Plan Institucional De Archivos 416516
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2015 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRES SOCIAL DEL ESTADO
RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
Actualizado por: Luz Heidy Montoya Rojas. Técnico istrativo en Gestión Documental
CÓDIGO: GI.GI1.151.42.1.F-16
Versión: 1 Fecha de aprobación: 16/12/2015
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Aprobado por: Javier Arévalo Tamayo Cargo: Gerente E.S.E. Oriente
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INTRODUCCION la Red de Salud del Oriente es una Empresa Social del Estado, creada por acuerdo 106 de 2003 del Concejo Municipal de Santiago de Cali, para la prestación del servicio esencial de salud, que se rige por las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, leyes 100 de 1993, 1122 de 2007, 1438 de 2011 y sus decretos reglamentario, por la ley Estatutaria 1751 de febrero 16 de 2015, “por la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” así como por las demás normas de ley que regulan la gestión istrativa y de prestación de servicios de las empresas del Estado que le sean aplicables. Tras el continuo crecimiento de la entidad en los aspectos mencionados creció también su enfoque en la gestión documental de la misma y nace la necesidad también de este proyecto denominado Plan Institucional de Archivos. El cual sale del análisis DOFA que se hace en el mismo y del diagnóstico de archivos que se ha venido generando a través de las continuas auditorías internas y externas a la institución. A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de la E.S.E y teniendo como referente el presente plan, se priorizan las necesidades a satisfacer y se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que no pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta de necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las necesidades financieras de los mismos. Finalmente se presentarán las herramientas de medición y la priorización de necesidades para así hacer un seguimiento y control de la ejecución. Es así como se pretende dar solución con la ejecución de este Plan Institucional de Archivos a la problemática en materia de archivística que se va generando en los archivos de gestión y que decanta en un problema al momento de la transferencia al archivo central. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS) A partir del continuo trabajo del coordinador de gestión documental, en los procesos de capacitación de personal, seguimiento a los archivos de gestión, auditorias de control interno, auditorias de los entes de control y seguimiento al plan de mejoramiento, se establecen pues los puntos a mencionar. 2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA 2.1.1.1 ISTRATIVAS •
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal.
•
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental.
•
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
•
A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve articulado al Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto al manejo de las Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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responsabilidades de la istración de archivo (central y de gestión) encontrándose inexistente en la práctica. •
Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
•
Dada las características del SIGA, el comité de archivo dispone de poco tiempo para la istración y toma de decisiones en materia de gestión documental.
•
Los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica por presentar conceptos como de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura afianzada por los cargos directivos parcialmente.
•
Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de gestión.
2.1.1.2 PERSONAL •
Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de organización de archivos, tanto en gestión como en central en ciertas dependencias identificadas; Jurídica, archivo central, historias clínicas y proceso asistencial.
•
Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria con la organización de su archivo gestión ocasionando retrasos en la conformación de la etapa activa de los expedientes.
2.1.1.3 ESPACIO •
Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento de los archivos. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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•
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
•
Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la documentación.
2.1.1.3 PRESUPUESTO •
Existe por inversión un proyecto para digitalización del archivo central pero no hay uno independiente para las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con recursos este proyecto y solo se asigna un presupuesto para cajas de archivo por valor de 4.000.000.
2.1.1.3 ARCHIVISTICAS •
El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas dependencias en ciertos aspectos y se requiere que en la istración de los archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos.
•
Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos archivos de gestión.
•
Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.
•
Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones que requieren, pudiendo ser estas gestionadas a través de los correos electrónicos, lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de documentación.
2.1.1.4 NORMALIZACION
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•
La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos terminológicos y la circular externa 003 de 2015 del AGN y tener en cuenta la realidad productora en gestión documental de las dependencias.
•
Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención documental.
•
Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de gestión.
•
Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión documental pero hace falta su documentación integral, dado que se tienen hacer funciones que no son correspondientes a la de gestión documental, como por ejemplo el seguimiento a la codificación de las comunicaciones que generan los funcionarios.
•
Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión no están siendo tenidos en cuenta por los funcionarios, estos son capacitados pero deben de entender que la consulta de los manuales y guías es constante por la continua afluencia y aplicación de procesos institucionales que generan sobrecarga de funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos e involuntarios.
•
Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de ventanilla única para dejar bien detallado los fines y funciones que le corresponde a cada guía, manual o procedimiento.
DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO •
Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso no es suficiente para desarrollar las actividades propias del mismo, esto teniendo en cuenta que el líder del proceso tiene a su cargo diversas funciones que impiden en ocasiones la concentración en labores relacionadas netamente con gestión documental. El líder del proceso tiene a su cargo responsabilidades adicionales como: Responsabilidad sobre la unidad de correspondencia y coordinación de archivo de Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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historias clínicas. •
Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de implementación de la ley general de archivo en los archivos de gestión, el particular considera que estos deben ajustarse de mejor forma a la normatividad vigente. Algunos dueños de proceso y colaboradores de la institución no han acatado las directrices y disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000.
•
Algunas de las falencias encontradas en los archivos verificados de gestión son las siguientes: • No utilización del rotulo de gestión documental • No se sigue orden cronológico • Se tiene dos o más vigencias en el mismo legajo sin considerar el cierre de año. • Se encuentran documentos archivados al revés • Archivos de gestión sin utilización de carpetas colgantes • Utilización de AZ en unidades funcionales como estadística y sistemas • Falta de colocación de fechas extremas • Algunos archivos de gestión reposan sobre escritorios o muebles ante la ausencia de archivadores.
•
Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de verificación de archivos de gestión sin embargo no existe evidencia de las mismas, estas visitas carecen de programación, documentación y periodicidad.
•
Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución depende directamente de la Coordinación de archivo, el particular considera que este archivo debe ser responsabilidad del Área estadística.
•
Soportes enviados por proveedores: Los soportes enviados por proveedores como el laboratorio clínico, carecen de procesos documentales, se evidencian facturas y soportes enviados por dicho proveedor que deben ser procesados en su totalidad por los colaboradores de la E.S.E para proceder a archivar estos de forma correcta, es de vital importancia considerar que los proveedores generan entradas a nuestros procesos y estas deben cumplir de igual forma con los requisitos de ley. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reproceso y traumatismos al interior de nuestra Institución.
2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA •
Se puede evidenciar que el 90% de los líderes de proceso están capacitados por lo que solo es necesario un seguimiento en auditoria interna y dejar plan de mejoramiento.
•
La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la consecución de la información en medios electrónicos y la socialización de esta, es más fácil, gracias a la metodología en google drive establecida con mecanismos documentados y con los niveles de seguridad necesarios.
•
La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de comunicación interno facilitando la fluidez de la información.
•
La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y articulados con la normatividad general.
•
El archivo central se le hace inventario anualmente, cada que ingresan las transferencias documentales.
