsión.

Cada una de estas ventanas tiene sus propias herramientas específicas, en una barra superior, careciendo algunas incluso de de ellas. Pero a la derecha aparecen, en todas ellas, herramientas de tipo general, como Add (añadir), Delete (borrar), cortar, pegar, o incluso, en algunas, editar, importar, exportar, etc.

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La barra Directory Esta nueva barra, denominada Directory (directorio), que aparece en el lado izquierdo de la ventana, nos permite el a las diferentes ventanas de la aplicación. Para mostrarla o no en pantalla, debo ir a View -> Toolbars:

Tiene dos maneras de presentarse, si arrastramos un poco a la izquierda la barra que la separa de la ventana principal, veremos que cambia de aspecto (modo compacto), pasando a ser los botones de un tamaño bastante menor. No obstante, el aspecto por defecto parece más claro:

Barra directory por defecto

Barra directory en modo compacto.

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Preferencias de A través de Edit -> Preferences (Preferencias de ), accedemos a la configuración de

Time Units (Unidades de Tiempo)

Formato de tiempo para unidades, duraciones y Unidades/Tiempo. Podemos usar en este último caso el formato % de capacidad máxima de MS Project.

Dates (Fechas)

Formato de fechas para los proyectos.

Currency (Moneda)

Desde aquí escogemos una de las monedas creadas en -> Currency para nuestro proyecto.

E-Mail

Protocolos, servidores y direcciones de correo electrónico.

Assistance (Asistencia)

Uso de asistentes en la creación de actividades y recursos.

Application (Aplicación)

Opciones de Inicio de la aplicación. Agrupacion y ordenación.

(Contraseña)

Permite cambiar la contraseña de a la aplicación.

Resource Analysis (Análisis de Recurso)

Configuración para la opción Todos los Proyectos y opciones de cálculo para recursos.

Calculations (Cálculos)

Opciones de cálculo para recursos añadidos a posteriori.

Startup Filters (Filtros de Inicio)

Configuración de filtros preestablecidos al iniciar la aplicación. Página 16


Elección de una pantalla de inicio por defecto La aparición de esta ventana u otra por defecto, al abrir el programa, puede controlarse desde Preferences -> Application -> Startup Window -> Application Startup Window, desde donde podremos escoger cualquiera de las ventanas principales:

La ventana Home Tenemos una nueva ventana de bienvenida, denominada Home, desde donde podemos acceder a las diferentes áreas del programa:

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Función Undo (deshacer) La función Undo (Edit -> Undo) es una novedad respecto de P3, y permite deshacer paso a paso cada acción realizada, memorizada en Undo History. Pero no siempre podré deshacer acciones, ya que la memoria Undo History es muy volátil, y se borra automáticamente al realizar alguno de estos procesos: • Refundir Datos (Summarizing data) •

Actualizar el progreso de tareas (Updating Progress)

•

Aplicar reales (Applying actuals)

•

Refrescar Datos

•

Crear nuevos proyectos

•

Abrir y cerrar proyectos

•

Importar

•

Cambiar de Portfolios

•

Abrir Preferencias de o , o cuadros de diálogo de Aprobación de tiempo

•

Abrir la OBS, Campos definidos por , Códigos de Recursos y de Actividad, y Códigos de Proyecto o Cuadros de diálogo.

•

Salir de la aplicación

Asignación de roles En Primavera P6, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a desempeñar por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede realizar diferentes tareas, según las circunstancias, lo que permite definir aún mejor la tarea a realizar.

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Gestión de permisos y Seguridad A través del menú (Nombre ) , accedemos a la configuración de . Sólo un , registrado como tal, verá el menú (Nombre ) y podrá realizar cambios a través del mismo:

s (s) Podemos autorizar s y permisos a través de la opción s del anterior menú, que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

El botón Add permite añadir nuevos s. En la parte inferior otorgamos el a los diferentes módulos del programa.

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Perfiles de Seguridad (Security Profiles) A través de este cuadro, podemos configurar el a diferentes acciones y áreas del programa, otorgando privilegios de uso a las mismas, por medio de la creación de diferentes Perfiles de seguridad (Security Profiles). Cada Perfil no es más que una combinación de opciones de . Se pueden crear perfiles con el botón Add, dando un nombre al mismo e introduciendo debajo los diferentes privilegios en la columna Has Privilege:

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Seguridad sobre a Proyectos Podemos activar la Seguridad sobre Proyectos, donde un asigna cada a un nodo de nuestra jerarquia OBS. Una vez asignado el a ese nodo, tiene posibilidad de asignar un determinado Perfil de Seguridad a cada nodo OBS:

Asignacion de Seguridad sobre Proyectos a s A traves de s -> Project Access-> Assign podemos asignar a cada un nodo de OBS determinado, de manera que solamente podra tener a ese nodo y a todos sus subordinados:

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Seguridad sobre a Recursos Podemos activar la Seguridad sobre a Recursos (Resource Access), donde un asigna cada a un nodo de nuestra jerarquia de recursos. Una vez asignado el a ese nodo, tiene posibilidad de utilizar tan solo ese nodo y todos sus subordinados. El tiene la posibilidad de asignar este tipo de s All Resources Access El tiene a todos los recursos de nuestro fondo. Esto es equivalente a desactivar la seguridad de recursos No Resources (All Resources Access desactivado) Esta es la configuracion por defecto para nuevos s Resource Node (Indicamos un nodo determinado) El tiene a un nodo de recursos y a todos los subordinados a ese nodo. Podemos asignar solamente un nodo a cada .

Asignacion de Seguridad sobre Recursos a s A traves de s => Global Access => Resource Access podemos asignar a cada un nodo de recursos determinado, de manera que solamente podra tener a ese nodo y a todos sus subordinados:

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Generación de Proyectos en P6 La creación de Proyectos en Primavera P6 requiere pasos nuevos, como la adhesión obligatoria de nuestro proyecto a un nodo EPS configurado previamente, o la limpieza de los datos procedentes de ficheros de ejemplo, cuando comenzamos a trabajar en modo stand-alone.

Limpieza de datos de partida Ficheros de Ejemplo (Proyectos y EPS) Antes de comenzar a trazar un proyecto en Primavera, deberíamos limpiar los ficheros de ejemplo que se instalan por defecto - podríamos evitar esto durante la instalación-, a menos que queramos integrar nuestro nuevo proyecto en la estructura de proyectos que viene dada, procedimiento éste un tanto confuso, dado que corresponde a una compañía ajena, con procedimientos ajenos a los nuestros. Para limpiar todos los proyectos de ejemplo, podemos ir a Projects, o a Enterprise -> Enterprise Project Structure (EPS), y vamos borrando los proyectos uno tras otro o, más rápidamente, eliminamos los nodos EPS de los que cuelgan. Generalmente, al borrar los ficheros de ejemplo, se borran también las OBS asociadas ellos, así como los recursos utilizados en esos proyectos y cualquier fichero relacionado con los mismos. No obstante, si existiese cualquier dato residual, que añadiese confusión a nuestro trabajo, entonces conviene purgarlo también:

Jerarquías de Responsabilidad (OBS) Conviene hacer lo mismo con la OBS, si fuese necesario, ya que cualquier estructura existente reflejaría una jerarquía de responsabilidades ajena a la de nuestra compañía.

Recursos Al pulsar el botón New, se cargan automáticamente los recursos de ejemplos anteriores. Al cerrar el fichero, sólo se mantendrán los recursos que hemos utilizado o asignado a alguna tarea. Si los recursos que intervienen en el ejemplo no tuviesen nada que ver con los que vamos a utilizar, conviene hacer lo mismo con los recursos, es decir, borrarlos seleccionándolos previamente y pulsando después el botón Delete a la derecha o la tecla Supr, o más rápidamente, seleccionando grupos de recursos y borrándolos a continuación, e ir creando los nuestros propios.

Resto de ficheros Si el resto de datos que arrastran los ejemplos traídos por Primavera (códigos de actividad, documentos, riesgos, etc) añadiesen confusión a nuestro trabajo, entonces conviene purgarlos también.

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Creación de una EPS Si vamos a Enterprise -> Enterprise Project Structure (EPS), podemos diseñar aquí una clasificación o jerarquía de los proyectos de nuestra empresa, organizándolos en departamentos, áreas geográficas, especialización o incluso responsabilidades:

Podríamos utilizar este ejemplo como una EPS para nuestra compañía. Si pinchamos un nodo EPS y pulsamos nuevo, veremos que el nuevo nodo colgará del que hemos marcado anteriormente. Si queremos cambiar el nivel de jerarquía de un nodo determinado, podemos utilizar los botones de desplazamiento de la derecha. La adición de nuevos nodos se producirá en el mismo nivel en que nos encontremos previamente.

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Creación de jerarquías de responsabilidades (OBS) Podemos, de forma opcional, ir creando una jerarquía de responsabilidades, que puede referir a departamentos, cargos específicos de la compañía, o nombres propios de personas a los que asignaremos más adelante la responsabilidad sobre proyectos o áreas de proyecto determinadas. Esto se logra a través de Enterprise -> OBS (Organizational Breakdown Structure):

Podríamos utilizar este sencillo ejemplo. Bien, el sistema para la creación de nodos OBS es prácticamente igual que para la creación de nodos EPS, con los botones Add y botones de desplazamiento para cambiar de nivel si fuese necesario. En la parte inferior vemos las responsabilidades (proyectos enteros o nodos WBS, equivalentes a capítulos o subcapítulos de un proyecto), asignadas a cada nodo OBS, pero en modo sólo lectura, y veremos a continuación cómo se asignan esas responsabilidades.

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Una vez definidos los cargos de responsabilidad, podemos asignarlos sobre un área de proyectos determinada (nodo EPS), en el cuadro de definición de EPS, a través de la propiedad responsable, de este modo:

Si queremos asignar la responsabilidad sobre un proyecto determinado, entonces iremos a Projects, seleccionamos un proyecto y en los detalles del proyecto de la parte inferior, en la pestaña General, iremos a la opción Responsible Manager:

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Creación de nuevos proyectos Para crear un nuevo proyecto, vamos a la barra Directorio, botón Projects y, situándonos en un nodo EPS determinado (Infraestructuras zona sur, por ejemplo), pulsamos el botón Add, (hojita en blanco arriba a la derecha) con el que aparecerá el siguiente asistente:

Asignamos un código y nombre al nuevo proyecto a continuación:

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Podemos ahora definir fechas de comienzo y terminación, si queremos disponerlas de antemano:

Incluso podemos definir ahora un responsable, sobre la marcha, aunque podemos cambiarlo como ya sabemos.

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Bien, podemos cancelar en cualquier instante el asistente, pulsando el botón Terminación, con el que se tomarán las opciones por defecto, que son buenas. Tras una pantalla de terminación, veremos nuestro nuevo proyecto integrado en la EPS:

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Creación de Jerarquías de Organización de Capítulos y Subcapítulos (WBS). Ahora queda definir la jerarquía interna de capítulos y subcapítulos de nuestro proyecto. Para ello, acudiremos a la barra Directorio y vamos al botón WBS (work breakdown structure):

Vamos insertando los nodos WBS con el botón New, o con la tecla ins, que es más cómoda, y definimos estos capítulos. Vemos que cada nuevo capítulo se coloca al principio, si seleccionamos el nodo principal, y podemos moverlo al lugar deseado por medio de los botones de flecha hacia arriba/abajo situados a la derecha. También, si nos situamos en un determinado nodo o capítulo, al añadir un nuevo nodo, veremos que se sitúa justo debajo del anterior, en un nivel inferior. Podemos restituirlo a su nivel original con los botones izquierda/derecha correspondientes.

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Creación de códigos de actividades dentro de cada capítulo Pero conviene antes definir un sistema de códigos de actividad. Para ello iremos a Enterprise -> Activity Codes -> Add:

Podemos añadir códigos de manera Global, y dentro de esta opción, a través del desplegable situado justo debajo, en función de departamentos, responsabilidades, nivel de prioridad, fases del proyecto, etc. :

o bien en función de la EPS, o de un proyecto determinado. Conviene utilizar un sistema de códigos estructurado, ya que las actividades de nuestro proyecto van a coexistir con actividades de otros proyectos, y conviene no confundirlas. De todos modos, si esas a actividades van a compartirse entre diferentes proyectos, conviene utilizar entonces un sistema de código único.

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Fechas en Primavera P6 Definición de un calendario base La definición de calendarios, en Primavera P6, se realiza a través de Enterprise -> Calendars: De modo que aparece este cuadro:

Donde, por medio del botón Add, que muestra una nueva pantalla, “Select Calendar To Copy From”, donde se nos permite basarnos en uno de los existentes, o crear uno totalmente nuevo, con el botón con el signo “+”, hemos creado un calendario base, llamado OHL.

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Si queremos es simplemente modificar un calendario de los disponibles, pulsamos el botón Modify, que mostrará el siguiente cuadro:

Bien, a la hora de modificar un calendario, notaremos que el primer día de la semana, como corresponde a una aplicación, anglosajona, es el domingo. Para cambiar esta situación, vamos al menú -> Preferences -> General -> Starting Day of Week, y lo cambiamos por el lunes:

A la hora de crear un nuevo calendario, podemos basarnos en cualquiera de la colección. Si queremos un calendario capaz de itir cualquier excepción, podemos tomar un calendario que abarque todos los días de la semana, incluso festivos, y todas las horas del día. Ese calendario se Página 33


denomina 24/7 workweek schedule (non-labor). Podemos tomarlo como modelo de nuestro nuevo calendario personalizado OHL, marcándolo a continuación como preestablecido:

Si pulsamos el botón modificar, veremos el siguiente cuadro:

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Si en este cuadro pulsamos el botón Workweek, situado abajo a la derecha, veremos este otro cuadro:

Vemos ahora que cada día de la semana, festivos inclusive, comprende 24 horas de trabajo. En el menú -> Preferences -> Time Periods, podemos decidir la jornada y semana laboral preestablecidas, a efectos de cálculo de tiempos:

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Asignación de un Calendario Base a un Proyecto La asignación de calendario base, como preestablecido para todas las actividades se realiza a través de Projects -> Detalles de Proyecto (Zona Inferior) -> Defaults, como hemos visto anteriormente:

Si queremos cambiar un calendario para una actividad específica, lo haremos a través de Activities -> Detalles de Actividad (Zona Inferior) -> General -> Activity Calendar, o a través de la columna Calendar, que podemos colocar en la tabla de la ventana Activities.

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Definición de un Calendario Específico A partir de este, que englobará todos los posibles calendarios, puedo crear todas las posibles variaciones de calendario, a través del botón Add, como por ejemplo uno llamado ESTANDAR OHL 5D-8H, cuyo nombre implica que se trata de un calendario estándar de cinco dias por semana y ocho horas diarias laborables:

Una vez creado, podemos modificarlo, con el botón modificar, acudiendo al botón Workweek, y dejándola de este modo:

Aquí puedo definir el número de horas laborales de cada día de la semana. De este modo, el calendario tendrá ahora este aspecto:

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Donde los días festivos (0h de trabajo), son tratados ahora como excepciones, que aparecen en color azul. En este calendario introduciremos ahora las festividades, o festivos no habituales, pinchándolos (puedo pinchar varios, usando simultáneamente la tecla CTRL), y pinchando a continuación el botón Nonwork. Esto se hace mes a mes:

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Definición y asignación de calendarios específicos a actividades Como hemos mencionado antes, si queremos cambiar un calendario para una actividad específica, lo haremos a través de Activities -> Detalles de Actividad (Zona Inferior) -> General -> Activity Calendar,

o a través de la columna Calendar, que podemos colocar en la tabla de la ventana Activities, a través de botón derecho -> Columns ->

Vemos que las columnas están clasificadas por categorías, lo que dificulta su búsqueda. Si queremos un listado completo de columnas disponibles, ordenadas alfabéticamente, vamos a Available Options -> Group and Sort By -> List:

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Buscamos la columna calendarios, y la agregamos a nuestro listado de columnas seleccionadas, que son las que veremos en nuestra tabla, haciendo doble ‘clic’ sobre ella, o pulsando la flecha que apunta hacia la derecha. Una vez situado en el listado de la derecha, podemos subir o bajar la hueva columna, cambiando su orden de presentación en pantalla. La colocamos a continuación de Nombre de actividad:

De modo que la tabla ahora tendrá este aspecto:

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Desde esta nueva columna podemos cambiar el calendario de cada actividad. Al hacer doble ‘clic’ en la celda correspondiente, de la columna calendario, vemos que se nos permite escoger un calendario determinado para esa actividad:

Los calendarios de las actividades deben ser todos compatibles con el calendario base. De lo contrario, Primavera fallará en sus cálculos de tiempos. Una buena medida es tomar como calendario base para nuestro proyecto un calendario de 24 horas y 7 dias laborables, para poder absorber cualquier excepción de calendario que pueda darse. La asignación de un calendario específico a cada actividad implica que podemos prescindir de los recursos que intervienen en ella, evitando entrar en mayor detalle.

