Tipos De Sociedades En Colombia 226e5g
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RÉGIMEN EMPRESARIAL
1
ventures, revisoría fiscal y sociedades de objeto único.
1. CONTRATO DE SOCIEDAD 1. CONTRATO DE SOCIEDAD 1.1 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE CADA TIPO DE SOCIEDAD 1.2 CUADRO COMPARATIVO
2. EMPRESA UNIPERSONAL 3. SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA 4. COMO PONER EN FUNCIONAMIENTO UNA COMPAÑÍA 5. CONSORCIOS TEMPORALES
Y
UNIONES
6. T VENTURES 7. REVISORIA FISCAL 8. SOCIEDADES CON OBJETO UNICO 9. NORMATIVIDAD APLICABLE En Colombia, la forma y constitución de las sociedades comerciales, las empresas unipersonales y las sucursales de sociedad extranjera se encuentran reglamentadas por el Código de Comercio. Cualquiera de las anteriores modalidades puede ser adoptada por un extranjero con el fin de adelantar sus negocios en Colombia. En este capítulo se explican las clases de sociedades comerciales bajo las cuales puede organizarse un inversionista en Colombia, con las características principales y los requisitos de constitución de las mismas. Se incluye también un cuadro comparativo entre las diferentes clases de sociedades en cuanto al número de socios, el capital social, la responsabilidad de los mismos, y otros aspectos. Así mismo, se incluye una sección en la que se explica paso a paso el procedimiento de constitución de una compañía en Colombia. Por último, se tratan los temas de sucursal de sociedad extranjera y empresa unipersonal, consorcios, uniones temporales y t 1 El presente capitulo fue revisado para PROEXPORT por la firma de abogados Gamboa & del Hierro Abogados.
Nuestro sistema legal identifica al contrato de sociedad, como aquel por el cual dos o más personas (nacionales o extranjeras) se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades que genere el desarrollo de la empresa. De acuerdo con las leyes colombianas, existen cinco clases de sociedades comerciales subdivididas en tres grupos, a saber: a) Sociedades por partes de interés: dentro de este grupo se encuentran las sociedades colectivas; b) Sociedades por cuotas: dentro de este grupo se encuentra la sociedad en comandita simple y por acciones, y la sociedad limitada; c) Sociedades por acciones: en donde se encuentra la sociedad anónima. 1.1 CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE CADA TIPO DE SOCIEDAD Las formas de sociedad colectiva y en comandita son utilizadas usualmente por empresas familiares o pequeñas, por el contrario las sociedades de responsabilidad limitada y las anónimas son generalmente utilizadas para llevar a cabo empresas con negocios importantes y con tendencias al crecimiento. SOCIEDAD COLECTIVA -Debe tener por lo menos dos socios y no existe límite respecto al número máximo. -Los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la sociedad que no sean atendidas por ésta. -La istración de la sociedad está en manos de todos los socios quienes pueden delegarla en otros socios o en terceros. -El representante legal de la sociedad es elegido por los socios, y es quien adelanta todas las gestiones que comprenda el giro ordinario de los negocios. -Por ser una sociedad de personas, el aporte de capital no tiene mayor trascendencia al momento de constitución de la sociedad. -Los socios cuentan con el derecho de inspeccionar, los libros y papeles de la sociedad en cualquier tiempo.
SOCIEDAD EN COMANDITA -Existen dos clases de sociedades en comandita, a saber: la sociedad en comandita simple y la sociedad en comandita por acciones. -Las sociedades en comandita tienen dos clases de socios, los comanditarios, quienes limitan su responsabilidad a sus aportes, y los gestores, cuya responsabilidad es solidaria e ilimitada en razón a las operaciones sociales. En la sociedad en comandita por acciones, contrario a lo que sucede en las sociedades en comandita simple, los socios comanditarios no son solidariamente responsables por los impuestos de la sociedad. -El capital social en las sociedades en comandita se puede formar con los aportes de los socios comanditarios únicamente, o con los de éstos y los de los socios gestores. -La sociedad en comandita simple debe tener por lo menos un socio gestor y un socio comanditario, los cuales no pueden exceder de 25. -La sociedad en comandita por acciones debe tener por lo menos un socio gestor y cinco comanditarios y un máximo indeterminado. -La istración de la sociedad se encuentra en cabeza de los socios gestores quienes podrán ejercerla directamente o delegarla en terceros. -El capital deberá pagarse, en el caso de la sociedad en comandita simple, la totalidad al momento de la constitución. La sociedad en comandita por acciones los socios deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital restante deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad. -En la sociedad en comandita por acciones el capital estará representado en títulos de igual valor, cuya emisión, colocación y negociación se sujetará a lo previsto para las sociedades anónimas. -En los aspectos no regulados para los socios comanditarios y gestores, se aplicarán las normas de la sociedad limitada y de la colectiva respectivamente. SOCIEDAD LIMITADA
DE
RESPONSABILIDAD