•
Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para desarrollar el proceso de gestión documental en la institución.
•
La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su ajuste a la norma.
•
Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.
FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO •
Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de recepción, radicación, distribución y conservación de documentos en la Unidad de Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos estandarizados han permitido el funcionamiento eficiente de la unidad funcional, los mecanismos facilitan el manejo responsable de la documentación. •
Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la dependencia denominada archivo ha logrado organizar y clasificar gran cantidad de información de vigencias anteriores que eran responsabilidad de istraciones pasadas, el desorden istrativo que imperaba en el archivo central y en los archivos de gestión ha sido remplazado por buena organización.
•
Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el archivo permiten en la actualidad que cualquier servidor o ciudadano consulte de forma efectiva la memoria istrativa e histórica de la Institución.
•
Talento humano: El talento humano que posee el proceso para desarrollar las actividades propias es idóneo, comprometido y demuestra buenos resultados en la gestión.
•
Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y gestión en torno a la actividad denominada asesoría a los colaboradores en materia de gestión documental.
•
a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión y de archivo central es de fácil , no se evidenciaron talanqueras u obstáculos a la consulta de documentación esto es de vital importancia de cara al buen gobierno y a la transparencia istrativa.
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Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos documentados realizados de acuerdo a las necesidades de las actividades desarrolladas en el proceso han permitido mejorar la efectividad del mismo. • Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es un requisito fundamental de la ley 594 de 2000, esta debe ser actualizada.
•
Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los colaboradores de la institución en materia de gestión documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y recepcionados funciona de manera organizada, los mecanismos para cumplir con las necesidades de este procedimiento son acordes.
•
Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo relacionado con la producción de documentos, a pesar de tener una estructura organizacional compleja se puede evidenciar que los documentos producidos cumplen con los principios de estandarización y normalización.
•
Transferencias documentales: Se pudo evidenciar que las diferentes unidades funcionales de la Institución realizan el proceso de transferencia documental.
2.1.3 OPORTUNIDADES
•
La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación la empresa externa a los mecanismos cero papel.
•
No es necesaria la asesoría externa para adelantar o implementar el sistema de gestión documental por su grado de avance en la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E.
•
El área de gestión documental por su grado de madurez, capacita y asesora a empresas del sector en materia de Política Cero Papel y lo concerniente a normatividad; casos como empresas de la región.
2.1.4 AMENAZAS •
Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento cuales son insuficientes al largo plazo.
de archivo los
•
Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para asumir la responsabilidades de la gestión documental.
•
Posible reestructuración istrativa Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Rotación constante de personal que no permite establecimiento del proceso ni mejora continua en seguimiento del ciclo PHVA.
2.2 EJES ARTICULADORES •
Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución y medir el impacto de las mismas.
istración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos. a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y a trámites y servicios. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica e seguridad informática. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión. 2.3 ASPECTOS CRITICOS Figura 1. Tabla de aspectos críticos y ejes articuladores.
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Fuente: Manual PINAR, Archivo General de la Nación.
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Analizando la situación y agrupando los aspectos en la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. se concluye: TABLA 1: Aspectos críticos y riesgos, Fuente: Coordinador de gestión documental. # ASPECTO CRITICO RIESGO Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de 1 socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión 2 documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión 3 documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
Políticas y actos istrativos que se quedan en el papel y que solo se comunican en un mínimo porcentaje si se socializa, si bien la socialización es importante, debe ser fuente continuada de consulta ya que para eso son elaboradas
Pérdida o demora en la consecución de la información por falta de control que genera desorganización y caos visual
Perdida de la información de la dependencia y la no creación de sentido de pertenencia frente al nuevo funcionario de área
4 Los procesos istrativos presentan vacíos Uso de espacios innecesarios y de poca Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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en cuanto a la identificación del flujo de fluidez para encontrar la información documentos en especial para el manejo de las relevante. copias, normatividades o documentos personales. Insuficiente espacio para las áreas de archivo Sobrecosto por pérdida o no ubicación 5 de gestión para el almacenamiento de los de la información. archivos. Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas Pérdida de la información institucional y 6 para custodiar la información producida y de la eficiencia en la consecución de la transferidas por las dependencias. misma
Por otro lado se realizó un diagnóstico a la situación actual de la E.S.E sobre la gestión Documental y se tomará como referencia esta encuesta: TABLA 2: Encuesta de situación actual. Fuente: Coordinador de Gestión Documental. NO 1. ISTRACION DE ARCHIVOS EXISTE EXISTE PORQUE? Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos 1.1 X istrativos, legales, funcionales y técnicos, se cuentan con todos los instrumentos 1.2 archivísticos socializados e X FALTA EL PINAR(este implementados. documento) se cuenta con procesos de 1.3 seguimiento, evaluación y mejora para X la gestión documental. se tiene establecida la política de 1.4 X gestión documental. los instrumentos archivísticos 1.5 involucran la documentación X electrónica, 1.6 Se cuenta con procesos y flujos
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1.7
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1.9
1.10.
documentales normatizados y medibles. se documentan procesos o actividades de gestión de documentos. se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo, el personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo, TOTAL 2. A LA INFORMACIÓN
Se cuenta con políticas que garanticen 2.1 la disponibilidad y accesibilidad de la información. se cuenta con personal idóneo y suficiente para 2.2 atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos. se cuenta con un esquema de comunicación en la 2.3 entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
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POCO ESPACIO EN ARCHIVO
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X 7 EXISTE
POCA APROPIACION PRESUPUESTAL
3 NO EXISTE PORQUE?
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2.4
2.5
2.6
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2.8
2.9
2.10.
se cuenta con un esquema de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación. se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos, el personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la istración de la información de la entidad. se ha establecido la caracterización de s de acuerdo a sus necesidades de información, se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel, se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GELse cuenta con canales(locales en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano TOTAL
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3. PRESERVACION DE LA INFORMACIÓN EXISTE se cuenta con procesos de herramientas normalizados para la 3.1 preservación y conservación a largo plazo de los documentos. se cuenta con un esquema de 3.2 metadatos, integrado a ostros sistemas de gestión,
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3 NO EXISTE PORQUE?