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Calendarios de recursos Definición de un Calendario de Recursos En Primavera, existe la posibilidad de crear calendarios específicos para recursos, podemos introducir las excepciones que necesitemos.

donde

Podemos crear calendarios específicos de recurso, a través de Enterprise -> Calendars -> pinchando la opción Resource -> Add -> Seleccionamos calendario del cual copiar -> Introducimos festivos no habituales y excepciones:

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Asignación de un Calendario de Recursos a un Recurso A la hora de asignar un calendario de recursos a un recurso determinado, debo mostrar la opción Resource Calendars. De lo contrario tan sólo aparecerán los calendarios globales:

Conviene, no obstante, indicar las unidades/tiempo preestablecidas para ese calendario, para evitar que Primavera incurra en errores:

Además, podemos mostrar la columna calendario en la ventana de Recursos, de modo que, al hacer doble ‘clic’ sobre ella, podamos escoger un calendario determinado.

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Definición de turnos de recursos (Resource Shifts) La definición de turnos de recursos implica la utilización de diferentes turnos para abarcar el calendario de 24 horas definido anteriormente. Si vamos a Enterprise -> Resource Shifts, podemos definir con precisión la hora de entrada y salida de cada turno, para luego aplicar más adelante el recurso a la actividad:

Si escogemos la opción de 3 turnos (3-shift), y pulsamos Modify, veremos la definición horaria de los tres turnos:

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Si escogemos la opción de 4 turnos (4-shift), y pulsamos modificar, veremos la definición horaria de los cuatro turnos:

Podemos añadir nuestro propio turno de recursos, llamado OHL 3 TURNOS , de este modo:

Para asignarle a nuestro Oficial Primera 1 el primero de los turnos, vamos a la pestaña inferior Units & Prices, escogemos el turno OHL 3 TURNOS, y usamos el turno 1. S i queremos un Oficial Primera que use el turno 2, pues crearemos un nuevo recurso, Oficial Primera 2, y le asignaremos el turno2, y así sucesivamente…

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Actividades. Creación de actividades y establecimiento de líneas de relación Definición de Preestablecidos (Defaults) Si acudimos a Projects -> Detalles de Proyecto (Zona Inferior) -> Defaults podemos definir parámetros preestablecidos, que serán tenidos en cuenta a la hora de registrar actividades. Todas las nuevas actividades que registre de aquí en adelante, para ese proyecto, llevarán asignados los datos que aquí preestablezca:

Podemos definir un sistema de codificación preestablecido en la parte inferior, que aparecerá automáticamente al registrar nuevas actividades. Así mismo, podemos escoger un calendario como preestablecido para todas las actividades, pudiendo cambiarlo más adelante, en casos concretos.

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Creación de Actividades dentro de cada capítulo Bien, las actividades son las partidas que componen cada capítulo, y se insertan a partir del botón Actividades, de la barra Directorio.: Al insertar una nueva actividad, aparece un asistente, donde se nos pide confirmación de los datos de cada actividad, pero podemos saltárnoslo pulsando la tecla ins, que es mucho más cómoda. En P3 insertábamos nuevas actividades haciendo ‘clic’ con el ratón, debajo de la última actividad registrada. Ahora, esa acción se realiza con la tecla ins. Este ejemplo puede servir como guión para nuestro proyecto:

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Registro de duraciones estimadas de Tareas Podemos, si así lo queremos, insertar una duración original para cada tarea, duración que más adelante se verá modificada por las circunstancias (recursos limitados, retrasos, estimaciones de rendimiento erróneas, etc.). Esto se hace en el campo Original Duration que aparece en la pantalla. Si no apareciese, iremos a Botón derecho -> Columns. La longitud de la barra viene determinada por esa duración original introducida de antemano.

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Establecimiento de Líneas de Relación entre tareas Las líneas de relación (Relationship lines), sirven para establecer vínculos o dependencias entre tareas, de modo que la ejecución de una tarea estará sometida al inicio o terminación de otra, a la que denominamos predecesora. Para enlazar dos actividades, hay que pulsar primero el botón líneas de relación, que muestra estas relaciones por medio de flechas. Una vez pulsado este botón, arrastramos el extremo de una de las barras sobre el extremo de otra, y veremos que queda dibujada una flecha entre ambos extremos. Si pulsamos la tecla F9 (Schedule), para recalcular el diagrama, y el botón Programa, veremos el efecto que tiene sobre el mismo:

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Tipos de actividad. Actividades dependientes de tarea o de recurso. Una actividad es Task dependent (dependiente de tarea), cuando el cálculo de su barra depende del calendario de actividad que trae consigo. Una actividad es Resource dependent (Dependiente de recurso), cuando el cálculo de su barra depende del calendario del recurso o recursos que lleve asignado. Una actividad es de tipo Level of Effort (Nivel de Esfuerzo), cuando el cálculo de su barra depende de su predecesora o sucesora. Una es de tipo Milestone (hito) de Inicio (Start Milestone), cuando deseamos que marque el inicio de un capítulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero. Una actividad es de tipo Milestone (hito) de terminación (Finish Milestone), cuando deseamos que marque el final de un capítulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero. Una actividad es de tipo WBS Summary, cuando el cálculo de su barra depende del resto de actividades de su misma WBS..

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Organización de datos del diagrama Filtros Los Filtros sirven para facilitar la esquematización de la compleja información que manejamos en un proyecto. Podemos utilizar filtros en cualquier ventana de Primavera, y cada ventana lleva ya unos filtros especializados predefinidos. Los filtros se establecen pinchando el botón embudo través de botón derecho -> Filtros:

, a través de la barra de herramientas o a

Vemos en la parte inferior la posibilidad de mostrar, al aplicar el filtro, dos opciones distintas: Filtrar los datos seleccionados, escogiendo la opción ‘Reemplazar actividades en la vista actual’, o bien Marcar simplemente sobre el diagrama los datos que cumplen la condición o condiciones del filtro, a través de ‘Marcar actividades en la vista actual que concuerden con el criterio’.

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Creación de filtros nuevos Si quiero añadir un filtro nuevo a esta lista, que solamente muestre aquellas tareas cuya duración sea igual o mayor de 10 días, pulsaré el botón Nuevo, y en el cuadro que aparece, introduciremos el nombre de filtro de nombre TAREAS > 5 DIAS y los datos Where / Original Duration / is greater than / 5:

Podríamos Añadir, con el botón del mismo nombre, si quisiéramos, mas condiciones. SI ya hemos terminado, pulsamos el botón OK, y vemos que el nuevo filtro pasa a engrosar la lista de filtros disponibles, en la categoría Defined:

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Si marcamos la casilla de la columna ‘Select’, y volvemos a pulsar el botón OK o Apply, veremos el filtro funcionando, comprobándose que todas las duraciones de tareas (Original Duration) son mayores de 5:

Si, por el contrario, queremos marcar simplemente sobre el diagrama los datos que cumplen la condición o condiciones del filtro, sin llegar a filtrar los datos, entonces activaremos la opción ‘Highlight activities in current layout which match criteria’,:

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de modo que el diagrama tendrá este aspecto:

Vemos que Primavera marca con el color de selección (azul), aquellas tareas que cumplen el criterio marcado por el filtro, a pesar de que arriba pone, como vemos, Filter: All Activities. Para desactivar el filtro, volvemos a entrar en Filtros y desmarcamos la casilla de la columna ‘Select’. Vemos que se marca la casilla ‘All Activities’, situada arriba a la izquierda:

Con ello volvemos a restituir el diagrama como estaba anteriormente.

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Modificación de filtros Podemos modificar los filtros de la colección, escogiendo uno de la lista y pulsando Modify:

Vemos como está creado este filtro, al entrar en la pantalla de modificación. Responde a las condiciones Where / Activity Status / is not equal to / completed

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Se pueden añadir más condiciones para el filtro, utilizando el botón Add. Podemos añadir la nueva condición utilzando un operador “OR”, con la opción Parameter -> Any of the following (cualquiera de los siguientes), o utilizando un operador “AND”, con la opción Parameter -> All of the following (todo lo siguiente):

Sin utilizamos un operador “AND”, y añadimos la condición de que su duración real sea mayor a 5 días, de este modo And / Original Duration / is greater than / 5

Podremos ver, por ejemplo, las tareas no completadas del proyecto de duración real mayor de 5 días.

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Agrupaciones También podemos agrupar esos datos, con bandas de colores, para que su visualización sea más ordenada. La WBS es de por sí un criterio de agrupación válido. Al agrupar las actividades de un proyecto, el diagrama puede verse totalmente distorsionado en la mayoría de los casos (salvo en el criterio citado antes), dado que los filtros y agrupaciones sirven sobre todo a la tabla de datos, no al diagrama.

La agrupación por defecto es la agrupación por niveles de WBS, que destaca en la pantalla la jerarquía de capítulos, subcapítulos y actividades de todo proyecto:

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Pero podemos utilizar la agrupación que nos convenga, por ejemplo, esta, que clasifica las tareas por responsabilidad. Si vamos a Enterprise -> Activity Codes -> Apartado Responsibility (responsabilidad):

A continuación añadimos a la tabla la columna Responsibility, asignando una responsabilidad distinta a cada tarea, pinchando en la celda correspondiente de la columna y pulsando el botón puntos suspensivos…:

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De modo que vemos las tareas asignadas a cada responsable, pudiendo totalizarse así mismo, por ejemplo, el coste laboral total de las tareas asignadas a cada uno. Al aplicar esta clasificación, el diagrama, obviamente, queda descabalado:

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Totales y subtotales de agrupaciones La opción de arriba, Show Grand Totals, añade un nivel superior a los demás, llamado totals, que permite ver los totales generales en la parte superior de la tabla, de este modo:

Los subtotales por elemento agrupado aparecerán en la banda de agrupación correspondiente. Las duraciones y costos se suman directamente en cada grupo., mientras que los porcentajes reflejan un prorrateo con respecto al total. En cuanto a fechas de comienzo, se tomará la más temprana como representante del grupo, y la más tardía, si agrupamos fechas de terminación.

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Intervalos de agrupación (Group Intervals) Podemos agrupar por un campo determinado, indicando intervalos de agrupación para ese campo, a través de la opción Intervalo de grupo. Si queremos agrupar las tareas por Activity % Complete, (% de Avance de actividad), podemos definir, en Group Interval, un intervalo del 10% para esa agrupación, de este modo:

La agrupación tendrá este aspecto en la pantalla:

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Ordenación de agrupaciones Podemos aplicar incluso un criterio de ordenación para cada nivel de agrupación, por medio del botón Sort. El botón Sort funcionaría, aún sin existir agrupación, para ordenar alfabética o numéricamente, de forma ascendente o descendente, los datos de campos determinados. Pero si agrupamos los datos, entonces, quedará subordinado a las opciones de agrupación escogidas, ordenando los datos intervalo a intervalo.

Escogemos, por medio del botón Add, el campo o campos que llevarán la ordenación de datos y el criterio (Sort Order), que será ascendente o descendente:

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Vistas Por vista se entiende una combinación de columnas determinada, almacenada con un nombre determinado, con filtros y agrupaciones aplicados, para poder ser restituida de una sola vez, en un momento determinado. SI queremos guardar la clasificación anterior, que muestra una agrupación de actividades por responsabilidad, y que remos mostrar el coste total de las tareas asociadas a cada responsable, por la columna correspondiente, podemos guardar esa vista con el nombre COSTE TAREAS POR RESPONSABLE:

Vemos que aparece ahora el nuevo título de vista en la parte superior:

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Roles Definición de roles En Primavera, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a desempeñar por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede realizar diferentes tareas, según las circunstancias, lo que permite definir aún mejor la tarea a realizar. Para definir roles, iremos a Enterprise -> Roles:

Podemos definir responsabilidades o cláusulas concretas para cada rol, si las tuviese, a través de la pestaña General -> Responsabilidades:

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Podemos, asimismo, definir diferentes tarifas (hasta 5, en principio), para un mismo rol, según circunstancias, convenios, etc.:

Podemos también, desde aquí, asignar roles a diferentes recursos, a través de la pestaña Recursos -> Botón Asignar:

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Asignación de roles a recursos Como hemos visto antes, podemos asignar directamente los roles a recursos determinados a través de la pantalla anterior. Eso significa que esos recursos llevarán asignado un rol primario. También podemos asignar un rol primario al recurso a través de Resources -> Roles -> Assign. De este modo, el recurso llevará de antemano asignado ese rol:

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Asignación de habilidades a roles Una vez asignado el rol a un recurso, podemos asignar su nivel de habilidad (Proficency) en el desempeño de ese rol:

Asignación de diferentes roles a recursos Podemos añadir más roles al recurso, de modo que podamos elegir cuál de ellos desempeñará en una actividad determinada:

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Elección de un rol primario para el recurso Al añadir diferentes roles a un recurso, podemos establecer un rol determinado como rol primario (Primary Role) o rol por defecto:

Al cambiar el rol primario de un recurso, nos encontraremos con la siguiente advertencia:

Al asignar el recurso Supervisor a una actividad, en la ventana Activities, a través de la pestaña Resources -> Assign, veremos, si activamos la columna Role en la ventana inferior, que el recurso lleva asignado, por defecto, el rol primario que hemos establecido antes, que es el de Colocación de Material:

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Asignación de roles a actividades Si asigno un rol directamente a una actividad, por que necesito definir que DESBROCE Y LIMPIEZA es una tarea que lleva el rol LIMPIEZA, a través de botón derecho -> Asignar -> Roles:

podré asignar recursos en función del rol asignado a cada actividad, a través del botón Asignar por Rol:

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Asignación de roles a recursos ya asignados a actividades Así mismo, podemos escoger un rol determinado para el recurso durante la asignación, en Actividades -> Recursos -> Añadir Rol:

Vemos que al asignar el rol, este se muestra debajo del recurso asignado, ya que está asignado al mismo. Si queremos ver el nombre del rol asignado, sobre los títulos de columna de la parte inferior, pulsamos botón derecho -> Personalizar columnas de recursos -> Ordenamos alfabéticamente por lista -> Insertamos la columna ‘Rol’:

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Vemos ahora la columna ‘Rol’ en la parte inferior:

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Borrado o sustitución de roles Podemos borrar o sustituir un rol determinado por otro definido previamente, a través de Enterprise > Roles -> Botón Del./Merge:

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Definición y Asignación de recursos. Costes Creación Básica de Recursos Para crear rápidamente un recurso que asignar a una actividad determinada, iremos, a través de la barra directorio, a la ventana Resources, y acudiremos al botón Add, que mostrará un asistente, que podremos cancelar en cualquier instante. Podemos asignar un código, OF1, y un nombre, Oficial Primera 1, al nuevo recurso creado:

Podemos cancelar el asistente una vez insertado el código y nombre tomándose las opciones por defecto. En los detalles del recurso, pestaña ‘Details’, veremos que el recurso ha tomado el calendario preestablecido para el proyecto, que era ESTANDAR OHL 5D-8H:

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Los recursos pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de tipo Mano de Obra o Maquinaria, que deben ceñirse a un calendario y horario determinado, y su coste se evalúa en horas de trabajo realizadas. El tipo Nonwork suele utilizarse para equipamiento y herramientas Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar su coste debo indicar la unidad de medida del mismo, ya que éstos no dependen del tiempo de uso. Para ello iré a Unidad de Medida, y ahí escogeré una de las disponibles,

o crearé una nueva, si fuese necesario, a través de -> Categories -> Units of Measure -> Add:

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Asignación de Recursos a Actividades La asignación de recursos a las diferentes actividades se hace a través de la ventana Actividades -> Detalles de Actividad -> Recursos -> Añadir Recurso -> Escojo un recurso:

Podemos seguir añadiendo recursos a las actividades. Si quisiéramos que una actividad se desarrolle a tres turnos, añadiremos el resto de oficiales que hemos creado, uno para cada turno. De ese modo conseguiremos que la actividad se desarrolle durante 24 horas diarias.

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Análisis de recursos Importación y exportación a Project, Excel y otras aplicaciones Importación de proyectos de MS Project Primavera es capaz de realizar una importación completa de un proyecto realizado en Ms Project, incluso con recursos y Asignaciones de recursos.

A continuación, escogemos los datos a importar. La primera opción es la más usada, ya que importa todo el proyecto. Las otras son importaciones parciales. Pulsamos Siguiente:

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Aquí escogeremos, a través del botón Select, los archivos a importar.