-Deben constituirse con un mínimo de dos y un máximo de 25 socios. -Los socios responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su aporte. -En materia de impuestos, actualizaciones, intereses y obligaciones laborales insolutas, los socios responden solidariamente a prorrata de sus aportes y en proporción al periodo por el cual se tuvo el aporte durante el año fiscal. -La dirección y istración de la sociedad está a cargo de la junta de socios, en la cual cada socio tiene tantos votos como cuotas tiene en la sociedad. La junta de socios puede delegar la istración de la sociedad en un gerente. -El capital social debe ser pagado en su totalidad en el momento de constituir la sociedad y debe estar dividido en cuotas de igual valor cada una. -La cesión de participación dentro del capital social, así como la inclusión de nuevos socios deberá realizarse a través de una reforma de estatutos. -La sociedad limitada tendrá revisoría fiscal, en caso de que así lo apruebe cualquier número de socios excluidos de la istración que represente al menos el 20% del capital. Adicionalmente, la sociedad comercial sin importar el tipo societario, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan a 5.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$ 891.652 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan a 3.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$534.991 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) estará obligada a contar con revisor fiscal. -En lo no regulado en la ley o en los estatutos sobre la sociedad de responsabilidad limitada, se aplicaran las normas de la sociedad anónima. - La repartición de utilidades se rige por las normas de la sociedad anónima. SOCIEDAD ANÓNIMA -La sociedad anónima puede constituirse con el procedimiento ordinario consagrado en el Código de Comercio para las demás sociedades comerciales, o mediante suscripción sucesiva de sus acciones.
-Deben tener como mínimo cinco accionistas. -Los accionistas responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su aporte. -En el momento de la constitución de la sociedad los accionistas deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital suscrito restante, deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad. -El capital de la sociedad anónima se divide en acciones del mismo valor que se representan a través de títulos negociables. Tales acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas según los derechos que otorguen al accionista. -La dirección y istración de la sociedad están a cargo del representante legal, la junta directiva y la asamblea general de accionistas. -El representante legal y sus suplentes son elegidos y removidos por la junta directiva, a menos que en los estatutos esta facultad le haya sido asignada a la Asamblea de Accionistas. -Ningún accionista puede ser propietario del 95% o más del total de las acciones en que se divide el capital social. -La Junta Directiva está conformada por no menos de tres y sus respectivos suplentes, quienes pueden ser personales o numéricos, y sus facultades están establecidas en los estatutos sociales.
-La Asamblea de Accionistas está conformada por los accionistas reunidos con el quórum determinado en los estatutos de la sociedad y se debe reunir por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio fiscal. -Las sociedades anónimas pueden obtener recursos de la emisión y colocación de acciones ordinarias, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, bonos ordinarios, o bonos obligatorios o facultativamente convertibles en acciones. -Las sociedades de responsabilidad limitada, en comandita por acciones y anónimas, deben constituir una reserva legal que debe alcanzar por lo menos el 50% del capital suscrito, constituida con el 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio fiscal. Así mismo, podrán establecer reservas estatutarias y ocasionales, según lo establezca la asamblea de accionistas. -El representante legal puede ser nacional o extranjero, persona natural o jurídica. -Obligatoriamente deben contar con revisor fiscal. - La repartición de utilidades es decidida por la asamblea general de accionistas al final de cada ejercicio legal y se reparten en proporción a las acciones suscritas y el porcentaje a distribuir no es de menos del 50% de las utilidades liquidas salvo un 78% de los accionistas apruebe lo contrario.
Tipo de socios
Socios
Dos categorías de socios: a) colectivos o gestores: istran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la istración de la misma.
Dos categorías de socios: a) colectivos o gestores: istran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la istración de la misma.
El capital se divide en partes de interés cuyo valor puede ser desigual.
El capital se divide en cuotas de igual valor que confieren un voto a cada una.
El capital se divide en acciones de igual valor.
Cada socio tiene un voto, sin importar el valor de su participación.
Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen).
Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen).
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
El aumento del capital autorizado requiere reforma estatutaria.
Número de socios o accionistas
Mínimo dos socios y no hay límite máximo.
Mínimo un socio gestor y máximo 25 socios comanditarios.
Mínimo un socio gestor y 5 comanditarios, y no hay límite máximo.
Responsabilidad de los socios
Solidaria e ilimitada
Solidaria e ilimitada la de los socios gestores.
Hasta el monto de sus aportes, la de los socios comanditarios.
Junta de socios
Junta de socios
Asamblea de asociados
Representante Legal
Representante Legal
Representante Legal
Capital social
Órganos sociales
Accionistas
Socios
El capital se divide en acciones de igual valor.