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3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8 3.9 3.10.
se cuenta con archivos centrales e históricos la conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, istrativos y técnicos que le aplican a la entidad se cuenta con un sistema integrado de conservación SICse cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final. se tiene implementados los estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos. se cuenta con esquema de migración y conversión normatizados se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio,
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SOLO CENTRAL
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LA FISICA PRESENTA COMPLICACIONES A LARGO PLAZO
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7 3 TOTAL 4. ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE NO EXISTE SEGUIRIDAD EXISTE PORQUE? se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que 4.1 respaldan la seguridad, usabilidad, X accesibilidad, integridad y autenticidad de la información, 4.2 se cuenta con herramientas
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4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
tecnológicas, acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos, se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros. se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios de contenidos orientados a gestión de los documentos, las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico, cumpliendo con los procesos establecidos se encuentra estandarizada la istración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas, se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano, que le permita la participación e interacción,
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se cuenta con modelos para la 4.9 identificación, evaluación y análisis de riesgos, se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso 4.10. humano, al entorno físico y electrónico, al y los sistemas de información. TOTAL
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5 5.6 5.7
5.8
Versión: 1 Fecha de aprobación: 16/12/2015
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X
X
10
5. FORTALECIMINETO Y ARTICULACIÓN EXISTE la gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión, se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad. se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad, se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales. se tiene implementadas acciones para la gestión del cambio, se cuenta con procesos de mejora continua. se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad,
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0 NO EXISTE PORQUE?
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se tienen identificados los roles y 5.9 responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos, la alta dirección está comprometida 5.10. con el desarrollo de la función archivística de la entidad,
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X
X
ALINEACION DEL PRESUPUESTO
DILIGENCIADA POR: COORDINADOR DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO DE 2015 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS.
Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación (tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR)
El responsable de la gestión documental confrontó cada uno de los aspectos críticos con los criterios de evaluación de los 5 ejes articuladores propuestos por el Archivo General de la Nación, de la siguiente manera. Figura 2. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%
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TABLA 3. Aspectos críticos vs ejes articuladores. Fuente. Coordinador gestión documental. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300% -
El resultado final de la matriz de prioridades de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali fue el siguiente: TABLA 4. Matriz de prioridades, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. Vista óptima: aumentar zoom al 140% Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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EJES ARTICULADORES #
1
2
3
5
8
ASPECTOS PRESERVACION DE TECNOLOGICOS Y LA INFORMACION DE SEGURIDAD
ISTRACION DE ARCHIVOS
A LA INFORMACION
6
8
2
8
10
34
8
5
3
4
10
30
5
6
2
5
10
28
8
5
4
6
10
33
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
2
1
4
5
10
22
TOTAL POR EJE ARTICULADOR
29
25
15
28
50
147
ASPECTO CRITICO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
FORTALECIMIENTO TOTAL POR Y ARTICULACION ASPECTO CRITICO
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:
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TABLA 5, Total por ASPECTO CRÍTICO, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. #
1
2
3
4
5
ASPECTO CRITICO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
TOTAL POR ASPECTO CRITICO
34
33
30
28
22
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TABLA 6, Total por EJE ARTICULADOR, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. EJES ARTICULADORES #
ASPECTO CRITICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
ISTRACION DE ARCHIVOS
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
A LA INFORMACION
PRESERVACION DE LA INFORMACION
TOTAL SOLUCIONES DIRECTAS
TOTAL POR EJE ARTICULADOR
50
29
28
25
15
147
4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la tabla 5 y 6 teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 34 y se priorizaron 5 con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de la Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS. A partir de la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. formula el siguiente plan estratégico: La RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E establecerá mecanismos de medición y cumplimiento de los actos istrativos que se emana la alta gerencia a través de los procesos de auditoría, seguimiento, control y planeación y de esto se desprenderá las respectivas felicitaciones o sanciones que diera el cumplimiento o incumplimiento de estos. La vinculación y desvinculación de los funcionarios tendrá un protocolo para el procedimiento que en caso contrario repercutirá en investigaciones penales y de liquidación hasta no normalizar la correcta entrega del puesto de trabajo y de los activos tanto de información como de propiedad, planta y equipo. Los respectivos informes de los diferentes procesos que decanten en una falta de apropiación de los archivos de gestión decantará en el respectivo llamado de atención a la hoja de vida del funcionario o por el contrario de tratarse de personal contratista, se hará comunicación oficial transmitiendo la falta grave en la que está incurriendo la prestación del servicio a través de los diferentes líderes de procesos para que hagan su respectivo seguimiento y control informando en todo momento la situación istrativa de la observación. La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado. TABLA 7, Objetivos vs aspectos críticos FUENTE: Coordinador de gestión documental. #
ASPECTO CRITICO
OBJETIVO
1
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal.
Hacer el seguimiento de los diferentes procesos a través de los informes y seguimientos que hacen niveles estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo.
2
Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
Ejecutar una jornada de capacitación, auditoría y control por parte del coordinador de gestión documental.
3
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental.
Ejecutar una auditoría de gestión documental para identificar a los líderes de procesos que en su gestión no aplican los controles establecidos en los manuales del proceso documental.
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4
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
5
Alinear las necesidades de infraestructura y tecnológica con la ejecución presupuestal 2016 para garantizar la adecuación física y de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo adecuación de los espacios central y de gestión en algunas áreas para custodiar físicos necesarios y de los la información producida y transferidas por las mecanismos que ayuden a dependencias. optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.
Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia istrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado.
A partir de lo anterior, la E.S.E identifico los planes y proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información: Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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TABLA 8, PLANES Y PROYECTOS, FUENTE: Coordinador de gestión documental. PLANES Y # ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PROYECTOS ASOCIADOS 1 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay Hacer el Auditoría adopción, seguimiento o articulación de las seguimiento de los interna, políticas o actos istrativos emitida por la diferentes procesos Sistema de alta gerencia por motivos como, falta de a través de los gestión de socialización, cultura laboral, apropiación informes y calidad. desde la alta gerencia, sobrecarga de seguimientos que Balance Score funciones, falta de seguimiento, evaluación de hacen niveles Card indicadores y rotación de personal. estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo. 2 Los procesos istrativos presentan Ejecutar una PIC, auditoría vacíos en cuanto a la identificación del flujo de jornada de interna. documentos en especial para el manejo de las capacitación, Sistema de copias, normatividades o documentos auditoría y control gestión de personales. por parte del calidad. coordinador de Balance Score gestión Card documental. 3 Falta de apropiación hacia el archivo de Ejecutar una Auditoría gestión como recurso propio del funcionario y auditoría de gestión interna. se percibe un concepto errado de documental para Sistema de responsabilidad en materia de gestión identificar a los gestión de documental lo que repercute en el letargo de líderes de procesos calidad. la organización documental y solo surte este que en su gestión Balance Score efecto al momento de la transferencia no aplican los Card documental. controles establecidos en los manuales del proceso documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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5
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
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Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia istrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado. Insuficiente espacio en el largo plazo para el Alinear las archivo central y de gestión en algunas áreas necesidades de para custodiar la información producida y infraestructura y transferidas por las dependencias. tecnológica con la ejecución presupuestal 2016 para garantizar la adecuación física y de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que
Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
Plan de compras, plan operativo anual de inversiones, proyecto de modernización de la gestión.