En Import Action, escogemos ahora la acción a realizar. Podemos usar la que nos convenga: Create New Project (crear nuevo proyecto), Add into existing project (añadir a proyecto existente), o Replace existing project (reemplazarlo con los datos a importar). Escogemos la primera de las tres opciones y pulsamos Next:

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La siguiente pantalla me pide que escoja una Plantilla de Importación, o , su defecto, utilizar una nueva, sobre la marcha:

Conviene crear una plantilla con parámetros personalizados de importación, ya que sólo así podremos controlar el resultado de la importación, evitando sorpresas. Para ello podemos utilizar el botón Add o el botón Modify si queremos modificar la plantilla por defecto. Si quiero modificar la plantilla de importación, utilizaré el botón correspondiente, Modify. Aparece esta pantalla, Modify Template, que permite escoger Parámetros de importación de la plantilla, divididos en cinco categorías:

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La primera categoría, General, permite escoger la moneda a utilizar en el proyecto importado, además de permitirnos decidir si queremos actualizar el proyecto (schedule project) después de importar, y decidir a qué nivel de nuestra WBS queremos anclar el proyecto importado.

La siguiente categoría, Activity, permite escoger cómo importamos las Actividades, y cómo transferimos el código (ID) de tarea de MS Project a código (ID) de actividad de Primavera.

El siguiente cuadro, Resource, permite controlar la importación de recursos, escogiendo si queremos importar el código (ID) del recurso y a donde queremos importarlo, y decidir si conservamos o sustituimos recursos existentes en caso de conflicto al importar.

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La pestaña Notebooks (Libretas de Notas), permite incluso elegir el destino en Primavera de las notas asociadas a las tareas, en la Información de la Tarea de MS Project.

La última pestaña, Custom field mappings (mapeos personalizados de campos), permite diseñar las equivalencias entre campos de Primavera, en primer lugar, y MS Project, en segundo lugar.

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Una vez realizados todos los cambios en la plantilla, podemos guardarla con el nombre PLANTILLA OHL, con lo que quedará lista para ser utilizada:

Al pulsar el botón Siguiente, aparecerá la última pantalla del asistente, que muestra un informe de datos a importar:

Si pulso en esta pantalla el botón Finalizar, importaré finalmente los datos:

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Si la importación llega a buen puerto, sin errores, encontraré un mensaje como éste, que indica que todo ha transcurrido correctamente:

En caso de que haya sucedido algún error durante la importación de datos, veremos este otro mensaje, que indica que la importación no se terminó de realizar debido a errores encontrados en la información a importar:

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Si retornamos a la pantalla Proyectos con el botón correspondiente de la barra Directorio, veremos el nuevo proyecto en nuestra EPS

De modo que podremos abrirlo situándonos sobre él, a través de botón derecho -> Abrir Proyecto, y acto seguido pulsar el botón Actividades, para ver las actividades del nuevo proyecto:

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Exportación de proyectos a MS Project Podemos exportar todo el proyecto actual a MS Project, con la opción Archivo -> Exportar

de modo que aparecerá la ventana Home, de forma que veré este cuadro superpuesto sobre ella:

Aquí seleccionaré el formato habitual de MS Project, que es de extensión MPP: Si pulsamos el botón Next, podremos elegir entre exportar el proyecto, con o sin recursos, o solamente los recursos:

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Finalmente, tras pulsar otra vez siguiente, veremos la pantalla que permite escoger, de los proyectos abiertos, los que queremos exportar:

Curiosamente, al pulsar siguiente, aparece la misma ventana Plantilla (Template) que vimos en el apartado anterior de Importación de MS Project. La plantilla, que configuramos antes, utilizada para importar de MS Project, será la misma que utilicemos para la exportación a esa aplicación:

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Tras pulsar Next, aparecerá la última pantalla, de confirmación. Si pulsamos Finish, ejecutaremos el proceso de exportación:

De modo que aparecerá esta barra de progreso:


En caso de que haya sucedido algún error durante la importación de datos, veremos otro mensaje, que indica que la importación no se terminó de realizar debido a errores encontrados en la información a importar.

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Importación de proyectos generados en MS Excel Si tenemos un proyecto generado en Excel, podemos importarlo también a Primavera, con la opción XLS (Spreadsheet) que aparecía en la pantalla anterior de importación: Supongamos el proyecto anterior, denominado EJEMPLO.xls, generado en Excel de esta manera. Realmente, este proyecto se ciñe a la estructura de datos marcada por la plantilla de exportación que se usa para exportar datos de Primavera a Excel. Es la única forma de asegurar una importación correcta.

Para importarlo en Primavera, vamos al menú File -> Import,

Si queremos importar un proyecto generado en Microsoft Excel, escogemos en este cuadro la cuarta opción Spread Sheet – (XLS) Página 87


Si pulsamos el botón Next, veremos esta pantalla, que me permite escoger el fichero de Excel a importar, a través del botón puntos suspensivos

que aparece:

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Escogemos el siguiente fichero:

Y comprobamos que está correctamente seleccionado en este cuadro. Pulsamos a continuación el botón Siguiente:

Si el formato de datos procedente de Excel no es compatible con Primavera, nos encontraremos con un mensaje, en inglés, que nos advierte de ello, como es éste:

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En caso contrario, veremos esta pantalla, que habla de importación posible, al ser compatible la hoja con Primavera. Marcamos la única opción disponible en este caso, ya que se trata de un listado de Actividades:

Vemos, en el cuadro que aparece a continuación, la acción por defecto Update Existing Project, que habla sobre actualizar el proyecto con los datos a importar:

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Pulsamos a continuación el botón de puntos suspensivos, que aparece bajo Importar A, para elegir el proyecto destino para la importación de datos. Por defecto, se abre un cuadro con el proyecto abierto en este momento, para que lo seleccionemos haciendo doble ‘clic’ sobre él.

Al pulsar, tras escoger el fichero destino, el botón siguiente, aparece la última pantalla de este asistente, que permite revisar la ruta del fichero a importar:

Si pulsamos el botón Terminación, el fichero acabará importándose, mostrándose al final de todo este mensaje de confirmación:

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Exportación de proyectos a MS Excel Una vez creados los campos en la vista anterior, podemos volver a exportar la tabla creada a Excel, para pegar los datos en esta tabla y realizar las operaciones necesarias, y finalmente retornar a Primavera. Para ello, utilizamos File -> Export:

Si queremos exportar un proyecto a Microsoft Excel, escogemos en este cuadro la cuarta opción Spread Sheet – (XLS), y pulsamos el botón Next:

Aquí decidiré que tipo de datos deseo exportar. Puedo seleccionar varias áreas de información, o todas a la vez, pulsando a continuación el botón Next:

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Podemos seleccionar los proyectos abiertos que deseemos, de modo que confirmamos aquí los datos a exportar:

Debo seleccionar a continuación una plantilla específica de exportación a Excel. Estas plantillas difieren de las anteriores, que servían únicamente para MS Project. Si quiero crear una plantilla nueva, pulsaré Añadir: Si quiero ver o modificar la plantilla de exportación a Excel, pulsaré el botón Modificar:

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Vemos las diferentes áreas de información, que coinciden con las anteriormente escogidas. Puedo configurar cada área por separado. Si vamos a la pestaña Columnas, podremos escoger las columnas a exportar en cada una de las categorías:

Así mismo, podremos escoger uno o varios filtros de selección entre los existentes:

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Incluso podemos ordenar la información a listar por uno o varios campos, escogiendo el campo de ordenación en Nombre de campo y el tipo de ordenación, ascendente o descendente, a través de Secuencia de Orden:

Una vez perfilada la plantilla de exportacion, pulsamos Siguiente, y decidimos cual sera el nombre y ubicacion del fichero a exportar

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Aparece esta pantalla de confirmacion

Y esta otra…

El aspecto del fichero exportado en Excel sera este

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Cambio de modo Cliente-Servidor a modo Standalone y viceversa, a traves de ficheros XER Hemos comenzado hablando, al comienzo del curso, sobre el formato de ficheros XER, que es un formato propiedad de Primavera, diseñado para intercambiar proyectos entre s de primavera, independientemente del formato de base de datos utilizado. Para exportar un proyecto a formato XER, por medio de File => Export:

podemos llevar nuestro proyecto a un ordenador funcionando en modo Standalone, donde indicaremos, a traves de Import Project Options, a que proyecto importaremos los datos:

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Tipos de Duración Elección del tipo de duración de la tarea Existen cuatro tipos de duraciones que podemos utilizar, y en función de ellos, Primavera prorrateará de un modo u otro las horas a realizar por día. Estos tipos de duración son:

Cada uno de estos tipos de duración influye a la hora de modificar una tarea que lleve asignados recursos. Vamos con cada caso:

Fixed Duration & Units Este tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un período determinado, y con una cantidad de trabajo total fija de antemano. Deberíamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente de tarea (Task Dependent).

Fixed Duration and Units/Time Este tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un período determinado, independientemente de los recursos asignados, dejando libres las unidades restantes. Deberíamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente de tarea (Task Dependent).

Fixed Units Si queremos que las unidades totales de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duración o las unidades/tiempo. Deberíamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente del recurso (Resource Dependent).

Fixed Units/Time Si queremos que las unidades/tiempo de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duración o las unidades. Deberíamos usar este tipo solamente para actividades de tipo dependiente del recurso (Resource Dependent).

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Estimación del porcentaje completado de cada actividad Los tres tipos de porcentaje completado. Selección Introducción Para trazar el seguimiento de la ejecución, necesito escoger el tipo de %completado a utilizar, y aplicarlo sobre las barras del Gantt trazado en la planificación. Existen tres formas de certificar el progreso o avance de las tareas: • • •

% Físico % Duración % Unidades

Tipos de porcentaje de avance de la ejecución % Physical (% Físico) Si independizo el % completado de las duraciones de tareas y me centro en el % de tarea ejecutada, ignorando el factor tiempo, entonces utilizaré la opción Physical, que se centra en lo que queda por hacer, independientemente de lo que tardemos en realizarlo. Es la mejor de las tres opciones.

% Duration (% Duración) Si asocio el porcentaje completado de la tarea a la proporción entre la duración original y la restante, entonces utilizaré la opción Duration en el %completado. Esto significa que trabajamos a un ritmo regular y es el factor tiempo el que determina el % completado.

% Units (% Unidades) Si calculo el porcentaje a partir de las unidades de recurso asignadas hasta la fecha, frente a las previstas, me estoy centrando en los recursos a utilizar, y no en la tarea en sí. En ese caso, calcularé el porcentaje con la opción Units. .

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Elección de tipos de porcentaje de avance de la ejecución El campo Percent Complete Type permite escoger ‘in situ’ (en la tabla) uno de los tres métodos para cada barra, y el campo Activity % Complete (% Avance actividad) muestra el % completado, sea cual sea el tipo escogido en cada tarea.

El seguimiento de la ejecución de la tarea se hace activando la barra % de Avance a través de Botón dcho - > Barras. La barra debe activarse a la izquierda, para que funcione.

El cálculo del seguimiento se hace teniendo en cuenta las opciones de cálculo de Projects -> Detalles de proyecto -> Calculations:

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También el seguimiento de costes se ve afectado por las opciones de asignación de recursos, en la pestaña Recursos:

El seguimiento se realiza a través de la barra % Complete, que aparece al situarnos a la izquierda de una barra cualquiera, de modo que aparece el símbolo <-||->, y arrastrando ese símbolo hacia la derecha:

o en la pestaña Status de la ventana Detalles de Actividad, en Activities, indicando el Physical % (%Físico de tarea ejecutado hasta la fecha):

Según el Tipo de porcentaje de avance escogido, veremos uno u otro en este formulario de estado, que permitirá escribir en unas u otras casillas del mismo.

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Activación de columnas de porcentajes para la ventana actividades La ventana actividades dispone de una tabla con numerosos tipos de porcentajes para realizar el seguimiento del proyecto bajo diferentes ópticas: • • •

El avance físico de las actividades El uso de recursos El costo

Podemos combinar esas columnas, en al apartado Percent Completes, para realizar un determinado tipo de seguimiento.

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Control de horas de trabajo por periodo Cambios de calendario en actividades Al cambiar el calendario de una actividad, a un calendario que tenga el doble de horas de trabajo por día, notaremos que cambia la longitud de la barra que representa la actividad a la mitad, sin por ello cambiar la duración (Original Duration) expresada en la columna correspondiente. Esto lleva a cierta confusión, ya que la duración expresada en la columna no se corresponde con la duración expresada en el diagrama. Para intentar evitar esto, podemos expresar las duraciones de las tareas en horas, no en días, ya que la unidad de medida base para las duraciones es horas, no días, y lo que hace Primavera es traducir esa duración, medida internamente en horas, a días, en función del calendario a utilizar. Para lograr expresar las duraciones en horas, no en días, podemos ir a Edit -> Preferences > Time Units -> Durations Format -> Unit of Time -> Hour, de manera que expresamos las duraciones de las tareas en el formato original, en que internamente son calculadas:

De este modo, podemos jugar con diferentes calendarios de cada actividad, sin por ello ver cambiada la duración, expresada en horas, de la tarea, con lo que veremos cómo cambia la barra del diagrama en función del calendario a utilizar en esa actividad, que es de lo que se trata:

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CASO I – BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 8HORAS TRABAJO /DIA:

CASO II – BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 24HORAS TRABAJO /DIA:

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Cambios de horas por período de Tiempo en Preferencias de y Existe la posibilidad de establecer ‘a priori’ un número de horas de trabajo/día por defecto, para todos los de la compañía, a través de -> Preferences -> Hours per Time Period. Si queremos tener la posibilidad de utilizar un calendario distinto para cada actividad y que Primavera interprete correctamente los datos, conviene marcar la casilla de verificación “Allow s to specify the number of work hours for each time period”. De este modo, cada puede cambiar las horas de trabajo diarias máximas por día, a través de Edit -> Preferences -> Hours per Time Period, que ahora es editable, gracias a haber marcado la casilla anterior, de modo que el diagrama que verá estará adaptado a su disponibilidad horaria. Esto es útil desde el punto de vista de que cada pueda adaptar a sus circunstancias el diagrama: Preferences -> unidades de tiempo = día Preferences -> horas por período de tiempo = 8h / d Activity Calendar = 10h / d Introducida por el : duración actividad = 30h Duración en diagrama = 3d6h (30h duración/8h por día, basado en el factor de conversión) Si esto no es una cuestión relevante, y trabajamos en modo o mono (Standalone), entonces será el calendario de cada actividad el que marque la longitud de cada barra en el diagrama.

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Definición de un fondo de recursos Podemos definir un fondo de recursos para este proyecto o sucesivos proyectos. Si vamos a Recursos, en la barra Directorio, veremos los recursos utilizados o asignados a las actividades de nuestro proyecto. Si no hemos asignado recurso alguno, esta pantalla aparecerá vacía. Para crear un recurso nuevo, tenemos el botón nuevo, situado arriba a la derecha, y al pulsarlo aparecerá un asistente, que podremos cancelar en cualquier instante:

Podemos indicar en el asistente el ID (identificador) del recurso, que podría ser OF1, y debajo el Nombre del Recurso, que puede ser OFICIAL1. Bien, todo nuevo recurso debe ceñirse a un calendario, que debería ser compatible con el calendario de la actividad. Esto puede decidirse en Detalles del recurso -> Details -> Profile -> Calendar:

Si asignamos un calendario específico al recurso, estamos indicando la disponibilidad del mismo, sobre el calendario escogido para la actividad.

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Esto quiere decir que si el calendario del recurso excediese en número de horas al de la actividad a la que asignamos el recurso, tan sólo voy a utilizar las horas de trabajo diarias que establezca o limite el calendario de la actividad. Es decir, supongamos que creamos un calendario de 24 horas, llamado ESTANDAR FCC 5D 24H, y lo asignamos a nuestro recurso OFICIAL1,

Definición de un único recurso por tarea Si no queremos detallar los recursos que intervienen en cada tarea, podemos pensar que podríamos omitir la creación de recursos, pero ésta brinda la posibilidad de utilizar nuevas pantallas, muy útiles, como pueden ser Activity Usage Spreadsheet - Activity Usage Profile (Tabla y Perfil de Uso de Actividades), y Resource Usage Spreadsheet - Resource Usage Profile (Tabla y Perfil de Uso de Recursos). Existe la posibilidad de usar recursos sin complicar demasiado la asignación de los mismos, y esto se consigue creando un solo recurso para cada tarea, que puede llevar el nombre de la propia tarea, de modo que al asignar cada recurso a la tarea homónima, podremos utilizar estas nuevas pantallas:

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La asignación de recursos a las tareas es bastante sencilla. Basta con ir a Activities -> Resources > Assign Resources, y, manteniendo esta pantalla abierta, vamos cambiando de actividad y asignándole su recurso homónimo:

Tras ello, podemos ver ahora en detalle, a través del botón Activity usage Spreadsheet (tabla de uso de actividades), las horas consumidas por día. Este dato es un prorrateo diario del total de horas sobre la barra del diagrama, con lo que el dato de cada día no puede modificarse manualmente, ya que procede de un cálculo.