El capital se divide en cuotas de igual valor.
Las acciones en circulación corresponden al capital parado por los accionistas.
Se pueden emitir acciones privilegiadas, acciones de goce o industria, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, y bonos obligatoriamente convertibles en acciones.
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
Mínimo 5 accionistas y no hay límite máximo.
Mínimo 2 socios y máximo 25.
Hasta el monto de sus aportes.
Hasta el monto de sus aportes.
Asamblea general de accionistas
Junta de socios
Junta de socios
Representante Legal
Representante Legal
Requiera autorización expresa de los consocios. Cesión de Participaciones sociales
Requiere reforma estatutaria.
Los socios comanditarios pueden ceder sus cuotas libremente. Los socios gestores requieren autorización expresa de los demás comanditarios.
Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia. No requiere reforma estatutaria.
Requiere reforma estatutaria. Pago de capital
En la escritura de constitución de la sociedad los socios se Obligan a hacer un aporte.
Pagar la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad.
Revisor fiscal
No requiere
No requiere
Suscribir el 50% del capital autorizado y pagar la tercera parte del capital suscrito. Requiere
Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia.
Existe derecho de preferencia.
No requiere reforma estatutaria.
No requiere reforma estatutaria.
Suscribir el 50% del capital autorizado y pagar la tercera parte del capital suscrito.
Pagar la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad.
Requiere
No requiere
2. EMPRESA UNIPERSONAL Destinación de una parte de los activos de una persona natural o jurídica a la realización de una o más actividades de carácter mercantil. -La empresa unipersonal tiene personalidad jurídica independiente de quien la crea. -El capital de la empresa estará dividido en cuotas de igual valor nominal y el aporte de capital deberá hacerse al momento de constitución de la empresa. -El constituyente responde hasta por el monto de su aporte, salvo en el caso de las obligaciones tributarias de la empresa. -La istración está a cargo del constituyente, quien a su vez puede delegarla en un tercero. -El constituyente de la empresa unipersonal no podrá contratar con ésta, ni con otras empresas del mismo tipo de que él sea titular. -La empresa deberá adoptar cualquier tipo de sociedad comercial cuando llegue a pertenecer a dos o más personas. Del mismo modo, las sociedades comerciales que reduzcan su número de socios o accionistas a uno, podrán adoptar la figura de empresa unipersonal. En lo no previsto para las empresas unipersonales, se aplicarán las reglas generales relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada. SOCIEDADES UNIPERSONALES Como resultado de la política gubernamental para propender por el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas materializada en las leyes 905 de 2004, 1014 de 2006 y el decreto 4463 de 2006, se creó un marco legal que permite la constitución de sociedades comerciales unipersonales de cualquier tipo o especie, con excepción de sociedades en comandita y de sociedades pluripersonales de cualquier tipo o especie. En este sentido, Las nuevas sociedades unipersonales que se constituyan a partir de enero de 2006, cualquiera que fuere su especie o tipo, y que cuente con una planta de personal no superior 10 trabajadores o activos totales por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes (US$ 86.808 aproximadamente tomando como tasa de referencia $ 2.350)
se podrán constituir por documento privado, debidamente autenticado, e inscrito ante las Cámaras de Comercio del país. Dicho documento deberá incluir el nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del socio o socios, así como el domicilio social de la empresa que se quiere constituir. Además, deberá indicar una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio. Así mismo, el documento tendrá que precisar el monto del capital de la empresa, haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados, con estimación de su valor. 3. SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA Toda sociedad extranjera que desarrolle actividades permanentes en Colombia debe establecer una sucursal en Colombia. Así mismo, cualquier sociedad extranjera, aun cuando desarrolle actividades no consideradas permanentes por la legislación comercial puede establecer una sucursal. La Ley comercial establece cuando se entiende que una sociedad extranjera desarrolla actividades permanentes en Colombia. Para su constitución es necesario registrar los documentos que evidencien la existencia y representación legal de la sociedad extranjera, y la resolución o acto en donde conste la decisión de la sociedad extranjera de constituir una sucursal en Colombia. La constitución requiere escritura pública de protocolización, la cual se registra en la cámara de comercio del domicilio escogido en el país. Técnicamente la sucursal de sociedad extranjera es un establecimiento de comercio de su casa matriz por tal razón no cuenta con personería jurídica. El capital de las sucursales es el determinado por su casa matriz y se constituye en la garantía general de sus obligaciones en Colombia. La representación de estas sucursales es llevada acabo por un mandatario general quien representa a la sociedad en el país y frente a terceros de la sociedad a matriz. Las utilidades generadas por este tipo de sucursales podrán ser enviadas al exterior previó cumplimiento de las obligaciones tributarias y cambiarias ha que haya lugar.