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ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS Para la formulación de proyectos la alta gerencia tendrá en cuenta una metodología interna de la siguiente manera: • • • • N
Nombre del plan o proyecto. Responsable del Plan o Proyecto. Actividades y su tiempo de ejecución. Responsable de la actividad. Indicadores del plan o proyecto.
NOMBRE: MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL OBJETIVO: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión documental Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Alcance: este plan incluye la valoración, mejoramiento y dotación de la infraestructura y elementos tecnológicos del archivo y sus depósitos. RESPONSABLE: Alta gerencia
TABLA 9, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. FECHA FINAL ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA ESTRATEGIA OBSERVACIONE Identificar las Alta gerencia mejoras estudios a realizar en la 10/11/2015 y diseños infraestructura presupuestar la Alta gerencia estudios y inversión a diseños 10/11/2015 realizar FECHA FINAL ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA ESTRATEGIA OBSERVACIONE Estudiar Alta gerencia estudios 10/06/2015 posibles y traslados de diseños oficina Mejorar las condiciones de los depósitos
Estudiar y establecer mecanismos tecnológicos para la mejora de la gestión documental electrónica
2016 Alta gerencia
Alta gerencia
10/11/2015
Estudios de convenienci a y gestión de proyectos.
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Presentar el proyecto a la alta dirección
oficina de planeación
11/11/2015
Disponibilidad presupuestal
Alta gerencia y presupuesto
20/02/2016
Realizar el proceso de contratación
contratación
CÓDIGO: GI.GI1.151.42.1.F-16
Versión: 1 Fecha de aprobación: 16/12/2015
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proyecto MGA
manual de 01/03/2016 30/06/201 contratació 6 n
Supervisar la adecuación de la infraestructura y del componente tecnológico.
INDICADORES Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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TABLA 10, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. INDICADOR ESTUDIO DE LOCACI ONES Mejorar las Condiciones de infraestructura y componente tecnológico
INDICE
SENTIDO
META
Áreas/interveni creciente da
50 %
área o situación analizada/área creciente o situación mejorada
70 %
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA Para la creación del mapa de ruta, la RED DE SALUD DEL ORIENTEE.S.E tuvo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa: TABLA 11, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental.
Plan o proyecto Tiempo
Co rto pla zo (1 2015
Mediano plazo (1 a 4 años)
2016
2017
2018
2019
Largo plazo 2020
2021
2022
2023
2024
Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
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2025
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Auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Plan de compras, plan operativo anual de inversiones, proyecto de modernización de la gestión. Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. La alta gerencia estable un cuadro de control básico para la medición de los objetivos propuestos, los mismos pueden aumentar según las necesidades de la entidad. TABLA 11, Cuadro de seguimiento y control, FUENTE: Coordinador de gestión documental. MEDICION TRIMESTRAL PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Proyecto de mejoramiento de sede istrativa( Adecuación archivo)
INDICADORES
ESTUDIO DE LOCACIONES
META TRIM ESTR AL
1
2
3
4 GRAFICO
OBSERVAC IONES
%
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PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card. Proyecto de dotación de elementos de oficina y adquisición de software,
PERSONAL CAPACITADO
%
EQUIPOS ADQUIRIDOS
%
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9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Los objetivos establecidos para cumplir con la política de gestión documental de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali 1. Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión Documental. 2.
Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión.
3.
Establecer los programas específicos para los archivos de gestión.
4.
Formular procesos de gestión documental.
5. Actualizar las tablas de Retención Documental, al igual que los inventarios documentales. 6.
Formular políticas para la preservación de la información.
7.
Mejorar las condiciones de almacenamiento en los archivos.
8. Capacitar a los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali en temas de gestión documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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9.
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Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
10. Determinar y adquirir una herramienta tecnológica para la gestión Documental y de digitalización del patrimonio documental de la E.S.E. 10. BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR (2014), PINAR SABANALARGA ANTIOQUIA, Página WEB.
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RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRES SOCIAL DEL ESTADO
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Actualizado por: Luz Heidy Montoya Rojas. Técnico istrativo en Gestión Documental
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Aprobado por: Javier Arévalo Tamayo Cargo: Gerente E.S.E. Oriente
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INTRODUCCION la Red de Salud del Oriente es una Empresa Social del Estado, creada por acuerdo 106 de 2003 del Concejo Municipal de Santiago de Cali, para la prestación del servicio esencial de salud, que se rige por las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, leyes 100 de 1993, 1122 de 2007, 1438 de 2011 y sus decretos reglamentario, por la ley Estatutaria 1751 de febrero 16 de 2015, “por la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones” así como por las demás normas de ley que regulan la gestión istrativa y de prestación de servicios de las empresas del Estado que le sean aplicables. Tras el continuo crecimiento de la entidad en los aspectos mencionados creció también su enfoque en la gestión documental de la misma y nace la necesidad también de este proyecto denominado Plan Institucional de Archivos. El cual sale del análisis DOFA que se hace en el mismo y del diagnóstico de archivos que se ha venido generando a través de las continuas auditorías internas y externas a la institución. A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental de la E.S.E y teniendo como referente el presente plan, se priorizan las necesidades a satisfacer y se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución.
Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que no pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta de necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las necesidades financieras de los mismos. Finalmente se presentarán las herramientas de medición y la priorización de necesidades para así hacer un seguimiento y control de la ejecución. Es así como se pretende dar solución con la ejecución de este Plan Institucional de Archivos a la problemática en materia de archivística que se va generando en los archivos de gestión y que decanta en un problema al momento de la transferencia al archivo central. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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2. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS) A partir del continuo trabajo del coordinador de gestión documental, en los procesos de capacitación de personal, seguimiento a los archivos de gestión, auditorias de control interno, auditorias de los entes de control y seguimiento al plan de mejoramiento, se establecen pues los puntos a mencionar. 2.1.1 DEBILIDADES COORDINACION DEL AREA 2.1.1.1 ISTRATIVAS •
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal.
•
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental.
•
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
•
A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso no se ve articulado al Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto al manejo de las Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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responsabilidades de la istración de archivo (central y de gestión) encontrándose inexistente en la práctica. •
Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
•
Dada las características del SIGA, el comité de archivo dispone de poco tiempo para la istración y toma de decisiones en materia de gestión documental.
•
Los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica por presentar conceptos como de que, “si no es en papel no es importante, por ende no lo va a leer”, cultura afianzada por los cargos directivos parcialmente.
•
Existen vacíos funcionales y de responsabilidades en materia de archivos de gestión.
2.1.1.2 PERSONAL •
Insuficiente personal por contrato o planta para desarrollar las tareas de organización de archivos, tanto en gestión como en central en ciertas dependencias identificadas; Jurídica, archivo central, historias clínicas y proceso asistencial.
•
Se da capacitación al personal pero este no genera la retroalimentación necesaria con la organización de su archivo gestión ocasionando retrasos en la conformación de la etapa activa de los expedientes.