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Asignación detallada de recursos. Analizar el uso y coste de los recursos. Añadir gastos a las tareas seleccionadas Definir gastos de Proyecto (Expenses) Podemos añadir gastos de proyecto no generados a través de recursos, sino costes indirectos o auxiliares, como pueden ser gastos de gestión, istrativos, dietas, etc. en el botón que muestra la siguiente pantalla:

Vamos a dar de alta en esta lista los gastos de proyecto más habiituales, que podremos utilizar en varias tareas de varios proyectos, así como los gastos específicos que se vayan generando. Los botones de arriba a la derecha permiten añadir, quitar, copiar o cortar tipos de gasto en esta lista.

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Detalles de gastos de Proyecto La parte inferior de la ventana Expenses permite detallar los datos de esos gastos.

Los detalles de gastos se dividen en cuatro apartados: General Aquí decidimos el nombre, la categoría del gasto, así como la cuenta de gasto destinataria de ese coste, cuenta que podemos definir previamente a través de Enterprise -> Cost s.

Activity Aquí asociamos, a través del botón (seleccionar actividad), ese gasto a una actividad de un proyecto concreto, de modo que esta asociación se mostrará en el campo WBS de la pantalla.

Costs Aquí detallamos si se trata de un coste por unidad ejecutada, detallando las unidades a ejecutar o un costo por uso, fijo y añadido a esa actividad. Así mismo, podemos realizar aquí el seguimiento de ese gasto.

Description Aquí podemos incluir anotaciones sobre el gasto, o pegar texto o imágenes escaneadas de pedidos, albaranes o facturas asociadas a ese gasto.

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Añadir gastos a las tareas seleccionadas Si queremos asignar alguno de los gastos definidos anteriormente a las tareas o actividades seleccionadas, lo haremos en Activities -> pestaña Expenses -> Add, que muestra el siguiente cuadro:

La suma del coste dado por la asignación de recursos a las tareas más los gastos auxiliares, dará lugar al Coste Real (Actual Total Cost) de una tarea en un momento dado, que podemos mostrar como columna en la pantalla Actividades:

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Uso de Layouts de Asignación de horas por período. Analizar el uso y coste de los recursos Disponemos de diferentes vistas (layouts) e informes (reports) para realizar el análisis y seguimiento del uso de los recursos y el coste resultante de ese uso. Las vistas más utilizadas para realizar este seguimiento son: •

Activity usage Spreadsheet (Hoja de uso de tareas)

•

Activity usage Profile (Gráfico de uso de tareas)

•

Resource usage Spreadsheet (Hoja de uso de recursos)

•

Resource usage Profile (Gráfico de uso de recursos)

Comprobar las asignaciones de recursos en general Podemos ver todas las asignaciones de recursos a la vez, con la pantalla Esta pantalla clasifica las tareas en las que intervienen cada recurso, y permite acceder también a sus detalles de asignación en la parte inferior. Vemos, en la parte superior, la cantidad de horas diarias de trabajo de cada tarea invertidas en cada día, por cada uno de los recursos que intervienen en ella, con lo que detallamos aquí el perfil de trabajo de cada tarea en el tiempo.

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Comprobar asignaciones de recursos de cada tarea por separado. Tabla de uso de recursos. También puedo ver las asignaciones de cada tarea, en el Diagrama de Gantt, si dividimos la pantalla levantando el botón , y activando en la parte inferior Resource usage Spreadsheet (Tabla de uso de recursos) :

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Solucionar conflictos de recursos Resolución de Sobreasignaciones de recursos Al realizar la asignación de recursos a cada tarea, es muy fácil llegar a sobreasignar los recursos -si estos son limitados-, es decir asignarles un esfuerzo o Capacidad máxima (número total de horas trabajadas por día y recurso) mayor del que pueden soportar. Al solaparse tareas que utilizan el mismo recurso entre sí, puede producirse una sobreasignación en dicho solape. Por ejemplo, si dispongo de 3 pintores a jornada completa para pintar una vivienda, estoy limitando el esfuerzo o Capacidad máxima a 24 horas diarias de pintor. Si se supera esa cifra en un determinado día o franja horaria del día, se produce una Sobreasignación del recurso (overallocation). La sobreasignación puede producirse por días horas e incluso minutos, en un momento determinado del día, al solaparse las tareas entre sí Conviene estar atentos a la hora de asignar recursos, para evitar la sobreasignación antes de que ésta se produzca. Pero si hay que resolverlas, lo puedo hacer de forma manual o Automática. La resolución de sobreasignaciones puede realizarse manualmente, redistribuyendo las horas sobrantes en días contiguos, o de forma automática, encomendando dicha tarea a Primavera. Es preferible hacerlo manualmente, dado que de hacerlo de forma automático, Primavera alargará la duración de algunas tareas sin consultarnos por ello. Vamos a examinar los dos métodos disponibles para la resolución de sobreasignaciones. Los conflictos de recursos surgen cuando un recurso o grupo de recursos se encuentra sobreasignado, es decir, supera su capacidad máxima un determinado día, al necesitar trabajar ese día un numero mayor de horas del máximo que puede realizar.

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Detección de Sobreasignaciones. Gráfico de uso de recursos. La resolución manual exige configurar correctamente la pantalla para detectar los días en que se producen las sobreasignaciones.

Para ello, puedo mostrar las Asignaciones de Recursos, con la pantalla y mostrando bajo ella el Gráfico de uso de recursos, horas del recurso, por medio de barras azules verticales.

,

que muestra la asignación diaria de

Si alguna de las barras verticales inferiores presentase un extremo de color rojo en la parte superior, existe una sobreasignación en ese período:

Así mismo, Primavera dibuja un límite (limit) de asignación, que viene dado por la capacidad máxima del recurso, límite que, traspasado, dará lugar a la sobreasignación

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Resolución Manual de Sobreasignaciones de recursos Una vez localizada la sobreasignación en un determinado día o conjunto de días, puedo conmutar la pantalla inferior con la Tabla de uso de recursos :

El trasvase de horas sobreasignadas a los días contiguos es una operación habitual, para evitar sobreasignaciones al utilizar recursos limitados. Si dejamos la resolución de sobreasignaciones para el final (al finalizar la asignación de recursos) quizás tengamos que hacer cambios demasiado drásticos en las tareas y en el diagrama, de manera que conviene hacer esto sobre la marcha, ya que el problema será más fácil de resolver si se detecta a tiempo. Si a pesar de mover las horas sobreasignadas no se resolviese la sobreasignación, puede producirse un solape simplemente por horas, lo que daría lugar al día entero sobreasignado, con lo que debería subir la precisión (zoom) del Gantt al valor hora a hora, o incluso a minutos, si fuese necesario, redistribuyendo las horas en días contiguos.

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Resolución Automática de Sobreasignaciones de recursos La resolución automática de sobreasignaciones puede realizarse a través de: Tools -> Level Resources (o Mayus + F9) Nivelar automaticamente significa que Primavera hace las correcciones oportunas antes de que se produzca la sobreasignación, no llegando ésta nunca a producirse. Esto implica que Primavera toma decisiones sobre la marcha y cambia duraciones de tareas al trazarlas, incluso llegando a dividirlas, con la consiguiente pérdida de control del sobre la aplicación. Es preferible desactivar esa opción, para poder resolver las sobreasignaciones ‘a posteriori’, con el botón Level. Podemos utilizar solamente tareas cuyo porcentaje de sobreasignacion sea considerable, omitiendo aquellas con una leve Sobreasignación, con la opción correspondiente. Así mismo, el valor por días puede quedarse algo corto, debiendo subirse a por horas en algunos casos.

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Actualización de Proyectos Activación del recálculo automático de tiempos en el diagrama Podemos lograr prescindir del botón (F9), y Programa, al actualizar los cálculos, activando, tras pulsar F9 -> Options -> Schedule automatically when a change affects dates (Calcular programa automáticamente cuando un cambio afecte fechas). De este modo, si cambiamos la duración de una tarea, o los días de demora de una Línea de Relación entre tareas o actividades, el diagrama se actualizará automáticamente. Esto afecta solamente a cambios que afecten fechas, excluyéndose toda actualización de cualquier otro tipo.

Introducción. Recolección de datos reales Es necesaria una recolección periódica de datos reales, a pie de obra, para poder analizar correctamente el desarrollo del proyecto y tomar las decisiones oportunas: • Determinación de la periodicidad del seguimiento. Podrá ser diario, semanal, quincenal

o mensual, en función de la duración y naturaleza de las actividades. • Distintas actividades pueden requerir una periodicidad del seguimiento diferente • Determinación de la información a recoger para cada actividad. La más habitual es: • Fecha de inicio y finalización real • Tiempo que falta para completar las actividades iniciadas • Recursos utilizados y gastos reales

Es importante que la información recogida sea fiable y verificable, para asegurar el control del proyecto.

Análisis del seguimiento del plan original El ciclo del proyecto, se basa en los siguientes aspectos: •

Realimentación de la programación con valores reales para obtener una planificación que incorpore el estado real del proyecto

•

Comprobación de utilización de recursos. La existencia de desviaciones puede revelar una subestimación de las necesidades reales de recursos del proyecto y requerir el recálculo del proyecto para obtener un nuevo presupuesto más ajustado a la realidad.

•

Comparación de la planificación basada en valores reales con el plan original

•

Determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programación y en los recursos

Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

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Notificar el avance de la ejecución directamente en el diagrama. Si utilizamos porcentaje físico, hemos activado la barra % Complete, y situamos el cursor en el borde izquierdo de cada barra, observaremos una doble línea vertical con doble flecha, que indica que podemos incrementar el % completado, -bien sea físico o de duración, para esa tarea- y veremos una barra de seguimiento, de color negro, dibujada sobre la barra de color:

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Notificar el avance de la ejecución en el formulario de estado (Status). Si preferimos hacer esto por escrito, debemos ir a la pestaña inferior, Status, dar primero la tarea por iniciada (marcar ‘Started’) y luego escribir el porcentaje completado (físico, duración o unidades a la derecha). Si no iniciamos la tarea primero, no podremos escribir el porcentaje:

Podemos ver el efecto de inmediato sobre el diagrama:

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Actualización del diagrama Debemos actualizar periódicamente el diagrama para reflejar los cambios introducidos en el plan o en el seguimiento. Con los últimos cambios introducidos, podemos incluso haber modificado la ruta crítica del proyecto. Para volver a calcular todo, iremos a Tools -> Schedule -> Schedule O directamente, pulsando la tecla F9 y a continuación, el botón Schedule.

Podemos controlar las opciones de actualización con el botón Opciones…

Donde podemos, incluso, en la zona indicada, aplicar holguras al cálculo de la ruta crítica. Las opciones Predeterminadas son las que vemos en el cuadro, y se pueden rescatar con el botón Preestablecido.

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También tenemos la vista avanzado, donde existe la opción para hallar varias rutas críticas, pudiendo enlazarlas con una actividad determinada del proyecto:

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El método del Valor Ganado (Earned Value)

El análisis del valor ganado es un método para medir el rendimiento del proyecto de acuerdo con el coste actual del proyecto y la actualización (progreso) de los diagramas. Indica la cantidad del presupuesto que debería haberse gastado, teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas, las asignaciones o los recursos. Se pueden utilizar análisis de valor ganado tanto para capítulos (nodos WBS), como para actividades o grupos de actividades. En el análisis del valor acumulado hay dos métodos de cálculo, actividades que se están ejecutando en este momento (en progreso):

que se aplican a las

1) La primera técnica consiste en calcular un porcentaje de actividad completada. 2)

La segunda técnica consiste en calcular la estimación para completar la tarea (ETC).

Tenemos diversas opciones para controlar una u otra técnica, y podemos aplicar esas opciones para cada actividad o nodo WBS. Los parámetros fundamentales utilizados para calcular la Estimación para completar las actividades son: 1) El coste del valor ganado (Earned Value Cost) 2) El coste estimado para completar (ETC) la tarea (Budget at Completion) 3) El coste programado de la tarea (Planned value cost) 4) El coste real gastado hasta el momento (Actual Cost)

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Definir opciones de aplicación por defecto del Método del Valor Ganado En -> Preferences -> Earned Value podemos escoger preferencias de cálculo por defecto para este método:

Definir opciones de cálculo del Método del Valor Ganado por nodos WBS Si abrimos la ventana WBS y vamos a la sección de detalles en la ventana inferior, pulsamos la pestaña Earned Value, donde podremos definir las opciones de cálculo de cada nodo WBS por separado.

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Introducir y ver parámetros del Método del Valor Ganado en Actividades Si abrimos la ventana Activities y hacemos Botón Derecho -> Columns -> Earned Value, podemos introducir en la tabla de datos a la izquierda del diagrama los valores que necesitemos para aplicar este método de cálculo:

De modo que tendremos a la vista las columnas necesarias para introducir los datos:

Cada vez que queramos actualizar los valores de este método, pulsaremos, como hemos visto, la tecla F9 y a continuación, el botón Programa.

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Control del seguimiento de actividades El seguimiento de la ejecución de las tareas del proyecto se apoya en los diagramas y tablas elaborados durante la fase de planificación anterior. Requiere realizar los siguientes pasos:

Creación de un plan de referencia (Línea de Base) •

Es la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto

•

Se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se esperaba

La Línea de Base, como ya hemos visto, es una ‘fotografía’ del estado de la programación del proyecto en un momento dado, para compararlo con estados futuros. Si el proyecto se aleja mucho del plan de referencia original, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad del proyecto.

Generación de Líneas de Base en Primavera Para establecer líneas de base por primera vez para un proyecto, en Primavera, acudiremos a Project –> Assign Baseline

De este modo, podemos comenzar a añadir lineas de base a nuestro proyecto. Si pulsamos el botón Add, aparecerá este cuadro de diálogo:

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La primera opción, Save a copy of the current project as a new baseline, (Guardar una copia del proyecto actual como un nuevo programa base), es la opción por defecto, y consiste en grabar como línea de base el estado actual del proyecto, es decir, algo así como sacar una “fotografía” del proyecto en un momento dado. La segunda opción, Convert another project to a new baseline of the current project (Convertir otro proyecto a un nuevo programa base del proyecto actual), consiste en “importar” otro proyecto ya definido, como línea base del nuestro. Eso significa que podemos guardar líneas de base en fichero aparte, para reutilizarlos como líneas de base cuando queramos. Podemos establecer tres líneas de base adicionales en Primavera, primaria, secundaria y terciaria. Una vez generada la linea de base, esta pasa a engrosar el listado de lineas de base.

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Actualizacion de lineas de base Las lineas de base generadas pueden actualizarse, ya que si los cambios surgidos en un proyecto son importantes, la linea de base puede quedar obsoleta, como plan de referencia a seguir. Para actualizar cualquiera de las lineas de base guardadas a la situacion actual del proyecto, podemos seleccionar una de ellas y utilizar el boton Update:

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Creacion de diversos tipos de linea de base SI nos registramos como es, podemos crear para todos nuestros proyectos diferentes lineas de base, que usaremos para llevar un control de los mismos, a traves de => Categories =>Baseline Types. Si defino aquí un nuevo tipo de linea de base, por medio del boton Add, y la denomino, por ejemplo Customer Sign off (Linea de base contractual), podre asignarlo mas adelante a cualquier nueva linea de base que añada a un proyecto.

Seleccion del tipo de linea de base a utilizar Puedo asignar cualquiera de los tipos de linea de base generados anteriormente en Project =>Mantain baselines, a traves del desplegable situado abajo a la izquierda, que utilizaremos según las circunstancias:

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Mostrar Líneas de Base en la ventana Actividades Para mostrar sus datos en la tabla de datos del diagrama, podemos insertar columnas de línea de base, con botón derecho -> Columns, como pueden ser BL Project Start y BL Project Finish (BL Project = Programa según Línea de Base)

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También podemos mostrar la línea de base en el propio diagrama, añadiéndola a las barras de este modo, con haciendo sobre el diagrama botón derecho -> Barras, y escogiendo Primary Baseline, activándola a la izquierda y tomando como escala de tiempo Project Baseline Bar:

De modo que nuestro diagrama quedaría así:

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Registro y análisis del desarrollo y avance de las tareas. Introducción

Project aporta una serie de dispositivos para el seguimiento de las tareas y la detección de posposiciones, costes excesivos de tareas y sobreasignaciones de recursos. •

Utilización de la vista Tracking (Seguimiento)

•

Utilización de filtros de tareas y recursos

•

Utilización de informes de seguimiento

Utilización de la ventana Tracking (Seguimiento) La ventana Tracking, como su nombre indica, está diseñada para realizar un seguimiento, tanto de terminación de tareas como económico, del proyecto, de modo que podamos comparar en todo momento los datos reales registrados con los de la línea de base guardada. Su aspecto es este:

En la parte superior vemos un comparativo de barras, que compara el estado actual de las barras con la línea de base, definida por las barras rojas (barras de pronóstico). En la parte inferior podemos tener una tabla de datos o un gráfico. En la tabla de datos aparecen los gastos generados en cada actividad, de manera periodificada, gastos que se anotan en los detalles de cada actividad, como veremos más adelante.