Las sucursales de sociedad extranjera se encuentran bajo la vigilancia del Estado, a través de la Superintendecia de Sociedades, salvo que dicha vigilancia le corresponda a otra superintendencia por razón de las actividades que desarrolla la sucursal.
Empresa Unipersonal
Sucursal
Número de socios
Uno
No aplica
Capital social
No hay monto mínimo ni máximo.
No hay monto mínimo ni máximo.
Órganos sociales
Representante legal (opcional)
Representante legal, Revisor fisal
Pago del capital
Al momento de la constitución de la empresa
La totalidad del capital en el momento del establecimiento de la sucursal.
Aumento de capital
No requiere ningún tipo de formalidad salvo en los casos que el aporte sea un bien inmueble.
No requiere ningún tipo de formalidad.
Revisor fiscal
No requiere
Requiere
4. COMO PONER EN FUNCIONAMIENTO UNA COMPAÑÍA A continuación se indican los pasos generales requeridos para la constitución y puesta en funcionamiento de una compañía, sea ésta una sociedad, empresa unipersonal o una sucursal. PASO 1. Decidir si se va a establecer una sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera. Si se va a establecer una sociedad, se debe elegir el tipo societario. De acuerdo con la ley colombiana, pueden existir cinco formas de sociedades comerciales: sociedad colectiva, sociedad en comandita (simple o por acciones), sociedad de responsabilidad limitada y sociedad anónima. PASO 2. Preparar los documentos para la constitución de la compañía. Los siguientes son los documentos necesarios para la constitución de una sociedad anónima o limitada: a. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad inversionista, expedido por el funcionario competente del domicilio de la sociedad. En caso de tratarse de una persona
natural, deberá hacerse llegar una copia del pasaporte. b. Poder autorizando a un abogado para actuar en nombre de la sociedad inversionista. Es recomendable que en el poder se incluya expresamente la facultad del apoderado para obtener el NIT de los socios o accionistas extranjeros y de registrar la inversión extranjera ante el Banco de la República. c. Definir los estatutos de la sociedad que va a ser constituida. En caso de tratarse de la constitución de una sucursal de sociedad extranjera, se necesitan además de los documentos mencionados en los literales a y b, los siguientes: d. Estatutos de la casa matriz. e.Resolución del órgano competente de la casa matriz autorizando la apertura de la sucursal en Colombia, señalando como mínimo: -Los negocios a que se va a dedicar la sucursal. -El monto de capital asignado a la misma. -Su domicilio. -Su duración. -Las causales para la terminación de los negocios. -El nombramiento del representante legal y sus atribuciones. -El nombramiento del revisor fiscal. Los documentos mencionados, excepto los del literal c, deberán contar con la cadena
de legalizaciones establecida en la legislación colombiana, la cual consiste en: -La autenticación de los mismos por un notario público del domicilio de la sociedad o persona natural inversionista, el cual certifique la representación legal, veracidad del documento y la existencia de la sociedad. -La verificación de la información de dichos documentos por el cónsul colombiano del mismo domicilio. -El reconocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y, -La traducción de dichos documentos al castellano, cuando sea necesario, por un traductor oficial certificado como tal en Colombia. Los anteriores pasos para legalizar no aplican en caso de que en el país de donde provengan los documentos se aplique la Convención de la Haya, en cuyo caso solo se requiere la notarización y la «Apostilla», sin perjuicio de la traducción oficial de los documentos, en caso de requerirse. PASO 3. Obtener el NIT de los accionistas extranjeros. Para la obtención del Número de Identificación Tributaria -NIT- de los inversionistas, se debe diligenciar el formulario de Registro Único Tributario RUT- ante la DIAN. Este paso no es requerido en el evento del establecimiento de una sucursal. PASO 4 Elevar y/o protocolizar en escritura pública los documentos de constitución de la sociedad o establecimiento de la sucursal. La escritura pública de constitución de la sociedad o sucursal deberá suscribirse ante un notario público en Colombia e incluirá los documentos mencionados en el Paso 2. Los estatutos de la sociedad deberán contener lo siguiente: -Nombre y domicilio de los accionistas o socios. -Clase de sociedad que se constituye y su nombre. -Domicilio de la sociedad y de las sucursales si hubiere. -Objeto social. -Capital de la sociedad y valor nominal de las acciones/cuotas. -Nombre del representante legal de la sociedad y su suplente, incluyendo sus atribuciones y limitaciones. Cuando la
sociedad tenga por objeto explotar, dirigir o istrar un servicio público o una actividad declarada por el Estado como de interés para la seguridad nacional, el representante legal deberá ser ciudadano colombiano. -Nombre de los de la junta directiva (al menos tres) y sus suplentes, incluyendo sus obligaciones. -Nombre del revisor fiscal y un suplente. La ley autoriza que se nombre a una firma auditora la cual deberá designar a la persona que ejercerá como revisor fiscal y su suplente. -Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma. -La época y forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, así como la manera de deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia. -Las fechas en que se deben preparar los estados financieros. -La forma en que se deben distribuir los beneficios sociales con indicación de las reservas que deben hacerse. -La forma de hacer la liquidación de la sociedad, una vez disuelta. -La forma en que los asociados y los es sociales, resolverán sus eventuales diferencias. La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos notariales que oscilan entre 2.7 y 3.0 por mil del valor del capital asignado. En el caso de constitución de una empresa unipersonal no se requiere de escritura pública, basta con un documento privado salvo que los activos que se destinen a la empresa sean bienes que requieran de escritura pública. El documento privado deberá contener: -Nombre y domicilio del empresario. -Denominación o razón social de la empresa. -Domicilio de la empresa. -Objeto social. -Capital de la empresa y estimación de valor de los bienes aportados. -Número de cuotas de igual valor en que se dividirá la empresa. -Forma de istración y el nombre, documento de identidad y facultades del . -Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
PASO 5. Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal. Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente, los principales y suplentes de la junta directiva y el revisor fiscal y su suplente, cuando haya lugar a cada nombramiento. Dichas cartas deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y número de identificación de la persona y su firma.