2.1.1.3 ESPACIO •
Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión para el almacenamiento de los archivos. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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•
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
•
Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la documentación.
2.1.1.3 PRESUPUESTO •
Existe por inversión un proyecto para digitalización del archivo central pero no hay uno independiente para las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con recursos este proyecto y solo se asigna un presupuesto para cajas de archivo por valor de 4.000.000.
2.1.1.3 ARCHIVISTICAS •
El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en algunas dependencias en ciertos aspectos y se requiere que en la istración de los archivos de gestión se incluyan actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios, transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos.
•
Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos archivos de gestión.
•
Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.
•
Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las comunicaciones que requieren, pudiendo ser estas gestionadas a través de los correos electrónicos, lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de documentación.
2.1.1.4 NORMALIZACION
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•
La tabla de retención documental debe de ser ajustada según los bancos terminológicos y la circular externa 003 de 2015 del AGN y tener en cuenta la realidad productora en gestión documental de las dependencias.
•
Falta mayor capacitación y seguimiento en la aplicación de la tabla de retención documental.
•
Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de gestión.
•
Se debe articular el Sistema de Gestión de Calidad con el proceso de gestión documental pero hace falta su documentación integral, dado que se tienen hacer funciones que no son correspondientes a la de gestión documental, como por ejemplo el seguimiento a la codificación de las comunicaciones que generan los funcionarios.
•
Las herramientas de especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías para correspondencia, archivo central y archivos de gestión no están siendo tenidos en cuenta por los funcionarios, estos son capacitados pero deben de entender que la consulta de los manuales y guías es constante por la continua afluencia y aplicación de procesos institucionales que generan sobrecarga de funciones e inconsistencias en materia de gestión documental por errores humanos e involuntarios.
•
Se debe actualizar la Norma Fundamental en conjunto con el procedimiento de ventanilla única para dejar bien detallado los fines y funciones que le corresponde a cada guía, manual o procedimiento.
DEBILIDADES AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO •
Personal insuficiente: El auditor considera que el personal dispuesto en el proceso no es suficiente para desarrollar las actividades propias del mismo, esto teniendo en cuenta que el líder del proceso tiene a su cargo diversas funciones que impiden en ocasiones la concentración en labores relacionadas netamente con gestión documental. El líder del proceso tiene a su cargo responsabilidades adicionales como: Responsabilidad sobre la unidad de correspondencia y coordinación de archivo de Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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historias clínicas. •
Archivos de gestión: A pesar de los avances encontrados en materia de implementación de la ley general de archivo en los archivos de gestión, el particular considera que estos deben ajustarse de mejor forma a la normatividad vigente. Algunos dueños de proceso y colaboradores de la institución no han acatado las directrices y disposiciones establecidas en la ley 594 de 2000.
•
Algunas de las falencias encontradas en los archivos verificados de gestión son las siguientes: • No utilización del rotulo de gestión documental • No se sigue orden cronológico • Se tiene dos o más vigencias en el mismo legajo sin considerar el cierre de año. • Se encuentran documentos archivados al revés • Archivos de gestión sin utilización de carpetas colgantes • Utilización de AZ en unidades funcionales como estadística y sistemas • Falta de colocación de fechas extremas • Algunos archivos de gestión reposan sobre escritorios o muebles ante la ausencia de archivadores.
•
Controles del proceso (visitas de verificación): Se han efectuado visitas de verificación de archivos de gestión sin embargo no existe evidencia de las mismas, estas visitas carecen de programación, documentación y periodicidad.
•
Archivo de historias clínicas: El archivo de historias clínicas de la institución depende directamente de la Coordinación de archivo, el particular considera que este archivo debe ser responsabilidad del Área estadística.
•
Soportes enviados por proveedores: Los soportes enviados por proveedores como el laboratorio clínico, carecen de procesos documentales, se evidencian facturas y soportes enviados por dicho proveedor que deben ser procesados en su totalidad por los colaboradores de la E.S.E para proceder a archivar estos de forma correcta, es de vital importancia considerar que los proveedores generan entradas a nuestros procesos y estas deben cumplir de igual forma con los requisitos de ley. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Las deficiencias de los proveedores pueden ser generadoras de reproceso y traumatismos al interior de nuestra Institución.
2.1.2 FORTALEZAS COORDINACION DEL AREA •
Se puede evidenciar que el 90% de los líderes de proceso están capacitados por lo que solo es necesario un seguimiento en auditoria interna y dejar plan de mejoramiento.
•
La política cero papel ha generado un impacto positivo y considerable por lo que la consecución de la información en medios electrónicos y la socialización de esta, es más fácil, gracias a la metodología en google drive establecida con mecanismos documentados y con los niveles de seguridad necesarios.
•
La mayoría de la fuerza de trabajo ha asumido el nuevo mecanismo de comunicación interno facilitando la fluidez de la información.
•
La mayoría de los procesos documentales se encuentran documentados y articulados con la normatividad general.
•
El archivo central se le hace inventario anualmente, cada que ingresan las transferencias documentales.
•
Se encuentra establecido el PGD con todas las herramientas necesarias para desarrollar el proceso de gestión documental en la institución.
•
La institución presenta gestión e implementación en materia archivística y en su ajuste a la norma.
•
Se cuenta con espacios adaptables para los archivos de gestión.
FORTALEZAS AUDITORIA INTERNA DE CONTROL INTERNO •
Unidad de correspondencia: Se evidencia el buen manejo de los procesos de recepción, radicación, distribución y conservación de documentos en la Unidad de Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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correspondencia de la Institución, los procedimientos implementados y los formatos estandarizados han permitido el funcionamiento eficiente de la unidad funcional, los mecanismos facilitan el manejo responsable de la documentación. •
Actualización de procesos archivísticos: El equipo humano que labora en la dependencia denominada archivo ha logrado organizar y clasificar gran cantidad de información de vigencias anteriores que eran responsabilidad de istraciones pasadas, el desorden istrativo que imperaba en el archivo central y en los archivos de gestión ha sido remplazado por buena organización.
•
Consulta: las buenas prácticas de organización y clasificación implementadas en el archivo permiten en la actualidad que cualquier servidor o ciudadano consulte de forma efectiva la memoria istrativa e histórica de la Institución.
•
Talento humano: El talento humano que posee el proceso para desarrollar las actividades propias es idóneo, comprometido y demuestra buenos resultados en la gestión.
•
Asesoría: La persona responsable del proceso demuestra compromiso, voluntad y gestión en torno a la actividad denominada asesoría a los colaboradores en materia de gestión documental.
•
a la información: se evidencio que la información de los archivos de gestión y de archivo central es de fácil , no se evidenciaron talanqueras u obstáculos a la consulta de documentación esto es de vital importancia de cara al buen gobierno y a la transparencia istrativa.