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La vista inferior de tabla de datos ahora es ésta:

Que, traducida a un gráfico de barras, expresa el gasto por unidad de tiempo, y tendrá este aspecto:

Cada barra expresa la suma de gastos de todos los recursos que intervienen en esa tarea, por unidad de tiempo. Si hacemos doble ‘clic’ sobre una cualquiera de las barras, veremos este cuadro:

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Utilización de filtros de seguimiento

Existen filtros para tareas, en la ventana Activities, que se pueden ver en el Diagrama de Gantt o similares, al activar el botón Filters. Existen algunos filtros de tarea interesantes para el seguimiento del proyecto, como pueden ser Not Started, In Progress, Completed o Status to Review (estado a revisar):

En la parte superior del diagrama se especifica el filtro o los filtros utilizados en cada momento.

Si desactivamos los filtros, veremos “Filter: All Activities”.

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Pero es mejor utilizar los filtros de la vista Tracking. Al activar el botón Filters en la ventana Tracking, aparece esta pantalla:

En este cuadro aparecen filtros mucho más interesantes, desde el punto de vista del seguimiento de las tareas, como pueden ser, por ejemplo, Schedule% Complete, que filtra aquellas tareas completadas hasta un determinado porcentaje en nuestro diagrama, Material Cost % Complete (% Coste material gastado hasta completar), que filtra las actividades con un determinado porcentaje de gasto en material sobre el total de gasto de material previsto, y Variance BL Labor Cost (Desviación – Costo Laboral), que filtra aquellas actividades que presentan una desviación de coste con respecto a la línea de base.

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Utilización de informes de seguimiento

Existen, así mismo, informes de seguimiento en Reportes, como Informes de Control de Recursos, y otros muchos, que permiten hacer algo similar a los filtros, pero de cara al papel:

Estos filtros e informes de seguimiento ayudan a la determinación de los ajustes a realizar para corregir las desviaciones en la programación y en los recursos.

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Uso del Foco de Progresos (Progress Spotlight) El Foco de Progresos (Progress Spotlight) resalta las actividades que deberian haber comenzado o terminado durante un período de tiempo especificado Para activarlo, vamos a View => Progress Spotlight, o pinchamos el boton correspondiente de la barra de herramientas. Podemos incluso arrastrar los bordes de la franja que aparecepara que abarque el periodo que deseemos. Para usar comodamente esta utilidad, conviene configurar la escala de tiempo de modo que su menor incremento iguale a los periodos de actualizacion. Si actualizamos cada semana los datos, la frenja resaltada corresponderá a la semana actual. Si mantenemos activada esta opción, la actualizacion automatica queda desactivada, con lo que habrá que actualizar manualmente con F9.

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Personalización de tablas Podemos ir a la tabla Activities y añadir nuevas columnas a nuestra tabla, como ya hemos visto anteriormente, a través de botón derecho -> Columns:

Seleccionamos la columna _number6, por ejemplo, que servirá para introducir la MEDICION (MED), y luego cambiamos su título, a través del botón Edit column, para luego añadirla a nuestra tabla,

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y después escogemos la columna _text1, por ejemplo, que servirá para introducir el tipo de UNIDAD (UD), editando su título e introduciéndola también en nuestra tabla:

Vemos las nuevas columnas ahora en la tabla. Hay que tener cuidado porque Primavera siempre totaliza los campos por capítulos, con lo que, por ejemplo,el total de mediciones por capítulo carece de sentido:

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Completamos el ejercicio añadiendo, del mismo modo, el resto de campos, a través de botón derecho -> columnas, cambiando los títulos de columnas definidas por antes de añadirlas a nuestra tabla:

El aspecto de la tabla configurada, con datos registrados sobre ella, será el siguiente:

Finalmente, conviene guardar la tabla como vista, yendo al botón de vistas (Layout) situado arriba, y pulsando Save As…, y la llamamos RENDIMIENTO:

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Impresión de informes y esquemas de vistas (Layouts) Definición de informe Los Informes son documentos generados y calculados a partir de datos de diferentes Tablas de Primavera. Su destino es habitualmente el Papel, no la pantalla, de manera que debemos previsualizarlos antes de imprimir. En ellos, podemos llamar a una Tabla determinada, y aplicar un filtro concreto sobre ella, de modo que expresamos lo mismo que en apartados anteriores, pero añora pensando en el papel. Primavera dispone de una colección de Informes predefinidos, clasificados en categorías, que podremos modificar y personalizar.

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Novedades en informes en P6 En la versiones anteriores de la aplicación disponiamos de una coleccion de informes predefinidos, pero no podiamos modificar su estructura y apenas su aspecto, tan solo unas pocas opciones presentadas en Options, como eran cambiar la fuente a utilizar para los mismos, seleccionar el numero de lineas por pagina y poco más. En P6, todo esto ha cambiado totalmente. Se aporta una colección mucho mas extensa de informes, siendo ademas todos personalizables. La personalizacion se realiza a traves de un nuevo entorno integrado, para el diseño de informes, que permite configurar hasta el ultimo control que aparezca en el informe.

Asi mismo, se añade un Asistente para informes (Report Wizard), para crear de forma sencilla informes desde cero. Los informes creados a traves de este asistente son mas sencillos de modificar, si recurrimos al propio asistente para hacerlo, no debiendo acudir al entorno anterior en este caso.

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Uso y modificación de reportes predefinidos Uso de informes predefinidos Primavera dispone de una colección de Informes predefinidos, clasificados en categorías, a la de la barra Directorio situada a la que podemos acceder a través del botón Reports, izquierda de la ilustración. Los informes de Primavera vienen con nombres en Inglés, pero podemos cambiar su nombre:

Vemos que al pinchar a la izquierda de una categoría, se expande la rama correspondiente:

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Si al seleccionar cualquiera de ellos, usamos Botón derecho -> Run -> Report:

Veremos la siguiente pantalla, que permite previsualizar el reporte, si escogemos la opción Impresión Previa:

Que tendrá el siguiente aspecto:

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Si utilizamos el botón Publish to HTML , situado arriba a la izquierda, podemos generar una página en código HTML, que podremos visualizar a través de cualquier navegador. De hecho, al pulsar este botón se abre automáticamente el navegador que tengamos instalado, con la página creada:

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Asistente para informes. El editor de informes Creación de nuevos informes Para crear un nuevo reporte, iré a la pantalla Reports, utilizando el botón Reports de la barra Directory situada a la izquierda, y pulsaré el botón Add de la banda de la derecha, de modo que aparecerá un Asistente de Informes (Report Wizard):

Tras aceptar la opción New report, única disponible ahora, pulsamos el botón Next:

Aquí seleccionaremos un área específica de tema (Subject Area) sobre la que extraeremos los datos para nuestro informe. Escogemos, por ejemplo, el área Activities y pulsamos el botón Next:

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En la siguiente pantalla escogeré las columnas a listar, así como los criterios de filtrado (Filter), agrupación (Group) y ordenación (Sort):

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Si aquí pulso el botón , podré seleccionar aquí las columnas a mostrar en el reporte. Escogeremos las mismas columnas que utilizamos en la personalización de tablas anterior:

Pulsamos el botón

Podemos utilizar el botón para los datos del Reporte:

, y volvemos así al cuadro anterior.

para establecer criterios de agrupación y ordenación

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Introducimos, en Group By, un criterio de agrupación, definido por el campo WBS, que permite agrupar el reporte por capítulos y subcapítulos. Pulsamos el botón


Incluso podríamos, si quisiéramos establecer un criterio de filtrado para los datos, a través del , de modo que mostrásemos sólo aquellas tareas cuya Original Duration es botón mayor de 3 días (Where / Original Duration / is greater than / 3):

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Esto último no lo vamos a hacer al final. Finalmente, asignamos un nombre al Informe, como puede ser Listado de Actividades con rendimientos

A continuación el Asistente indica que el reporte ha sido generado. Podemos pulsar el botón Correr Reporte para mostrar la vista previa del reporte:

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Si utilizamos la opción Print Preview (Impresión Previa), podremos ver el aspecto del informe:

El aspecto del informe será este:

Si nos satisface el aspecto del reporte, podemos grabarlo a continuación, con el botón Save Report. En caso contrario, volvemos a la pantalla anterior, donde pulsaremos el botón Prev para corregir cualquiera de los pasos del asistente, y así volver a previsualizarlo, hasta que nos convenza para ser guardado.

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Tras pulsar el botón Save Report, aparece esta pantalla de confirmación:

El reporte quedará guardado dentro del Grupo de Informes en que nos encontrábamos antes de pulsar el botón Añadir:

Podemos cambiarlo de sitio si queremos, seleccionándolo, y situándonos a su izquierda, para pincharlo y arrastrarlo a otra parte.

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Modificación de informes predefinidos Vemos que la fila de títulos de columnas del reporte anterior no es la correcta. Convendría cambiar esos títulos. Para ello debemos modificar el reporte generado. Los informes generados con el Asistente de Informes (Report Wizard) visto en apartados anteriores, pueden modificarse con el mismo asistente o ayudante, utilizado para su creación. Para ello, selecciono un reporte así creado y pulso el botón Ayudante situado a la derecha: De modo que aparece el asistente anterior, ahora con la opción Modify Wizard Report:

Con lo que volveremos a recorrer los pasos del Asistente anterior, añadiendo nuevas áreas, campos, filtros, agrupaciones y ordenaciones, si es necesario. Si el reporte no ha sido generado con el Asistente, tendré que modificarlo de otro modo: Para modificar un reporte de este tipo, lo seleccionaré y pulsaré Botón derecho ->Modify, o

seleccionando un reporte, y pulsando el botón Edit situado a la derecha: Al intentar modificar un informe, si éste fué generado con el Asistente, me encontraré con esta advertencia, que traducimos al castellano a la derecha:

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Si contestamos que sí a esta pantalla, se abrirá la ventana del Editor de informes o reportes, que sirve para modificarlo:

Vamos a describir a continuación las diferentes partes de este editor.

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El editor de informes Es una herramienta especializada, un entorno visual de creación de reportes, al estilo del entorno incluido en aplicaciones como MS Access. Podemos acceder a él al seleccionar un reporte, y pulsar el botón Edit situado a la derecha, o con Botón derecho -> Modify:

Si hago doble ‘clic’ en cualquiera de los títulos de columna que aparecen arriba, veré el Tipo de Celda es un Texto Personalizable, que presenta estas Propiedades de Celda (Cell):

Podemos cambiar aquí el tamaño y color de la letra, así como el Texto Personalizado que será el que aparezca en el informe.

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Si hacemos doble ‘clic’ sobre cualquiera de los campos que aparecen debajo, aparecerá este otro cuadro, que indica que el Tipo de Celda es Cell Field (Dato Campo), y podré elegir, en el desplegable que aparece debajo, el campo o columna a mostrar en el Reporte.

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Puedo cambiar si lo deseo, en Campo de Celda, el campo o columna a mostrar en esa celda:

También podemos en este cuadro cambiar otras propiedades, que afectan al informe entero:

En la pestaña Source, que se refiere a la fuente de datos, puedo elegir opciones de agrupación y ordenación, así como establecer o quitar Saltos de página, y añadir filtros. Podría decirse que es la pestaña más importante, en cuanto a la salida de datos que mandamos al reporte:

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Las opciones de renglón (Row) permiten cambiar la altura y fondo de color de los renglones del reporte, así como filtrar los datos que muestran:

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Adición de logotipos, encabezados, pies e imágenes de fondo Podemos utilizar aquí el botón Background Image para colocar una imagen de fondo:

Aquí utilizamos el botón Cargar de la derecha, para cargar la imagen, que será una imagen tenue, una especie de Marca de agua. Si aceptamos, y previsualizamos el reporte con el botón correspondiente, que aparece arriba a la izquierda:

El reporte tendrá este aspecto, con la imagen de marca de agua colocada como imagen de fondo:

Así mismo, podemos añadir un logotipo en la cabecera, añadiendo un encabezado a través de la pestaña Report -> Page Setup -> Header (Encabezado)

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Pinchamos en la sección central, y vamos al botón Image, imagen en el encabezado:

En este cuadro, que vamos a Origen de la Imagen -> Examinar

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de la parte inferior, para añadir una


Enlazamos y escalamos la imagen del logotipo, de este modo:

Si lo situamos en la sección central del encabezado, tendrá este aspecto:

El tamaño del logotipo pude controlarse a traves de la altura (height) que aparece en el cuadro.

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Cambios globales Datos globales y específicos de proyecto Podemos almacenar datos a nivel de Empresa (globales) o a nivel de Proyecto (específicos). Si el dato es global o específico del proyecto dependerá del tipo de dato. •

Los datos globales se establecen a nivel de empresa y están disponibles para todos los proyectos de la misma. Ejemplos de datos globales pueden ser la EPS y OBS, además de la información sobre recursos y roles.

•

Los datos específicos de proyecto se definen a nivel de proyecto y solo están disponibles para el mismo. Ejemplo de estos últimos son las Actividades la WBS, y los productos de trabajo y documentos.

Algunos datos pueden ser definidos indistintamente en niveles globales o de proyecto. Por ejemplo, podemos crear calendarios globales para definir horas de trabajo disponibles a aplicar a todos los proyectos, o bien calendarios que sirvan solamente a proyectos concretos.

Si pulsamos el botón Home (la casita que aparece arriba a la derecha), veremos una pantalla donde están perfectamente clasificados los datos globales (Enterprise Data), y los específicos de proyecto (Project Data)

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Cambios Globales Podemos realizar cambios globales que afecten a todos los proyectos a la vez, de modo que, si queremos, por ejemplo, incrementar en un 10% el coste de los recursos que intervienen en los proyectos, podríamos utilizar este cambio:

Si examinamos el cambio con el botón Modify, podemos ver la operación a realizar:

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Dado que una aplicación accidental de cambios globales pueden ser algo peligrosa para nuestro trabajo, Primavera realiza una previsualización, antes de aplicarlos. Si usamos el cambio Increase Durations (incrementar duraciones de tareas) y itimos el valor por defecto, que es 2, y pulsamos el botón Apply Changes, Primavera elabora un informe (report) con los cambios introducidos.

Podemos examinar el informe y, si estamos de acuerdo con ellos, aplicar finalmente los cambios, aceptando la opción Commit changes, o cancelarlos (opción Cancel Changes) en caso contrario. También podemos Guardarlos en archivo, (opción Save to File) si no estemos seguros de aplicarlos ahora.

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Modificación de Cambios Globales Así mismo, podemos cambiar cualquiera de los cambios globales con el botón Modificar: Por ejemplo, vemos un cambio global almacenado, que sirve para incrementar las duraciones de actividades (Increase durations) de las actividades de todos los proyectos.

Al pulsar el botón Modificar, vemos en la parte inferior que introduce un operador de multiplicación, y un factor de 2, que opera sobre las duraciones (Original duration), y sirve para duplicarlas:

Vemos que es sencillo modificar en este caso el operador y el factor, si fuese necesario.

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Adición de Cambios Globales Así mismo, podemos crear nuevos tipos de cambios globales con el botón nuevo:

De modo que aparece el siguiente cuadro:

Vemos que hay dos apartados en la parte inferior, para introducir las condiciones. •

La parte superior, En donde, sirve para indicar la condición que deben cumplir las actividades sobre las que aplicaré el cambio global.

•

La parte intermedia, Entonces, sirve para indicar la operación a realizar sobre los elementos que cumplan la condición de arriba.

•

La parte intermedia, De lo contrario, sirve para indicar la operación a realizar sobre los elementos que incumplan la condición de arriba.

Siendo su sintaxis equivalente a la de una simple función condicional cualquiera, podemos aplicar cambios globales a nuestros proyectos con eficacia, rapidez y seguridad. Página 166


ANEXO I – PRACTICAS DE PRIMAVERA P6 NOTA: LOS CUADROS DE DIALOGO Y OPCIONES APARECEN TRADUCIDOS AL CASTELLANO EN LAS PRÁCTICAS, YA QUE FUERON ELABORADAS EN UNA VERSIÓN PRELIMINAR EN CASTELLANO, NO DISPONIBLE EN LA ACTUALIDAD. ELLO NO IMPIDE UNA FACIL COMPRENSIÓN DE LOS EJERCICIOS A REALIZAR.