registro de accionistas, libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, libro de actas de la junta directiva, libro diario, mayor, de balance y de inventarios). Las sucursales y las empresas unipersonales sólo requieren de los libros de contabilidad. Dichos libros tendrán que inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía. PASO 8. Abrir una cuenta bancaria. Toda compañía deberá abrir una cuenta a su nombre en la entidad bancaria de su elección, en la cual, entre otros, se hará el depósito del capital por parte de los inversionistas.
PASO 6. PASO 9. Efectuar el Registro Único Tributario (RUT) personalmente o a través de apoderado, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para así obtener el NIT de la sociedad. La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación, el NIT de los inversionistas extranjeros, y el formulario adicional para fines tributarios (RUT y RIT si es el caso) diligenciado indicando los impuestos a los que la compañía estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía. Para ello debe diligenciarse el formulario de matrícula mercantil. Dicha entidad expedirá un certificado de existencia y representación legal de la compañía. La inscripción en la Cámara, está sujeta al pago del impuesto de registro, equivalente al 0.7% del monto del capital de la compañía. Dicha inscripción debe renovarse anualmente ante la misma entidad, lo cual cuesta entre US$ 8 y US$ 192 aproximadamente (tomando como tasa de referencia $ 2.432), dependiendo del monto de los activos de la compañía. Concluidos los pasos anteriores la compañía se encuentra constituida, existe ante terceras personas y puede iniciar sus operaciones. El periodo aproximado de tiempo para completar estos primeros seis pasos es de dos semanas. PASO 7. Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio. Toda sociedad deberá tener libros corporativos y de contabilidad (libro de
Registrar la inversión extranjera en el Banco de la República. Una vez efectuada la inversión, es decir una vez se cubra el capital asignado a la compañía, y posteriormente en cada aumento del mismo, deberá efectuarse el registro de la inversión extranjera ante el Banco de la República. El procedimiento para el registro de la inversión varía dependiendo de la modalidad en la que ésta se haya efectuado (divisas, aportes en especie, entre otras). Para información detallada sobre este procedimiento consultar el capítulo Inversión Extranjera de esta publicación.
5. CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Los consorcios y uniones temporales son asociaciones de dos o más personas naturales o jurídicas, cuyo interés común en alguna actividad permite la unión de esfuerzos sin que se constituya una persona jurídica nueva. La istración del consorcio o la unión temporal se hace en la forma en que sus lo determinen en el contrato. Los responden solidariamente y sin límite por todas las actuaciones del consorcio, o unión temporal y cualquier estipulación que limite esta responsabilidad se considera como no escrita. No obstante, en los contratos entre uniones temporales y entidades estatales, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se
imponen de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los de la unión temporal. Los consorcios y uniones temporales no son contribuyentes del impuesto a la renta y complementarios; no obstante, cada uno de sus es contribuyente y debe llevar su contabilidad y declarar de manera independiente, de acuerdo con su participación en el consorcio o unión temporal. 6. T VENTURES Los t ventures son acuerdos de colaboración para desarrollar un proyecto o lograr una finalidad común, para lo cual cada una de las partes contribuye con recursos (económicos, técnicos, entre otros), sin que haya lugar a la creación de una persona jurídica. En consecuencia, los t ventures no tienen capacidad jurídica para celebrar contratos con terceros, y por lo tanto, frente a éstos, deben actuar independientemente. La celebración de los acuerdos de colaboración está permitida en Colombia, aunque no hay normas especiales en el derecho privado que regulen este tipo de contratos (salvo en casos excepcionales) y, por lo tanto, están sujetos a las normas generales de los contratos comerciales. En Colombia los t ventures se conocen también como «Contratos de Asociación a Riesgo Compartido».