•
Procedimientos y formatos estandarizados: La existencia de procedimientos documentados realizados de acuerdo a las necesidades de las actividades desarrolladas en el proceso han permitido mejorar la efectividad del mismo. • Tabla de retención documental: Existe tabla de retención documental que es un requisito fundamental de la ley 594 de 2000, esta debe ser actualizada.
•
Capacitación: Existen evidencias suficientes de capacitaciones dictadas a los colaboradores de la institución en materia de gestión documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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•
Distribución: El procedimiento de distribuir los documentos producidos y recepcionados funciona de manera organizada, los mecanismos para cumplir con las necesidades de este procedimiento son acordes.
•
Producción documental: La Institución ha avanzado de manera importante en lo relacionado con la producción de documentos, a pesar de tener una estructura organizacional compleja se puede evidenciar que los documentos producidos cumplen con los principios de estandarización y normalización.
•
Transferencias documentales: Se pudo evidenciar que las diferentes unidades funcionales de la Institución realizan el proceso de transferencia documental.
2.1.3 OPORTUNIDADES
•
La entidad se encuentra en la cuarta fase de la política cero papel en la vinculación la empresa externa a los mecanismos cero papel.
•
No es necesaria la asesoría externa para adelantar o implementar el sistema de gestión documental por su grado de avance en la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E.
•
El área de gestión documental por su grado de madurez, capacita y asesora a empresas del sector en materia de Política Cero Papel y lo concerniente a normatividad; casos como empresas de la región.
2.1.4 AMENAZAS •
Incertidumbre por los espacios asignados para almacenamiento cuales son insuficientes al largo plazo.
de archivo los
•
Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para asumir la responsabilidades de la gestión documental.
•
Posible reestructuración istrativa Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Rotación constante de personal que no permite establecimiento del proceso ni mejora continua en seguimiento del ciclo PHVA.
2.2 EJES ARTICULADORES •
Los ejes articuladores permiten establecer las necesidades primarias y ayuda a la vinculación e identificación de los factores indispensables para generar la solución y medir el impacto de las mismas.
istración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos. a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y a trámites y servicios. Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura tecnológica e seguridad informática. Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión. 2.3 ASPECTOS CRITICOS Figura 1. Tabla de aspectos críticos y ejes articuladores.
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Fuente: Manual PINAR, Archivo General de la Nación.
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Analizando la situación y agrupando los aspectos en la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. se concluye: TABLA 1: Aspectos críticos y riesgos, Fuente: Coordinador de gestión documental. # ASPECTO CRITICO RIESGO Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de 1 socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión 2 documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo se surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión 3 documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto no se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
Políticas y actos istrativos que se quedan en el papel y que solo se comunican en un mínimo porcentaje si se socializa, si bien la socialización es importante, debe ser fuente continuada de consulta ya que para eso son elaboradas
Pérdida o demora en la consecución de la información por falta de control que genera desorganización y caos visual
Perdida de la información de la dependencia y la no creación de sentido de pertenencia frente al nuevo funcionario de área
4 Los procesos istrativos presentan vacíos Uso de espacios innecesarios y de poca Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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en cuanto a la identificación del flujo de fluidez para encontrar la información documentos en especial para el manejo de las relevante. copias, normatividades o documentos personales. Insuficiente espacio para las áreas de archivo Sobrecosto por pérdida o no ubicación 5 de gestión para el almacenamiento de los de la información. archivos. Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas Pérdida de la información institucional y 6 para custodiar la información producida y de la eficiencia en la consecución de la transferidas por las dependencias. misma
Por otro lado se realizó un diagnóstico a la situación actual de la E.S.E sobre la gestión Documental y se tomará como referencia esta encuesta: TABLA 2: Encuesta de situación actual. Fuente: Coordinador de Gestión Documental. NO 1. ISTRACION DE ARCHIVOS EXISTE EXISTE PORQUE? Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos 1.1 X istrativos, legales, funcionales y técnicos, se cuentan con todos los instrumentos 1.2 archivísticos socializados e X FALTA EL PINAR(este implementados. documento) se cuenta con procesos de 1.3 seguimiento, evaluación y mejora para X la gestión documental. se tiene establecida la política de 1.4 X gestión documental. los instrumentos archivísticos 1.5 involucran la documentación X electrónica, 1.6 Se cuenta con procesos y flujos
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1.7
1.8
1.9
1.10.
documentales normatizados y medibles. se documentan procesos o actividades de gestión de documentos. se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo, el personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo, TOTAL 2. A LA INFORMACIÓN
Se cuenta con políticas que garanticen 2.1 la disponibilidad y accesibilidad de la información. se cuenta con personal idóneo y suficiente para 2.2 atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos. se cuenta con un esquema de comunicación en la 2.3 entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos.
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POCO ESPACIO EN ARCHIVO
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X 7 EXISTE
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3 NO EXISTE PORQUE?
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2.4
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2.8
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2.10.
se cuenta con un esquema de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación. se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos, el personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la istración de la información de la entidad. se ha establecido la caracterización de s de acuerdo a sus necesidades de información, se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel, se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GELse cuenta con canales(locales en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano TOTAL
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3. PRESERVACION DE LA INFORMACIÓN EXISTE se cuenta con procesos de herramientas normalizados para la 3.1 preservación y conservación a largo plazo de los documentos. se cuenta con un esquema de 3.2 metadatos, integrado a ostros sistemas de gestión,
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3 NO EXISTE PORQUE?
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3.3
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3.5
3.6
3.7
3.8 3.9 3.10.
se cuenta con archivos centrales e históricos la conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, istrativos y técnicos que le aplican a la entidad se cuenta con un sistema integrado de conservación SICse cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica. se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final. se tiene implementados los estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos. se cuenta con esquema de migración y conversión normatizados se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio,
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SOLO CENTRAL
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LA FISICA PRESENTA COMPLICACIONES A LARGO PLAZO
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7 3 TOTAL 4. ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE NO EXISTE SEGUIRIDAD EXISTE PORQUE? se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que 4.1 respaldan la seguridad, usabilidad, X accesibilidad, integridad y autenticidad de la información, 4.2 se cuenta con herramientas
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4.3
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tecnológicas, acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos, se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros. se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios de contenidos orientados a gestión de los documentos, las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico, cumpliendo con los procesos establecidos se encuentra estandarizada la istración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas, se cuenta con tecnología asociada al servicio del ciudadano, que le permita la participación e interacción,
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se cuenta con modelos para la 4.9 identificación, evaluación y análisis de riesgos, se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso 4.10. humano, al entorno físico y electrónico, al y los sistemas de información. TOTAL
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5 5.6 5.7
5.8
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5. FORTALECIMINETO Y ARTICULACIÓN EXISTE la gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de planeación y gestión, se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad. se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad, se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística se cuenta con un sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e internacionales. se tiene implementadas acciones para la gestión del cambio, se cuenta con procesos de mejora continua. se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad,
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se tienen identificados los roles y 5.9 responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos, la alta dirección está comprometida 5.10. con el desarrollo de la función archivística de la entidad,
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X
X
ALINEACION DEL PRESUPUESTO
DILIGENCIADA POR: COORDINADOR DE GESTION DOCUMENTAL FECHA: JULIO DE 2015 3. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS.