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PRACTICA I - COMENZAR A TRAZAR UN PROYECTO PASO 0 – LIMPIEZA DE DATOS DE PARTIDA. Ficheros de Ejemplo (Proyectos y EPS) Antes de comenzar a trazar un proyecto en Primavera, deberíamos limpiar los ficheros de ejemplo que se instalan por defecto - podríamos evitar esto durante la instalación-, a menos que queramos integrar nuestro nuevo proyecto en l a estructura de proyectos que viene dada, procedimiento éste un tanto confuso, dado que corresponde a una compañía ajena, con procedimientos ajenos a los nuestros. Para limpiar todos los proyectos de ejemplo, podemos ir a Proyectos, o a Empresa -> EPS, y vamos borrando los proyectos uno tras otro o, más rápidamente, eliminamos los nodos EPS de los que cuelgan.

Jerarquias de Responsabilidad (OBS) Conviene hacer lo mismo con la OBS, ya que refleja una jerarquía de responsabilidades ajena a la de nuestra compañía.

Recursos Al pulsar el botón Nuevo, se cargan los recursos de ejemplos anteriores. Al cerrar el fichero, sólo se mantendrán los recursos que hemos utilizado o asignado a alguna tarea. Si los recursos que intervienen en el ejemplo no tuviesen nada que ver con los que vamos a utilizar, conviene hacer lo mismo con los recursos, es decir, borrarlos e ir creando los nuestros propios.

Resto de ficheros Si el resto de datos que arrastran los ejemplos traídos por Primavera (códigos de actividad, documentos, riesgos, etc) añadiesen confusión a nuestro trabajo, entonces conviene purgarlos también.

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PASO 1 – CREACION DE UNA EPS. Si vamos a Empresa -> EPS, podemos diseñar aquí una clasificación o jerarquía de los proyectos de nuestra empresa, organizándolos en departamentos, áreas geográficas, especialización o incluso responsabilidades:

Podríamos utilizar este ejemplo como una EPS para nuestra compañía. Si pinchamos un nodo EPS y pulsamos nuevo, veremos que el nuevo nodo colgará del que hemos marcado anteriormente. Si queremos cambiar el nivel de jerarquía de un nodo determinado, podemos utilizar los botones de desplazamiento de la derecha.

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PASO 2 – CREACION DE JERARQUIAS DE RESPONSABILIDADES (OBS). Podemos, de forma opcional, ir creando una jerarquía de responsabilidades, que habla ya de nombres propios o cargos específicos de la compañía, a los que asignaremos más adelante la responsabilidad sobre proyectos o áreas de proyecto determinadas. Esto se logra a través de Empresa -> OBS (Organizational Breakdown Structure):

Podríamos utilizar este sencillo ejemplo. Bien, el sistema para la creación de nodos OBS es prácticamente igual que para la creación de nodos EPS, con los botones nuevo y botondes de desplazamiento para cambiar de nivel si fuese necesario.

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Una vez definidos los cargos de responsabilidad, podemos asignarlos sobre un área de proyectos determinada (nodo EPS), en el cuadro de definición de EPS, a través de la propiedad responsable, de este modo:

Si queremos asignar la responsabilidad sobre un proyecto determinado, entonces iremos a Proyectos, en los detalles del proyecto de la parte inferior, en la pestaña General:

PASO 3 - CREACIÓN DE UN NUEVO PROYECTO

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Para crear un nuevo proyecto, vamos a la barra Directorio, botón Proyectos y , situándonos en un nodo EPS determinado (zona sur, por ejemplo), pulsamos el botón nuevo, con el que aparecerá el siguiente asistente:

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Asignamos un código y nombre al nuevo proyecto a continuación:

Podemos ahora definir fechas de comienzo y terminación, si queremos disponerlas de antemano:

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Incluso podemos definir ahora un responsable, sobre la marcha, aunque podemos cambiarlo como ya sabemos.

Bien, podemos cancelar en cualquier instante el asistente, pulsando el botón Terminación, con el que se tomarán las opciones por defecto, que son buenas. Tras una pantalla de terminación, veremos nuestro nuevo proyecto integrado en la EPS:

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PASO 4 – CREACION DE JERARQUIAS DE ORGANIZACIÓN DE CAPÍTULOS Y SUBCAPÍTULOS (WBS). Ahora queda definir la jerarquía interna de capítulos y subcapítulos de nuestro proyecto. Para ello, acudiremos a la barra Directorio y vamos al botón WBS (work breakdown structure):

Vamos insertando los nodos WBS con el botón nuevo, o con la tecla ins, que es más cómoda, y definimos estos capítulos (ojo con cerramiento y divisiones, que son subcapítulos de albañilería, y con fontanería y electricidad, que son subcapítulos de Instalaciones).

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PASO 5 – CREACION DE CODIGOS DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPÍTULO. Pero conviene antes definir un sistema de códigos de actividad. Para ello iremos a Empresa -> Códigos de Actividad -> Nuevo:

Conviene utilizar un sistema de códigos estructurado, ya que las actividades de nuestro proyecto van a coexistir con actividades de otros proyectos, y conviene no confundirlas. De todos modos, si esas a ctividades van a compartirse entre diferentes proyectos, conviene utilizar entonces un sistema de código único.

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PASO 6 – CREACION DE ACTIVIDADES DENTRO DE CADA CAPÍTULO. Bien, las actividades son las partidas que componen cada capítulo, y se insertan a partir del botón Actividades, de la barra Directorio.: Al insertar una nueva actividad, aparece un asistente, donde se nos pide confirmación de los datos de cada actividad, pero podemos saltarnoslo pulsando la tecla ins, que es mucho más cómoda. Este ejemplo puede servir como guión para nuestro proyecto:

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PASO 7 – REGISTRO DE DURACIONES ESTIMADAS DE TAREAS Podemos, si así lo queremos, insertar una duración original para cada tarea, duración que más adelante se verá modificada por las circunstancias (recursos limitados, retrasos, estimaciones de rendimiento erróneas, etc.). Esto se hace en el campo Original Duración que aparece en la pantalla. Si no apareciese, iremos a Botón derecho -> Columnas. La longitud de la barra viene determinada por esa duración original introducida de antemano.

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PASO 8 – ESTABLECIMIENTO DE LÍNEAS DE RELACIÓN ENTRE TAREAS Las líneas de relación (Relationship lines), sirven para establecer vínculos entre tareas, de modo que la ejecución de una tarea estárá sometida al inicio o terminación de otra, a la que denominamos predecesora. Para enlazar dos actividades, hay que pulsar primero el botón líneas de relación, que muestra estas relaciones por medio de flechas. Una vez pulsado este botón, arrastramos el extremo de una de las barras sobre el extremo de otra, y veremos que queda dibujada una flecha entre ambos extremos. Si pulsamos la tela F9, para recalcular el diagrama, y el botón Programa, veremos el efecto que tiene sobre el mismo:

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PRACTICA II – PREESTABLECIDOS, CALENDARIOS, DEFINICION Y ASIGNACION DE RECURSOS DEFINICION DE PREESTABLECIDOS (defaults) Si acudimos a Proyectos -> Detalles de Proyecto -> Preestablecidos (Defaults), podemos definir parámetros preestablecidos, que serán tenidos en cuenta a la hora de registrar actividades. Todas las nuevas actividades que registre de aquí en adelante, para ese proyecto, llevarán asignados los datos que aquí preestablezca:

Podemos definir un sistema de codificación preestablecido en la parte inferior, que aparecerá automáticamente al registrar nuevas actividades. Así mismo, podemos escoger un calendario como preestablecido para todas las actividades, pudiendo cambiarlo más adelente, en casos concretos.

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DEFINICION DE UN CALENDARIO BASE La definición de calendarios, en Primavera, se realiza a través de Empresa -> Calendarios:

De modo que aparece este cuadro:

Donde, por medio del botón añadir, que muestra una nueva pantalla, “Seleccione calendario del cual copiar”, donde se nos permite basarnos en uno de los existentes, o crear uno totalmente nuevo, con el botón con el signo “+”, hemos creado un calendario base, llamado FCC.

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Si queremos modificar el calendario, pulsamos el botón Modificar, que mostrará el siguiente cuadro:

Bien, a la hora de modificar un calendario, notaremos que el primer día de la semana, como corresponse a una aplicación, angjosajona, es el domingo. Para cambiar esta situación, vamos al menú -> Preferencias de -> General -> Día de inicio de la semana, y lo cambiamos por el lunes:

A la hora de crear un nuevo calendario, podemos basarnos en cualquiera de la colección. Si queremos un calendario capaz de itir cualquier excepción, podemos tomar un calendario que abarque todos los días de la semana, incluso festivos, y todas las horas del día. Ese calendario se denomina 24/7 workweek schedule (non-labor). Podemos tomarlo como modelo de nuestro nuevo calendario personalizado GRUPO FCC, marcándolo a continuación como preestablecido:

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Si pulsamos el botón modificar, veremos el siguiente cuadro:

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Si en este cuadro pulsamos el botón semana de trabajo, situado abajo a la derecha, veremos este otro cuadro:

Vemos que cada día de la semana, festivos inclusive, comprende 24 horas de trabajo. En el menú -> Preferencias de -> Períodos de Tiempo, podemos decidir la jornada y semana laboral preestablecidas, a efectos de cálculo de tiempos:

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ASIGNACION DE UN CALENDARIO BASE A UN PROYECTO La asignación de calendario base, como preestablecido para todas las actividades se realiza a través de Proyectos -> Detalles de Proyecto -> Preestablecidos, como hemos visto anteriormente:

Si queremos cambiar un calendario para una actividad específica, lo haremos a través de Actividades -> Detalles de Actividad -> General _> Calendario, o a través de la columna calendario, que podemos colocar en la tabla de la ventana Actividades.

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DEFINICION DE UN CALENDARIO ESPECIFICO A partir de este, que englobará todos los posibles calendarios, puedo crear todas las posibles variaciones de calendario, a través del botón añadir, como por ejemplo uno llamado ESTANDAR FCC 5D-8H, cuyo nombre implica que se trata de un calendario estándar de cinco dias por semana y ocho horas diarias laborables:

Una vez creado, podemos modificarlo, con el botón modificar, acudiendo al botón semana de trabajo, y dejándola de este modo:

Aquí puedo definir el número de horas laborales de cada día de la semana. De este modo, el calendario tendrá ahora este aspecto:

Donde los días festivos (0h de trabajo), son tratados ahora como excepciones, que aparecen en color azul. En este calendario introduciremos ahora las festividades, o festivos no habituales, pinchándolos (puedo pinchar varios, usando simultáneamente la tecla CTRL), y pinchando a continuación el botón no laboral. Esto se hace mes a mes: Página 186


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ASIGNACION DE CALENDARIOS ESPECIFICOS A ACTIVIDADES Como hemos mencionado antes, si queremos cambiar un calendario para una actividad específica, lo haremos a través de Actividades -> Detalles de Actividad -> General _> Calendario de Actividad,

o a través de la columna calendario, que podemos colocar en la tabla de la ventana Actividades, a través de botón derecho -> Columnas ->

Vemos que las columnas están clasificados por categorías, lo que dificulta su búsqueda. Si queremos un listado completo de columnas disponibles, ordenadas alfabéticamente, vamos a Opciones disponibles -> Agrupado y pordenado por -> Lista:

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Buscamos la columna calendarios, y la agregamos a nuestro listado de columnas seleccionadas, que son las que veremos en nuestra tabla, haciendo doble ‘clic’ sobre ella, o pulsando la flecha que apunta hacia la derecha. Una vez situado en el listado de la derecha, podemos subir o bajar la hueva columna, cambiando su orden de presentación en pantalla. La colocamos a continuación de Nombre de actividad:

De modo que la tabla ahora tendrá este aspecto:

Desde esta nueva columna podemos cambiar el calendario de cada actividad. Al hacer doble ‘clic’ en la celda correspondiente, de la columna calendario, vemos que se nos permite escoger un calendario determinado para esa actividad:

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Los calendarios de las actividades deben ser todos compatibles con el calendario base. De lo contrario, Primavera fallará en sus cálculos de tiempos. Una buena medida es tomar como calendario base para nuestro proyecto un calendario de 24 horas y 7 dias laborables, para poder absorber cualquier excepción de calendario que pueda darse. La asignación de un calendario específico a cada actividad implica que podemos prescindir de los recursos que intervienen en ella, evitando entrar en mayor detalle

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CREACION BASICA DE RECURSOS Para crear rápidamente un recurso que asignar a una actividad determinada, iremos, a través de la barra directorio, a la ventana Recursos, y acudiremos al botón nuevo, que mostrará un asistente, que podremos cancelar en cualquier instante. Podemos asignar un código, OF1, y un nombre, Oficial Primera 1, al nuevo recurso creado:

Podemos cancelar el asistente una vez insertado el código y nombre del recurso. Si hacemos esto, se tomarán las opciones por defecto. Si vamos, en la parte inferior, a los detalles del recurso, pestaña ‘Detalles’, veremos que el recurso ha tomado el calendario preestablecido para el proyecto, que era GRUPO FCC:

Los recursos pueden ser de tipo Laboral, que refiere a recursos de tipo Mano de Obra o Maquinaria, que deben ceñirse a un calendario y horario determinado, y su coste se evalúa en horas de trabajo realizadas. El tipo No Laborable suele utilizarse para equipamiento y herramientas

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Los recursos de tipo Material corresponden a los materiales puestos en obra, y para evaluar su coste debo indicar la unidad de medida del mismo, ya que éstos no dependen del tiempo de uso. Para ello iré a Unidad de Medida, y ahí escogeré una de las disponibles,

o crearé una nueva, si fuese necesario, através de -> Categorías de -> Unidades de Medida -> Añadir:

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DEFINICION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS En Primavera, existe la posibilidad de crear calendarios específicos para recursos, donde podemos introducir las excepciones que necesitemos. Podemos crear calendarios específicos de recurso, a través de Empresa -> Calendarios -> pinchando la opción recurso -> Añadir -> Seleccionamos calendario del cual copiar -> Introducimos festivos no habituales y excepciones:

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ASIGNACION DE UN CALENDARIO DE RECURSOS A UN RECURSO A la hora de asignar un calendario de recursos a un recurso determinado, debo mostrar la opción Calendarios Recursos. De lo contrario tan sólo aparecerán los calendarios globales:

Conviene, no obstante, indicar las unidades/tiempo preestablecidas para ese calendario, para evitar que Primavera incurra en errores:

Además, podemos mostrar la columna calendario en la ventana de Recursos, de modo que, al hacer doble ‘clic’ sobre ella, podamos escoger un calendario determinado.

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DEFINICION DE TURNOS DE RECURSOS La definicion de turnos de recursos implica la utilización de diferentes turnos para abarcar el calendario de 24 horas definido anteriormente. Si vamos a Empresa -> Turnos de Recursos, podemos definir con precisión la hora de entrada y salida de cada turno, para luego aplicar más adelante el recurso a la actividad:

Si escogemos la opción de 3 turnos (3-shift), y pulsamos modificar, veremos la definición horaria de los tres turnos:

Si escogemos la opción de 4 turnos (4-shift), y pulsamos modificar, veremos la definición horaria de los cuatro turnos:

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Podemos añadir nuestro propio turno de recursos, llamado FCC 3 TURNOS , de este modo:

Para asignarle a nuestro Oficial Primera 1 el primero de los turnos, vamos a la pestaña Unidades & Precios, escogemos el turno FCC 3 TURNOS, y usamos el turno 1. S i queremos un Oficial Primera que use el turno 2, pues crearemos un nuevo recurso, Oficial Primera 2, y le asignaremos el turno2, y así sucesivamente…

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ASIGNACION DE RECURSOS A ACTIVIDADES La asignación de recursos a las diferentes actividades se hace a través de la ventana Actividades -> Detalles de Actividad -> Recursos -> Añadir Recurso -> Escojo un recurso:

Podemos seguir añadiendo recursos a las actividades. Si quisieramos que una actividad se desarrolle a tres turnos, añadiremos el resto de oficiales que hemos creado, uno para cada turno. De ese modo conseguiremos que la actividad se desarrolle durante 24 horas diarias.