7. REVISORIA FISCAL Dentro de las formas de control interno de los órganos istrativos de algunas sociedades se ha establecido la revisoría fiscal como la institución adecuada para salvaguardar los intereses tanto de los socios como de los acreedores, y por esta vía de la istración estatal, en caso de malas prácticas corporativas que se vean traducidas en fraudes y ineficiencia en el cumplimiento de los fines sociales. La legislación comercial establece que la revisoría fiscal debe ser ejercida por una persona natural que ejerza la profesión de contador público y le establece un límite de cinco sociedades en las que puede ejercer tal función, de igual forma, se impide que el revisor sea socio, o ejerza cualquier otro cargo diferente para el cual ha sido nombrado.
Las sociedades obligadas a contar con revisor fiscal son las sociedades por acciones, las sucursales de compañías extranjeras, y las sociedades en que, por ley o por los estatutos, la istración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la istración que representen no menos del 20% del capital social. Igualmente, están obligados a contar con revisor fiscal las sociedades comerciales, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior excedan cinco mil salarios (que equivalen a US$ 891.652 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan a 3.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$ 534.991 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) estará obligada a contar con revisor fiscal. Las principales funciones del revisor fiscal son: -Velar porque las operaciones realizadas por la sociedad estén en concordancia con lo establecido en sus estatutos y a lo acordado por la junta de socios o la asamblea general de accionistas. -Dar cuenta a los órganos de istración de la sociedad de las irregularidades que ocurran en el desarrollo del objeto social. -Colaborar con las entidades gubernamentales que cumplan funciones de inspección y vigilancia rindiendo los informes necesarios. -Llevar la contabilidad de la sociedad y conservar la correspondencia y comprobantes de cuenta que sustenten los estados presentados. -Convocar a la asamblea o junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario, y en caso de ser citado a deliberaciones de tales órganos, el revisor tendrá derecho a intervenir. En todo caso, en las sociedades en que el cargo de revisor fiscal no sea obligatorio, la persona que ejerza tales funciones deberá cumplir las que le sean señaladas en los estatutos o por orden de la junta de socios, en caso de que nada indiquen los estatutos deberá aplicar la ley comercial. 8. SOCIEDADES CON OBJETO ÚNICO
Son personas jurídicas que intervienen comúnmente en el campo de la contratación estatal, y que se crean con la finalidad de presentar propuestas para obtener así la adjudicación y celebración de contratos con el Estado. La responsabilidad de los asociados en esta clase de sociedades se asimila a la de los consorcios, en otras palabras, la responsabilidad es solidaria por la totalidad del contrato celebrado o por las sanciones que el mismo genere. 9. NORMATIVIDAD APLICABLE Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes Ley 222 de 1995 Estatuto Tributario artículo 794 Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°
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ventures, revisoría fiscal y sociedades de objeto único.
1. CONTRATO DE SOCIEDAD 1. CONTRATO DE SOCIEDAD 1.1 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE CADA TIPO DE SOCIEDAD 1.2 CUADRO COMPARATIVO
2. EMPRESA UNIPERSONAL 3. SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA 4. COMO PONER EN FUNCIONAMIENTO UNA COMPAÑÍA 5. CONSORCIOS TEMPORALES
Y
UNIONES
6. T VENTURES 7. REVISORIA FISCAL 8. SOCIEDADES CON OBJETO UNICO 9. NORMATIVIDAD APLICABLE En Colombia, la forma y constitución de las sociedades comerciales, las empresas unipersonales y las sucursales de sociedad extranjera se encuentran reglamentadas por el Código de Comercio. Cualquiera de las anteriores modalidades puede ser adoptada por un extranjero con el fin de adelantar sus negocios en Colombia. En este capítulo se explican las clases de sociedades comerciales bajo las cuales puede organizarse un inversionista en Colombia, con las características principales y los requisitos de constitución de las mismas. Se incluye también un cuadro comparativo entre las diferentes clases de sociedades en cuanto al número de socios, el capital social, la responsabilidad de los mismos, y otros aspectos. Así mismo, se incluye una sección en la que se explica paso a paso el procedimiento de constitución de una compañía en Colombia. Por último, se tratan los temas de sucursal de sociedad extranjera y empresa unipersonal, consorcios, uniones temporales y t 1 El presente capitulo fue revisado para PROEXPORT por la firma de abogados Gamboa & del Hierro Abogados.