Una vez identificados los aspectos críticos se evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para ello se aplicó la tabla de criterios de evaluación (tabla No. 3 del Manual de Elaboración del PINAR)
El responsable de la gestión documental confrontó cada uno de los aspectos críticos con los criterios de evaluación de los 5 ejes articuladores propuestos por el Archivo General de la Nación, de la siguiente manera. Figura 2. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300%
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TABLA 3. Aspectos críticos vs ejes articuladores. Fuente. Coordinador gestión documental. VISTA OPTIMA ZOOM AL 300% -
El resultado final de la matriz de prioridades de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali fue el siguiente: TABLA 4. Matriz de prioridades, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. Vista óptima: aumentar zoom al 140% Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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EJES ARTICULADORES #
1
2
3
5
8
ASPECTOS PRESERVACION DE TECNOLOGICOS Y LA INFORMACION DE SEGURIDAD
ISTRACION DE ARCHIVOS
A LA INFORMACION
6
8
2
8
10
34
8
5
3
4
10
30
5
6
2
5
10
28
8
5
4
6
10
33
Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
2
1
4
5
10
22
TOTAL POR EJE ARTICULADOR
29
25
15
28
50
147
ASPECTO CRITICO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
FORTALECIMIENTO TOTAL POR Y ARTICULACION ASPECTO CRITICO
Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, con el siguiente resultado:
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TABLA 5, Total por ASPECTO CRÍTICO, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. #
1
2
3
4
5
ASPECTO CRITICO
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal. Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales. Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental. El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo central y de gestión en algunas áreas para custodiar la información producida y transferidas por las dependencias.
TOTAL POR ASPECTO CRITICO
34
33
30
28
22
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TABLA 6, Total por EJE ARTICULADOR, FUENTE: Coordinador de Gestión Documental. EJES ARTICULADORES #
ASPECTO CRITICO
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
ISTRACION DE ARCHIVOS
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
A LA INFORMACION
PRESERVACION DE LA INFORMACION
TOTAL SOLUCIONES DIRECTAS
TOTAL POR EJE ARTICULADOR
50
29
28
25
15
147
4. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA Para la formulación de la visión estratégica, se propone por la alta gerencia el orden de la tabla 5 y 6 teniéndose en cuenta que el total de la muestra de aspectos críticos fueron 34 y se priorizaron 5 con los lineamientos normalmente aplicados por el Archivo General de la Nación en el Manual de Implementación del PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS. A partir de la RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E. formula el siguiente plan estratégico: La RED DE SALUD DEL ORIENTE E.S.E establecerá mecanismos de medición y cumplimiento de los actos istrativos que se emana la alta gerencia a través de los procesos de auditoría, seguimiento, control y planeación y de esto se desprenderá las respectivas felicitaciones o sanciones que diera el cumplimiento o incumplimiento de estos. La vinculación y desvinculación de los funcionarios tendrá un protocolo para el procedimiento que en caso contrario repercutirá en investigaciones penales y de liquidación hasta no normalizar la correcta entrega del puesto de trabajo y de los activos tanto de información como de propiedad, planta y equipo. Los respectivos informes de los diferentes procesos que decanten en una falta de apropiación de los archivos de gestión decantará en el respectivo llamado de atención a la hoja de vida del funcionario o por el contrario de tratarse de personal contratista, se hará comunicación oficial transmitiendo la falta grave en la que está incurriendo la prestación del servicio a través de los diferentes líderes de procesos para que hagan su respectivo seguimiento y control informando en todo momento la situación istrativa de la observación. La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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5. FORMULACIÓN DE OBJETIVOS. Para la formulación de los objetivos, se tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la Visión estratégica, con el siguiente resultado. TABLA 7, Objetivos vs aspectos críticos FUENTE: Coordinador de gestión documental. #
ASPECTO CRITICO
OBJETIVO
1
Dentro de la cultura del autocontrol, no hay adopción, seguimiento o articulación de las políticas o actos istrativos emitida por la alta gerencia por motivos como, falta de socialización, cultura laboral, apropiación desde la alta gerencia, sobrecarga de funciones, falta de seguimiento, evaluación de indicadores y rotación de personal.
Hacer el seguimiento de los diferentes procesos a través de los informes y seguimientos que hacen niveles estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo.
2
Los procesos istrativos presentan vacíos en cuanto a la identificación del flujo de documentos en especial para el manejo de las copias, normatividades o documentos personales.
Ejecutar una jornada de capacitación, auditoría y control por parte del coordinador de gestión documental.
3
Falta de apropiación hacia el archivo de gestión como recurso propio del funcionario y se percibe un concepto errado de responsabilidad en materia de gestión documental lo que repercute en el letargo de la organización documental y solo surte este efecto al momento de la transferencia documental.
Ejecutar una auditoría de gestión documental para identificar a los líderes de procesos que en su gestión no aplican los controles establecidos en los manuales del proceso documental.
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4
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
5
Alinear las necesidades de infraestructura y tecnológica con la ejecución presupuestal 2016 para garantizar la adecuación física y de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la Insuficiente espacio en el largo plazo para el archivo adecuación de los espacios central y de gestión en algunas áreas para custodiar físicos necesarios y de los la información producida y transferidas por las mecanismos que ayuden a dependencias. optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.
Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia istrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado.