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PRACTICA III – CONTROL DE HORAS DE TRABAJO POR PERIODO. ASIGNACION DETALLADA DE RECURSOS CAMBIOS DE CALENDARIO EN ACTIVIDADES Al cambiar el calendario de una actividad, a un calendario que tenga el doble de horas de trabajo por día, notaremos que cambia la longitud de la barra que representa la actividad a la mitad, sin por ello cambiar la duración (Original Duración) expresada en la columna correspondiente. Esto lleva a cierta confusión, ya que la duración expresada en la columna no se corresponde con la duración expresada en el diagrama. Para intentar evitar esto, podemos expresar las duraciones de las tareas en horas, no en días, ya que la unidad de medida base para las duraciones es horas, no días, y lo que hace Primavera es traducir esa duración, medida internamente en horas, a días, en función del calendario a utilizar. Para lograr expresar las duraciones en horas, no en días, podemos ir a Editar -> Preferencias de -> Unidades de tiempo -> Dar Formato Duraciones -> Unidades -> Hora, de manera que expresamos las duraciones de las tareas en el formato original, en que internamente son calculadas:

De este modo, podemos jugar con diferentes calendarios de cada actividad, sin por ello ver cambiada la duración, expresada en horas, de la tarea, con lo que veremos cómo cambia la barra del diagrama en función del calendario a utilizar en esa actividad, que es de lo que se trata: CASO I – BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 8HORAS TRABAJO /DIA:

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CASO II – BARRA DE 32 HORAS CON CALENDARIO DE 24HORAS TRABAJO /DIA:

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CAMBIAR HORAS POR PERIODO DE TIEMPO EN PREFERENCIAS DE Y Existe la posibilidad de establecer ‘a priori’ un número de horas de trabajo/día por defecto, para todos los de la compañía, a través de -> Preferencias de -> Horas por período de tiempo. Si queremos tener la posibilidad de utilizar un calendario distinto para cada actividad y que Primavera interprete correctamente los datos, conviene marcar la casilla de verificación "Permitir a los s especificar el número de horas de trabajo para cada periodo de tiempo". De este modo, cada puede cambiar las horas de trabajo diarias máximas por día, a través de Editar -> Preferencias de -> Horas por período de tiempo, que ahora es editable, gracias a haber marcado la casilla anterior, de modo que el diagrama que verá estará adaptado a su disponibilidad horaria. Esto es útil desde el punto de vista de que cada pueda adaptar a sus circunstancias el diagrama: Preferencias de -> unidades de tiempo = día Preferencias del -> las horas por períodos de tiempo = 8h / d Calendario de actividades = 10h / d Introducida por el : duración actividad = 30h Duración en diagrama = 3d6h (30h duración/8h por día, basado en el factor de conversión)

Si esto no es una cuestión relevante, y trabajamos en modo o mono (Standalone), entonces será el calendario de cada actividad el que marque la longitud de cada barra en el diagrama.

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DEFINICION DE UN FONDO DE RECURSOS Podemos definir un fondo de recursos para este proyecto o sucesivos proyectos. Si vamos a Recursos, en la barra Directorio, veremos los recursos utilizados o asignados a las actividades de nuestro proyecto. Si no hemos asignado recurso alguno, esta pantalla aparecerá vacía. Para crear un recurso nuevo, tenemos el botón nuevo, situado arriba a la derecha, y al pulsarlo aparecerá un asistente, que podremos cancelar en cualquier instante:

Podemos indicar en el asistente el ID (identificador) del recurso, que podría ser OF1, así como el Nombre del Recurso, que puede ser OFICIAL1.

Bien, todo nuevo recurso debe ceñirse a un calendario, que debería ser compatible con el calendario de la actividad. Esto puede decidirse en Detalles del recurso -> Detalles -> Perfil -> Calendario:

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Si asignamos un calendario específico al recurso, estamos indicando la disponibilidad del mismo, sobre el calendario escogido para la actividad. Esto quiere decir que si el calendario del recurso excediese en número de horas al de la actividad a la que asignamos el recurso, tan sólo voy a utilizar las horas de trabajo diarias que establezca o limite el calendario de la actividad. Es decir, supongamos que creamos un calendario de 24 horas, llamado ESTANDAR FCC 5D 24H, y lo asignamos a nuestro recurso OFICIAL1,

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DEFINICION DE UN UNICO RECURSO POR TAREA Si no queremos detallar los recursos que intervienen en cada tarea, podemos pensar que podríamos omitir la creación de recursos, pero ésta brinda la posibilidad de utilizar nuevas pantallas, muy útiles, como pueden ser Tabla y Perfil de Uso de Actividades, y Tabla y Perfil de Uso de Recursos. Existe la posibilidad de usar recursos sin complicar demasiado la asignación de los mismos, y esto se consigue creando un solo recurso para cada tarea, que puede llevar el nombre de la propia tarea, de modo que al asignar cada recurso a la tarea homónima, podremos utilizar estas nuevas pantallas:

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La asignación de recursos a las tareas es bastante sencilla. Basta con ir a Actividades -> Recursos -> Añadir Recursos, y, manteniendo esta pantalla abierta, vamos cambiando de actividad y asignándole su recurso homónimo:

Al hacer esto, podemos ver ahora en detalle, a través del botón Tabla uso actividades, las horas consumidas por día. Este dato es un prorrateo diario del total de horas sobre la barra del diagrama, con lo que el dato de cada día no puede modificarse manualmente, ya que procede de un cálculo.

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ACTIVACION DEL RECALCULO AUTOMÁTICO DE TIEMPOS EN EL DIAGRAMA Podemos lograr prescindir del botón (F9), y Programa, al actualizar los cálculos, activando, tras pulsar F9 -> Opciones -> Calcular programa automáticamente cuando un cambio afecte fechas. De este modo, si cambiamos la duración de una tarea, o los días de demora de una Línea de Relación entre tareas o actividades, el diagrama se actualizará automáticamente. Esto afecta solamente a cambios que afecten fechas, excluyéndose toda actualización de cualquier otro tipo.

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TIPOS DE ACTIVIDAD. ACTIVIDADES DEPENDIENTES DE TAREA O DE RECURSO Decimos que una actividad es dependiente de tarea (Task dependent), cuando el cálculo de su barra depende del calendario de actividad que trae consigo. Decimos que una actividad es dependiente de recurso (Resource dependent), cuando el cálculo de su barra depende del calendario del recurso o recursos que lleve asignado. Decimos que una actividad es de tipo Nivel de Esfuerzo (Level of Effort), cuando el cálculo de su barra depende de su predecesora o sucesora. Decimos que una actividad es de tipo Milestone (hito) de Inicio (Start Milestone), cuando deseamos que marque el inicio de un capítulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero. Decimos que una actividad es de tipo Milestone (hito) de terminación (Finish Milestone), cuando deseamos que marque el final de un capítulo o etapa del proyecto, o del proyecto entero. Decimos que una actividad es de tipo WBS Summary, cuando el cálculo de su barra depende del resto de actividades de su misma WBS..

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ELECCION DEL TIPO DE DURACION DE LA TAREA Existen cuatro tipos de duraciones que podemos utilizar, y en función de ellos, Primavera prorrateará de un modo u otro las horas a realizar por día. Estos tipos de duración son:

Cada uno de estos tipos de duración influye a la hora de modificar una tarea que lleve asignados recursos. Vamos con cada caso:

Unidades Fijas Si queremos que las unidades totales de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duración o las unidades/tiempo. Deberámos usar este tipo para actividades de tipo dependiente del recurso.

Duración y Unidades/Tiempo Fijas Este tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un período determinado, independientemente de los recursos asignados, dejando libres las unidades restantes. Deberámos usar este tipo para actividades de tipo dependiente de tarea.

Unidades/Tiempo Fijos Si queremos que las unidades/tiempo de la actividad permanezcan constantes al cambiar la duración o las unidades. Deberámos usar este tipo para actividades de tipo dependiente del recurso.

Duración y Unidades Fijas Este tipo se usa cuando la actividad debe completarse en un período determinado, y con una cantidad de trabajo total fija de antemano. Deberámos usar este tipo para actividades de tipo dependiente de tarea.

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PRACTICA IV – ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS Y ACTIVIDADES

DEFINICION DE ROLES En Primavera, a diferencia de otras aplicaciones, podemos asignar diferentes roles o papeles a desempeñar por un mismo recurso, asignado a diferentes tareas. Es decir, un mismo recurso puede realizar diferentes tareas, según las circunstancias, lo que permite definir aún mejor la tarea a realizar. Para definir roles, iremos a Empresa -> Roles:

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Con el botón Añadir, podemos crear nuestro primer rol. Podemos introducir si ID, que puede ser LI, y podemos denominarlo Limpieza:

Podemos definir responsabilidades o cláusulas concretas para cada rol, si las tuviese, a través de la pestaña General -> Responsabilidades:

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Podemos, asimismo, definir diferentes tarifas (hasta 5, en principio), para un mismo rol, según circunstancias, convenios, etc.:

Podemos también, desde aquí, asignar roles a diferentes recursos, a través de la pestaña Recursos -> Botón Asignar:

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ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS Como hemos visto antes, podemos asignar directamente los relos a recursos determinados a través de la pantalla anterior. Eso significa que esos recursos llevarán asignado un rol primario. También podemos asignar un rol primario al recurso a través de Recursos -> Roles -> Asignar. De este modo, el recurso llevará de antemano asignado ese rol:

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ASIGNACION DE HABILIDADES A ROLES Al añadir un rol a un recurso, podemos asignar un nivel de habilidad en el desempeño de un rol determinado:

ASIGNACION DE DIFERENTES ROLES A RECURSOS Podemos añadir más roles al recurso, de modo que pueda elegir cuál de ellos desempeñará en una actividad determinada:

ELECCION DE UN ROL PRIMARIO PARA EL RECURSO Al añadir diferentes roles a un recurso, podemos establecer un rol determinado como rol primario o rol por defecto:

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Al cambiar el rol primario de un recurso, nos encontraremos con la siguiente advertencia:

Al asignar el recurso PEON ORDINARIO a una actividad, en la ventana Actividades, a través de la pestaña Recursos -> Asignar recurso, v eremos, si activamos la columna Rol en la ventana inferior, que el recurso lleva asignado, por defecto, el rol primario que hemos establecido antes, que es el de Colocación de Material:

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ASIGNACION DE ROLES A ACTIVIDADES Si asigno un rol directamente a una actividad, por que necesito definir que DESBROCE Y LIMPIEZA es una tarea que lleva el rol LIMPIEZA, a través de botón derecho -> Asignar -> Roles:

podré asignar recursos en función del rol asignado a cada actividad, a través del botón Asignar por Rol:

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ASIGNACION DE ROLES A RECURSOS ASIGNADOS A ACTIVIDADES Así mismo, podemos escoger un rol determinado para el recurso durante la asignación, en Actividades -> Recursos -> Añadir Rol:

Vemos que al asignar el rol, este se muestra debajo del recurso asignado, ya que está asignado al mismo. Si queremos ver el nombre del rol asignado, sobre los títulos de columna de la parte inferior, pulsamos botón derecho -> Personalizar columnas de recursos -> Ordenamos alfabéticamente por lista -> Insertamos la columna ‘Rol’:

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Vemos ahora la columna ‘Rol’ en la parte inferior:

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BORRADO O SUSTITUCION DE ROLES Podemos borrar o sustituir un rol determinado por otro definido previamente, a través de Empresa -> Roles -> Botón Borr./Fusionar:

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PRACTICA V – FILTROS, AGRUPACIONES Y VISTAS

FILTROS

Los Filtros sirven para facilitar la esquematización de la compleja información que manejamos en un proyecto. Podemos utilizar filtros en cualquier ventana de Primavera, y cada ventana lleva ya unos filtros especializados predefinidos. Los filtros se astablecen pinchando el botón embudo través de botón derecho -> Filtros:

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, a través de la barra de herramientas o a


De modo que aparece la siguiente pantalla:

Vemos en la parte inferior la posibilidad de mostrar, al aplicar el filtro, dos opciones distintas: •

Filtrar los datos seleccionados, escogiendo la opción ‘Reemplazar actividades en la vista actual’, o bien

•

Marcar simplemente sobre el diagrama los datos que complen la condición o condiciones del filtro, a través de ‘Marcar actividades en la vista actual que concuerden con el criterio’.

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CREACION DE FILTROS NUEVOS Si quiero añadir un filtro nuevo a esta lista, que solamente muestre aquellas tareas cuya duración sea igual o mayor de 10 días, pulsaré el botón Nuevo, y en el cuadro que aparece, introduciremos el nombre de filtro de nombre TAREAS > 10 DIAS y estos datos:

Podrámos Añadir, con el botón del mismo nombre, si quisiéramos, mas condiciones. SI ya hemos terminado, pulsamos el botón OK, y vemos que el nuevo filtro pasa a engrosar la lista de filtros disponibles:

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Si marcamos la casilla de la columna ‘Seleccionar’, y volvemos a pulsar el botón OK, veremos el filtro funcionando:

Si, por el contrario, queremos marcar simplemente sobre el diagrama los datos que complen la condición o condiciones del filtro, activaremos la opción ‘Marcar actividades en la vista actual que concuerden con el criterio’, de modo que el diagra ma tendrá este aspecto:

Vemos que Primavera marca con el color de selección (azul), aquellas tareas que cumplen el criterio marcado por el filtro, a pesar de que arriba pone, como vemos, Filtro: Todas las Actividades.

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Para desactivar el filtro, volvemos a entrar en Filtros y desmarcamos la casilla de la columna ‘Seleccionar’. Vemos que se marca la casiila ‘Todo actividades’

Con ello volvemos a restituir el diagrama como estaba anteriormente.

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MODIFICACIÓN DE FILTROS Podemos modificar los filtros de la colección, escogiendo uno de la lista y pulsando Modificar:

Vemos como está creado este filtro, al entrar en la pantalla de modificación. Podemos añadir más condiciones para el filtro, utilizando el botón Añadir.

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Podemos añadir la nueva condición utilzando un operador “O”, con la opción Parámetro -> Cualquiera Siguiente, o utilizando un operador “Y”, con la opción Parámetro -> Todo de lo Siguiente:

Sin utilizamos un operador “Y”, y añadimos la condición de que su duración real sea mayor a 5 días, de este modo:

Podremos ver, por ejemplo, las tareas no completadas del proyecto de duración real mayor de 5 días:

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AGRUPACIONES También podemos agrupar esos datos, con bandas de colores, para que su visualización sea más ordenada. La WBS constituye de por sí un criterio de agrupación válido. Al agrupar las actividades de un proyecto, el diagrama puede verse totalmente distorsionado en la mayoría de los casos (salvo en el criterio citado antes), dado que los filtros y agrupaciones sirven sobre todo a la tabla de datos, no al diagrama.

La agrupación más habitual es la agrupación por niveles de WBS, que destaca en la pantalla la jerarquía de capítulos, subcapítulos y actividades de todo proyecto. Suele ser la agrupación por defecto:

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Pero podemos utilizar la agrupación que nos convenga, por ejemplo, esta, que clasifica las tareas por responsabilidad. Si vamos a Empresa -> Códigos de Actividad -> Apartado Responsibility (responsabilidad):

A continuación añadimos a la tabla la columna Responsability, asignando una responsabilidad distinta a cada tarea, pinchando en la celda correspondiente de la columna y pulsando el botón puntos suspensivos…:

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De modo que vemos las tareas asignadas a cada responsable, pudiendo totalizarse así mismo, por ejemplo, el coste laboral total de las tareas asignadas a cada uno:

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TOTALES Y SUBTOTALES DE AGRUPACIONES La opción de arriba, Mostrar Grandes Totales, añade un nivel superior a los demás, llamado totales, que permite ver los totales generales en la parte superior de la tabla, de este modo:

Los subtotales por elemento agrupado aparecerán en la banda de agrupación correspondiente. Las duraciones y costos se suman directamente en cada grupo., mientras que los porcentajes reflejan un prorrateo con respecto al total. En cuanto a fechas de comienzo, se tomará la más temprana como representante del grupo, y la más tardía, si agrupamos fechas de terminación.

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INTERVALOS DE AGRUPACIÓN Podemos agrupar por un campo determinado, indicando intervalos de agrupación para ese campo, a través de la opción Intervalo de grupo. Si queremos agrupar las tareas por % de Avance de actividad, podemos definir un intervalo del 10% para esa agrupación, de este modo:

La agrupación tendrá este aspecto en la pantalla:

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ORDENACIÓN DE AGRUPACIONES Podemos aplicar incluso un criterio de ordenación a cada nivel de agrupación, por medio del botón Ordenar…

Escogemos el campo que llevará la ordenación de datos y el criterio, que será ascendente o descendente:

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VISTAS Por vista se entiende una combinación de columnas determinada, almacenada con un nombre determinado, con filtros y agrupaciones aplicados, para poder ser restituida de una sola vez, en un momento determinado. SI queremos guardar la clasificación anterior, que muestra una agrupación de actividades por responsabilidad, y que remos mostrar el coste total de las tareas asociadas a cada responsable, por la columna correspondiente, podemos guardar esa vista con el nombre COSTE TAREAS POR RESPONSABILIDAD:

Vemos que aparece ahora el nuevo título de vista en la parte superior:

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PRACTICA VI – PERSONALIZACION DE TABLAS. INFORMES (REPORTS) PERSONALIZACION DE TABLAS Podemos ir a la tabla Actividades y añadir nuevas columnas a nuestra tabla, como ya hemos visto anteriormente, a través de botón derecho -> Columnas:

Seleccionamos la columna _number6, por ejemplo, que servirá para introducir la MEDICION, y luego cambiamos su título, a través del botón Editar título, para luego añadirla a nuestra tabla,

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y después escogemos la columna _text1, por ejemplo, que servirá para introducir el tipo de UNIDAD, editando su título e introduciéndola también en nuestra tabla:

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Vemos las nuevas columnas ahora en la tabla. Hay que tener cuidado porque primavera siempre totaliza los campos por capítulos, con lo que el total de mediciones por capítulo carece de sentido:

Completamos el ejercicio añadiendo, del mismo modo, el resto de campos, a través de botón derecho -> columnas, cambiando los títulos de columnas definidas por antes de añadirlas a nuestra tabla:

Página 234


El aspecto de la tabla configurada, con datos registrados sobre ella, será el siguiente:

Finalmente, conviene guardar la tabla como vista, yendo al botón de vistas situado arriba, y pulsando Guardar como…, y la llamamos RENDIMIENTO:

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DEFINICION DE INFORME Los INFORMEs son documentos generados y calculados a partir de datos de diferentes Tablas de Primavera. Su destino es habitualmente el Papel, no la pantalla, de manera que debemos previsualizarlos antes de imprimir. En ellos, podemos llamar a una Tabla determinada, y aplicar un filtro concreto sobre ella, de modo que expresamos lo mismo que en apartados anteriores, pero añora pensando en el papel. Primavera dispone de una colección de INFORMEs predefinidos, clasificados en categorías, que podremos modificar y personalizar.