Nuestro sistema legal identifica al contrato de sociedad, como aquel por el cual dos o más personas (nacionales o extranjeras) se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades que genere el desarrollo de la empresa. De acuerdo con las leyes colombianas, existen cinco clases de sociedades comerciales subdivididas en tres grupos, a saber: a) Sociedades por partes de interés: dentro de este grupo se encuentran las sociedades colectivas; b) Sociedades por cuotas: dentro de este grupo se encuentra la sociedad en comandita simple y por acciones, y la sociedad limitada; c) Sociedades por acciones: en donde se encuentra la sociedad anónima. 1.1 CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE CADA TIPO DE SOCIEDAD Las formas de sociedad colectiva y en comandita son utilizadas usualmente por empresas familiares o pequeñas, por el contrario las sociedades de responsabilidad limitada y las anónimas son generalmente utilizadas para llevar a cabo empresas con negocios importantes y con tendencias al crecimiento. SOCIEDAD COLECTIVA -Debe tener por lo menos dos socios y no existe límite respecto al número máximo. -Los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones de la sociedad que no sean atendidas por ésta. -La istración de la sociedad está en manos de todos los socios quienes pueden delegarla en otros socios o en terceros. -El representante legal de la sociedad es elegido por los socios, y es quien adelanta todas las gestiones que comprenda el giro ordinario de los negocios. -Por ser una sociedad de personas, el aporte de capital no tiene mayor trascendencia al momento de constitución de la sociedad. -Los socios cuentan con el derecho de inspeccionar, los libros y papeles de la sociedad en cualquier tiempo.
SOCIEDAD EN COMANDITA -Existen dos clases de sociedades en comandita, a saber: la sociedad en comandita simple y la sociedad en comandita por acciones. -Las sociedades en comandita tienen dos clases de socios, los comanditarios, quienes limitan su responsabilidad a sus aportes, y los gestores, cuya responsabilidad es solidaria e ilimitada en razón a las operaciones sociales. En la sociedad en comandita por acciones, contrario a lo que sucede en las sociedades en comandita simple, los socios comanditarios no son solidariamente responsables por los impuestos de la sociedad. -El capital social en las sociedades en comandita se puede formar con los aportes de los socios comanditarios únicamente, o con los de éstos y los de los socios gestores. -La sociedad en comandita simple debe tener por lo menos un socio gestor y un socio comanditario, los cuales no pueden exceder de 25. -La sociedad en comandita por acciones debe tener por lo menos un socio gestor y cinco comanditarios y un máximo indeterminado. -La istración de la sociedad se encuentra en cabeza de los socios gestores quienes podrán ejercerla directamente o delegarla en terceros. -El capital deberá pagarse, en el caso de la sociedad en comandita simple, la totalidad al momento de la constitución. La sociedad en comandita por acciones los socios deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital restante deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad. -En la sociedad en comandita por acciones el capital estará representado en títulos de igual valor, cuya emisión, colocación y negociación se sujetará a lo previsto para las sociedades anónimas. -En los aspectos no regulados para los socios comanditarios y gestores, se aplicarán las normas de la sociedad limitada y de la colectiva respectivamente. SOCIEDAD LIMITADA
DE
RESPONSABILIDAD
-Deben constituirse con un mínimo de dos y un máximo de 25 socios. -Los socios responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su aporte. -En materia de impuestos, actualizaciones, intereses y obligaciones laborales insolutas, los socios responden solidariamente a prorrata de sus aportes y en proporción al periodo por el cual se tuvo el aporte durante el año fiscal. -La dirección y istración de la sociedad está a cargo de la junta de socios, en la cual cada socio tiene tantos votos como cuotas tiene en la sociedad. La junta de socios puede delegar la istración de la sociedad en un gerente. -El capital social debe ser pagado en su totalidad en el momento de constituir la sociedad y debe estar dividido en cuotas de igual valor cada una. -La cesión de participación dentro del capital social, así como la inclusión de nuevos socios deberá realizarse a través de una reforma de estatutos. -La sociedad limitada tendrá revisoría fiscal, en caso de que así lo apruebe cualquier número de socios excluidos de la istración que represente al menos el 20% del capital. Adicionalmente, la sociedad comercial sin importar el tipo societario, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan a 5.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$ 891.652 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan a 3.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$534.991 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) estará obligada a contar con revisor fiscal. -En lo no regulado en la ley o en los estatutos sobre la sociedad de responsabilidad limitada, se aplicaran las normas de la sociedad anónima. - La repartición de utilidades se rige por las normas de la sociedad anónima. SOCIEDAD ANÓNIMA -La sociedad anónima puede constituirse con el procedimiento ordinario consagrado en el Código de Comercio para las demás sociedades comerciales, o mediante suscripción sucesiva de sus acciones.