A partir de lo anterior, la E.S.E identifico los planes y proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información: Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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TABLA 8, PLANES Y PROYECTOS, FUENTE: Coordinador de gestión documental. PLANES Y # ASPECTO CRITICO OBJETIVOS PROYECTOS ASOCIADOS 1 Dentro de la cultura del autocontrol, no hay Hacer el Auditoría adopción, seguimiento o articulación de las seguimiento de los interna, políticas o actos istrativos emitida por la diferentes procesos Sistema de alta gerencia por motivos como, falta de a través de los gestión de socialización, cultura laboral, apropiación informes y calidad. desde la alta gerencia, sobrecarga de seguimientos que Balance Score funciones, falta de seguimiento, evaluación de hacen niveles Card indicadores y rotación de personal. estratégicos, seguimiento y control ejecutando el respectivo correctivo. 2 Los procesos istrativos presentan Ejecutar una PIC, auditoría vacíos en cuanto a la identificación del flujo de jornada de interna. documentos en especial para el manejo de las capacitación, Sistema de copias, normatividades o documentos auditoría y control gestión de personales. por parte del calidad. coordinador de Balance Score gestión Card documental. 3 Falta de apropiación hacia el archivo de Ejecutar una Auditoría gestión como recurso propio del funcionario y auditoría de gestión interna. se percibe un concepto errado de documental para Sistema de responsabilidad en materia de gestión identificar a los gestión de documental lo que repercute en el letargo de líderes de procesos calidad. la organización documental y solo surte este que en su gestión Balance Score efecto al momento de la transferencia no aplican los Card documental. controles establecidos en los manuales del proceso documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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4
5
El evento de vinculación y/o desvinculación del personal en cuanto a la gestión documental no coarta una medida que obligue al funcionario o exfuncionario a entregar debidamente el archivo de gestión a quien recibe el puesto de trabajo, o al coordinador de gestión documental, lo que conlleva a que la persona que recibe el puesto se adueñe de algo que no hizo otro y el que entrega el puesto de trabajo como ya se va y no tiene ninguna obligación por falta de exigencias o políticas simplemente se desentiende de su responsabilidad.
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Establecer un procedimiento de desvinculación de estricto cumplimiento desde la subgerencia istrativa y financiera donde se garantice el retorno de los activos de información y de propiedad planta y equipo a la empresa social del estado. Insuficiente espacio en el largo plazo para el Alinear las archivo central y de gestión en algunas áreas necesidades de para custodiar la información producida y infraestructura y transferidas por las dependencias. tecnológica con la ejecución presupuestal 2016 para garantizar la adecuación física y de herramientas que permitan reducir y optimizar la consecución de la información. . La alta gerencia abordará la problemática de espacio con la adecuación de los espacios físicos necesarios y de los mecanismos que
Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
Plan de compras, plan operativo anual de inversiones, proyecto de modernización de la gestión.
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ayuden a optimizar dichos espacios tales como, tabla de valoración documental, digitalización, fortalecimiento de la política cero papel y de las diferentes herramientas aprobadas por el archivo General de la nación en los variados componentes tecnológicos.
6. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS Para la formulación de proyectos la alta gerencia tendrá en cuenta una metodología interna de la siguiente manera: • • • • N
Nombre del plan o proyecto. Responsable del Plan o Proyecto. Actividades y su tiempo de ejecución. Responsable de la actividad. Indicadores del plan o proyecto.
NOMBRE: MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA MUNICIPAL OBJETIVO: Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión documental Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Alcance: este plan incluye la valoración, mejoramiento y dotación de la infraestructura y elementos tecnológicos del archivo y sus depósitos. RESPONSABLE: Alta gerencia
TABLA 9, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. FECHA FINAL ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA ESTRATEGIA OBSERVACIONE Identificar las Alta gerencia mejoras estudios a realizar en la 10/11/2015 y diseños infraestructura presupuestar la Alta gerencia estudios y inversión a diseños 10/11/2015 realizar FECHA FINAL ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA ESTRATEGIA OBSERVACIONE Estudiar Alta gerencia estudios 10/06/2015 posibles y traslados de diseños oficina Mejorar las condiciones de los depósitos
Estudiar y establecer mecanismos tecnológicos para la mejora de la gestión documental electrónica
2016 Alta gerencia
Alta gerencia
10/11/2015
Estudios de convenienci a y gestión de proyectos.
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Presentar el proyecto a la alta dirección
oficina de planeación
11/11/2015
Disponibilidad presupuestal
Alta gerencia y presupuesto
20/02/2016
Realizar el proceso de contratación
contratación
CÓDIGO: GI.GI1.151.42.1.F-16
Versión: 1 Fecha de aprobación: 16/12/2015
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proyecto MGA
manual de 01/03/2016 30/06/201 contratació 6 n
Supervisar la adecuación de la infraestructura y del componente tecnológico.
INDICADORES Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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Versión: 1 Fecha de aprobación: 16/12/2015
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TABLA 10, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental. INDICADOR ESTUDIO DE LOCACI ONES Mejorar las Condiciones de infraestructura y componente tecnológico
INDICE
SENTIDO
META
Áreas/interveni creciente da
50 %
área o situación analizada/área creciente o situación mejorada
70 %
7. CONSTRUCCIÓN DEL MAPA DE RUTA Para la creación del mapa de ruta, la RED DE SALUD DEL ORIENTEE.S.E tuvo en cuenta el tiempo de ejecución de cada plan y desarrollo el siguiente mapa: TABLA 11, Formulación de planes y proyectos, FUENTE: Coordinador de gestión documental.
Plan o proyecto Tiempo
Co rto pla zo (1 2015
Mediano plazo (1 a 4 años)
2016
2017
2018
2019
Largo plazo 2020
2021
2022
2023
2024
Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
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2025
RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
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Auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Auditoria interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card Plan de compras, plan operativo anual de inversiones, proyecto de modernización de la gestión. Auditoría interna, Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card
8. CONSTRUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. La alta gerencia estable un cuadro de control básico para la medición de los objetivos propuestos, los mismos pueden aumentar según las necesidades de la entidad. TABLA 11, Cuadro de seguimiento y control, FUENTE: Coordinador de gestión documental. MEDICION TRIMESTRAL PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS Proyecto de mejoramiento de sede istrativa( Adecuación archivo)
INDICADORES
ESTUDIO DE LOCACIONES
META TRIM ESTR AL
1
2
3
4 GRAFICO
OBSERVAC IONES
%
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PIC, auditoría interna. Sistema de gestión de calidad. Balance Score Card. Proyecto de dotación de elementos de oficina y adquisición de software,
PERSONAL CAPACITADO
%
EQUIPOS ADQUIRIDOS
%
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9. OBJETIVOS INSTITUCIONALES PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Los objetivos establecidos para cumplir con la política de gestión documental de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali 1. Mejorar las condiciones de los depósitos de archivo y los aspectos tecnológicos para garantizar la adecuada Gestión Documental. 2.
Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de gestión.
3.
Establecer los programas específicos para los archivos de gestión.
4.
Formular procesos de gestión documental.
5. Actualizar las tablas de Retención Documental, al igual que los inventarios documentales. 6.
Formular políticas para la preservación de la información.
7.
Mejorar las condiciones de almacenamiento en los archivos.
8. Capacitar a los funcionarios de la RED DE SALUD DEL ORIENTE de la Ciudad de Santiago de Cali en temas de gestión documental. Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle
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9.
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Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo.
10. Determinar y adquirir una herramienta tecnológica para la gestión Documental y de digitalización del patrimonio documental de la E.S.E. 10. BIBLIOGRAFIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual formulación del Plan Institucional de Archivos –PINAR (2014), PINAR SABANALARGA ANTIOQUIA, Página WEB.
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