Página 236


USO DE INFORMES PREDEFINIDOS Primavera dispone de una colección de INFORMEs predefinidos, clasificados en categorías, a la que podemos acceder a través del botón INFORMEs, de la barra Directorio situada a la izquierda de la ilustración. Los INFORMEs de Primavera vienen con nombres en Inglés, pero podemos cambiar su nombre:

Vemos que al pinchar a la izquierda de una categoría, se expande la rama correspondiente:

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Si al seleccionar cualquiera de ellos, usamos Botón derecho -> Correr -> INFORME:

Veremos la siguiente pantalla, que permite previsualizar el INFORME, si escogemos la opción Impresión Previa:

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Que tendrá el siguiente aspecto:

Si utilizamos el botón Publicar a HTML , situado arriba a la izquierda, podemos generar una página en código HTML, que podremos visualizar a través de cualquier navegador. De hecho, al pulsar este botón se abre automáticamente el navegador que tengamos instalado, con la página creada:

Página 239


CREACIÓN DE NUEVOS INFORMES Para crear un nuevo INFORME, iré a la pantalla INFORMEs utilizando el botón INFORMEs de la barra Directorio situada a la izquierda, y pulsaré el botón Añadir de la banda de la derecha, de modo que aparecerá un Asistente de INFORMEs:

Tras aceptar la opción Nuevo INFORME, única disponible ahora, pulsamos el botón Siguiente:

Aquí seleccionaremos un Área específica de Tema sobre la que extraeremos los datos para nuestro INFORME. Escogemos, por ejemplo, el área Actividades y pulsamos el botón Siguiente:

Página 240


En la siguiente pantalla escogeré las columnas a listar, así como los criterios de filtrado, agrupación y ordenación:

Página 241


Si aquí pulso el botón , podré seleccionar aquí las columnas a mostrar en el INFORME. Escogeremos las mismas columnas que utilizamos en la personalización de tablas anterior:

Pulsamos el botón


Página 242


Podemos utilizar el botón ordenación para los datos del INFORME:

para establecer criterios de agrupación y

Introducimos, en Agrupado Por, un criterio de agrupación, definido por el campo WBS, que permite agrupar el INFORME por capítulos y subcapítulos. Pulsamos el botón


Incluso podríamos, si quisi establecer un criterio de filtrado para los datos, a través del botón , de modo que mostrasemos sólo aquellas tareas cuya Original Duración es mayor de 3:

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Esto último no lo vamos a hacer al final. Finalmente, asignamos un nombre al INFORME, como puede ser Listado de Actividades con rendimientos

A continuación el Asistente indica que el INFORME ha sido generado. Podemos pulsar el botón Correr INFORME para mostrar la vista previa del INFORME:

Página 244


Si utilizamos la opción Impresión Previa, podremos ver el aspecto del INFORME:

El aspecto del INFORME será este:

Si nos satisface el aspecto del INFORME, podemos grabarlo a continuación, con el botón Guardar INFORME. En caso contrario, volvemos a la pantalla anterior, donde pulsaremos el botón Prev para corregir cualquiera de los pasos del asistente, y así volver a previsualizarlo, hasta que nos convenza para ser guardado.

Página 245


Tras pulsar el botón Guardar INFORME, aparece esta pantalla de confirmación:

El INFORME quedará guardado dentro del Grupo de INFORMEs en que nos encontrábamos antes de pulsar el botón Añadir:

Podemos cambiarlo de sitio si queremos, seleccionándolo, y situándonos a su izquierda, para pincharlo y arrastrarlo a otra parte:

Página 246


MODIFICACIÓN DE INFORMES PREDEFINIDOS Vemos que la fila de títulos de columnas del INFORME anterior no es la correcta. Convendría cambiar esos títulos. Para ello debemos modificar el INFORME generado. Los INFORMEs generados con el Asistente de INFORMEs visto en apartados anteriores, pueden modificarse con el mismo asistente o ayudante, utilizado para su creación. Para ello, selecciono un INFORME así creado y pulso el botón Ayudante situado a la derecha:

De modo que aparece el asistente anterior, ahora con la opción Modificar INFORME de asistente:

Con lo que volveremos a recorrer los pasos del Asistente anterior, añadiendo nuevas áreas, campos, filtros, agrupaciones y ordenaciones, si es necesario. Si el INFORME no ha sido generado con el Asistente, tendré que modificarlo de otro modo: Para modificar un INFORME de este tipo, lo seleccionaré y pulsaré Botón derecho ->Modificar, o

seleccionando un INFORME, y pulsando el botón Editar situado a la derecha:

Página 247


Al intentar modificar un INFORME, si éste fué generado con el Asistente, me encontraré con esta advertencia:

Si contestamos que sí a esta pantalla, se abrirá la ventana del Editor de INFORMEs, que sirve para modificarlo:

Vamos a describir a continuación las diferentes partes de este editor.

Página 248


EL EDITOR DE INFORMES Es una herramienta especializada, un entorno visual de creación de INFORMEs, al estilo del entorno incluido en aplicaciones como MS Access. Podemos acceder a él al seleccionar un INFORME, y pulsar el botón Editar situado a la derecha, o con Botón derecho -> Modificar:

Si hago doble ‘clic’ en cualquiera de los títulos de columna que aparecen arriba, veré el Tipo de Celda es un Texto Personalizable, que presenta estas Propiedades de Celda:

Página 249


Podemos cambiar aquí el tamaño y color de la letra, así como el Texto Personalizado que será el que aparezca en el INFORME. Si hacemos doble ‘clic’ sobre cualquiera de los campos que aparecen debajo, aparecerá este otro cuadro, que indica que el Tipo de Celda es Dato Campo, y podré elegir, en el desplegable que aparece debajo, el campo o columna a mostrar en el INFORME.

Página 250


Puedo cambiar si lo deseo, en Campo de Celda, el campo o columna a mostrar en esa celda:

También podemos en este cuadro cambiar otras propiedades, que afectan al INFORME entero:

En la pestaña Fuente, que se refiere a la fuente de datos (no al tipo de letra), puedo elegir opciones de agrupación y ordenación, así como establecer o quitar Saltos de página, y añadir filtros. Podría decirse que es la pestaña más importante, en cuanto a la salida de datos que mandamos al INFORME:

Página 251


Las opciones de renglón permiten cambiar la altura y fondo de color de los renglones del INFORME, así como filtrar los datos que muestran:

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ADICIÓN DE LOGOTIPOS, ENCABEZADOS, PIES E IMÁGENES DE FONDO Podemos utilizar aquí el botón Imagen de Fondo para colocar una imagen de fondo:

Aquí utilizamos el botón Cargar de la derecha, para cargar la imagen, que será una imagen tenue, una especie de Marca de agua. Si aceptamos, y previsualizamos el INFORME con el botón correspondiente, que aparece arriba a la izquierda:

El INFORME tendrá este aspecto, con la imagen de marca de agua colocada como imagen de fondo:

Página 253


Así mismo, podemos añadir un logotipo en la cabecera, añadiendo un encabezado a través de la pestaña INFORME-> Configuración de página -> Encabezados

Pinchamos en la sección central, y vamos al botón Imagen, imagen en el encabezado:

Página 254

de la parte inferior, para añadir una


En este cuadro, vamos a Origen de la Imagen -> Examinar

Enlazamos y escalamos la imagen del logotipo, de este modo:

Si lo situamos en la sección central del encabezado, tendrá este aspecto:

Página 255


Página 256


PRACTICA VII – IMPORTACION Y EXPORTACION A PROJECT Y EXCEL IMPORTACION DE PROYECTOS DE MS PROJECT Primavera es capaz de realizar una importación completa de un proyecto realizado en Ms Project, incluso con recursos y Asignaciones de recursos.

A continuación, escogemos los datos a importar. La primera opción es la más usada, ya que importa todo el proyecto. Las otras son importaciones parciales. Pulsamos Siguiente:

Página 257


Aquí escogeremos, a través del botón Seleccionar, los archivos a importar.

En Accion Importar, escogemos ahora la acción a realizar. Podemos Crear un Nuevo Proyecto, Añadir en un proyecto existente, o reemplazarlo con los datos a importar. Escogemos la primera de las tres opciones y pulsamos Siguiente:

Página 258


La siguiente pantalla me pide que escoja una Plantilla de Importación, o , su defecto, utilizar una nueva, sobre la marcha:

Conviene crear una plantilla con parámetros personalizados de importación, ya que sólo así podremos controlar el resultado de la importación, evitando sorpresas. Para ello podemos utilizar el botón Añadir o el botón Modificar si queremos modificar la plantilla por defecto, denominada nuevo. Si quiero modificar la plantilla de importación, utilizaré el botón correspondiente, Modificar. Aparece esta pantalla, que permite escoger Parámetros de importación de la plantilla, divididos en cinco categorías:

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La primera categoría, General, permite escoger la moneda a utilizar en el proyecto importado, además de permitirnos decidir si queremos Calcular programa (actualizar proyecto) después de importar, y decidir a qué nivel de nuestra WBS queremos anclar el proyecto importado.

La siguiente categoría, Actividad, permite escoger cómo importamos las Actividades, y cómo transferimos el código (ID) de tarea de MS Project a código (ID) de actividad de Primavera.

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El siguiente cuadro, Recurso, permite controlar la importación de recursos, escogiendo si queremos importar el código (ID) del recurso y a donde queremos importarlo, y decidir si conservamos o sustituimos recursos existentes en caso de conflicto al importar.

La pestaña Libretas de Notas, permite incluso elegir el destino en Primavera de las notas asociadas a las tareas, en la Información de la Tarea de MS Project.

La última pestaña, Mapeos personalizados de campos, a la que accedemos con los botones de desplazamiento, permite diseñar las equivalencias entre campos de Primavera, en primer lugar, y MS Project, en segundo lugar.

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Una vez realizados todos los cambios en la plantilla, podemos guardarla con el nombre IMPORTACIÓN MS PROJECT, con lo que quedará lista para ser utilizada:

Al pulsar el botón Siguiente, aparecerá la última pantalla del asistente, que muestra un informe de datos a importar:

Si pulso en esta pantalla el botón Finalizar, importaré finalmente los datos:

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Página 263


Si retornamos a la pantalla Proyectos con el botón correspondiente de la barra Directorio, veremos el nuevo proyecto en nuestra EPS

De modo que podremos abrirlo situándonos sobre él, a través de botón derecho -> Abrir Proyecto, y acto seguido pulsar el botón Actividades, para ver las actividades del nuevo proyecto:

Página 264


EXPORTACIÓN DE PROYECTOS A MS PROJECT Podemos exportar todo el proyecto actual a MS Project, con la opción Archivo -> Exportar

de modo que aparecerá la ventana Home, de forma que veré este cuadro superpuesto sobre ella:

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Aquí seleccionaré el formato habitual de MS Project, que es de extensión MPP:

Si pulsamos el botón Siguiente, podremos elegir entre exportar el proyecto, con o sin recursos, o solamente los recursos:

Finalmente, tras pulsar otra vez siguiente, veremos la pantalla que permite escoger, de los proyectos abiertos, los que queremos exportar:

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Curiosamente, al pulsar siguiente, aparece la misma ventana Plantilla que vimos en el apartado anterior de Importación de MS Project. La plantilla, que configuramos antes, utilizada para importar de MS Project, será la misma que utilicemos para la exportación a esa aplicación:

Tras pulsar Siguiente, aparecerá la última pantalla, de confirmación. Si pulsamos Terminación, ejecutaremos el proceso de exportación:

De modo que aparecerá esta barra de progreso:

Página 267




Página 268


IMPORTACIÓN DE PROYECTOS GENERADOS EN EXCEL Si tenemos un proyecto generado en Excel, podemos importarlo también a Primavera, con la opción XLS (Spreadsheet) que aparecía en la pantalla anterior de importación: Supongamos el proyecto anterior, denominado EJEMPLO.xls, generado en Excel de esta manera. Realmente, este proyecto se ciñe a la estructura de datos marcada por la plantilla de exportación que se usa para exportar datos de Primavera a Excel. Es la única forma de asegurar una importación correcta.

Para importarlo en Primavera, vamos al menú Archivo -> Importar,

Página 269


Si queremos importar un proyecto generado en Microsoft Excel, escogemos en este cuadro la cuarta opción Spread Sheet – (XLS)

Si pulsamos el botón Siguiente, veremos esta pantalla, que me permite escoger el fichero de Excel a importar, a través del botón puntos suspensivos

que aparece:

Página 270


Escogemos el siguiente fichero:

Y comprobamos que está correctamente seleccionado en este cuadro. Pulsamos a continuación el botón Siguiente:

Página 271


Si el formato de datos procedente de Excel no es compatible con Primavera, nos encontraremos con un mensaje, en inglés, que nos advierte de ello, como es éste:

En caso contrario, veremos esta pantalla, que habla de importación posible, al ser compatible la hoja con Primavera. Marcamos la única opción disponible en este caso, ya que se trata de un listado de Actividades:

Vemos, en el cuadro que aparece a continuación, la acción por defecto Update Existing Project, que habla de actualizar el proyecto con los datos a importar:

Página 272


Página 273


Pulsamos a continuación el botón de puntos suspensivos, que aparece bajo Importar A, para elegir el proyecto destino para la importación de datos. Por defecto, se abre un cuadro con el proyecto abierto en este momento, para que lo seleccionemos haciendo doble ‘clic’ sobre él.

Al pulsar, tras escoger el fichero destino, el botón siguiente, aparece la última pantalla de este asistente, que permite revisar la ruta del fichero a importar:

Si pulsamos el botón Terminación, el fichero acabará importándose, mostrándose al final de todo este mensaje de confirmación:

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EXPORTACION DE PROYECTOS A EXCEL Una vez creados los campos en la vista anterior, podemos volver a exportar la tabla creada a Excel, para pegar los datos en esta tabla y realizar las operaciones necesarias, y finalmente retornar a Primavera. Para ello, utilizamos Archivo -> Exportar>

Si queremos exportar un proyecto a Microsoft Excel, escogemos en este cuadro la cuarta opción Spread Sheet – (XLS), y pulsamos el botón Siguiente:

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Aquí decidiré que tipo de datos deseo exportar. Puedo seleccionar varias áreas de información, o todas a la vez, pulsando a continuación el botón Siguiente:

Podemos seleccionar los proyectos abiertos que deseemos, de modo que confirmamos aquí los datos a exportar:

Página 276


Debo seleccionar a continuación una plantilla específica de exportación a Excel. Estas plantillas difieren de las anteriores, que servían únicamente para MS Project. Si quiero crear una plantilla nueva, pulsaré Añadir: Si quiero ver o modificar la plantilla de exportación a Excel, pulsaré el botón Modificar:

Vemos las diferentes áreas de información, que coinciden con las anteriormente escogidas. Puedo configurar cada área por separado. Si vamos a la pestaña Columnas, podremos escoger las columnas a exportar en cada una de las categorías:

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Así mismo, podremos escoger uno o varios filtros de selección entre los existentes:

Incluso podemos ordenar la información a listar por uno o varios campos, escogiendo el campo de ordenación en Nombre de campo y el tipo de ordenación, ascendente o descendente, a través de Secuencia de Orden:

Una vez perfilada la plantilla de exportacion, pulsamos Siguiente, y decidimos cual sera el nombre y ubicacion del fichero a exportar

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Aparece esta pantalla de confirmacion

Y esta otra…

El aspecto del fichero exportado en Excel sera este

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