-Deben tener como mínimo cinco accionistas. -Los accionistas responden por las obligaciones de la sociedad hasta por el monto de su aporte. -En el momento de la constitución de la sociedad los accionistas deben suscribir por lo menos el 50% del capital autorizado y pagar por lo menos el 33% del capital suscrito. El capital suscrito restante, deberá ser pagado dentro del año siguiente a la fecha de constitución de la sociedad. -El capital de la sociedad anónima se divide en acciones del mismo valor que se representan a través de títulos negociables. Tales acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas según los derechos que otorguen al accionista. -La dirección y istración de la sociedad están a cargo del representante legal, la junta directiva y la asamblea general de accionistas. -El representante legal y sus suplentes son elegidos y removidos por la junta directiva, a menos que en los estatutos esta facultad le haya sido asignada a la Asamblea de Accionistas. -Ningún accionista puede ser propietario del 95% o más del total de las acciones en que se divide el capital social. -La Junta Directiva está conformada por no menos de tres y sus respectivos suplentes, quienes pueden ser personales o numéricos, y sus facultades están establecidas en los estatutos sociales.
-La Asamblea de Accionistas está conformada por los accionistas reunidos con el quórum determinado en los estatutos de la sociedad y se debe reunir por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en los estatutos o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio fiscal. -Las sociedades anónimas pueden obtener recursos de la emisión y colocación de acciones ordinarias, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, bonos ordinarios, o bonos obligatorios o facultativamente convertibles en acciones. -Las sociedades de responsabilidad limitada, en comandita por acciones y anónimas, deben constituir una reserva legal que debe alcanzar por lo menos el 50% del capital suscrito, constituida con el 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio fiscal. Así mismo, podrán establecer reservas estatutarias y ocasionales, según lo establezca la asamblea de accionistas. -El representante legal puede ser nacional o extranjero, persona natural o jurídica. -Obligatoriamente deben contar con revisor fiscal. - La repartición de utilidades es decidida por la asamblea general de accionistas al final de cada ejercicio legal y se reparten en proporción a las acciones suscritas y el porcentaje a distribuir no es de menos del 50% de las utilidades liquidas salvo un 78% de los accionistas apruebe lo contrario.
Tipo de socios
Socios
Dos categorías de socios: a) colectivos o gestores: istran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la istración de la misma.
Dos categorías de socios: a) colectivos o gestores: istran la sociedad b) comanditarios: no intervienen en la istración de la misma.
El capital se divide en partes de interés cuyo valor puede ser desigual.
El capital se divide en cuotas de igual valor que confieren un voto a cada una.
El capital se divide en acciones de igual valor.
Cada socio tiene un voto, sin importar el valor de su participación.
Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen).
Se integra con los aportes de capital de los socios comanditarios y de los colectivos (si estos aportes existen).
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
El aumento del capital autorizado requiere reforma estatutaria.
Número de socios o accionistas
Mínimo dos socios y no hay límite máximo.
Mínimo un socio gestor y máximo 25 socios comanditarios.
Mínimo un socio gestor y 5 comanditarios, y no hay límite máximo.
Responsabilidad de los socios
Solidaria e ilimitada
Solidaria e ilimitada la de los socios gestores.
Hasta el monto de sus aportes, la de los socios comanditarios.
Junta de socios
Junta de socios
Asamblea de asociados
Representante Legal
Representante Legal
Representante Legal
Capital social
Órganos sociales
Accionistas
Socios
El capital se divide en acciones de igual valor.
El capital se divide en cuotas de igual valor.
Las acciones en circulación corresponden al capital parado por los accionistas.
Se pueden emitir acciones privilegiadas, acciones de goce o industria, acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto, y bonos obligatoriamente convertibles en acciones.
El aumento o disminución del capital social requiere reforma estatutaria.
Mínimo 5 accionistas y no hay límite máximo.
Mínimo 2 socios y máximo 25.
Hasta el monto de sus aportes.
Hasta el monto de sus aportes.
Asamblea general de accionistas
Junta de socios
Junta de socios
Representante Legal
Representante Legal
Requiera autorización expresa de los consocios. Cesión de Participaciones sociales
Requiere reforma estatutaria.
Los socios comanditarios pueden ceder sus cuotas libremente. Los socios gestores requieren autorización expresa de los demás comanditarios.
Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia. No requiere reforma estatutaria.
Requiere reforma estatutaria. Pago de capital
En la escritura de constitución de la sociedad los socios se Obligan a hacer un aporte.
Pagar la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad.
Revisor fiscal
No requiere
No requiere
Suscribir el 50% del capital autorizado y pagar la tercera parte del capital suscrito. Requiere
Las acciones son libremente negociables, salvo que se pacte derecho de preferencia.
Existe derecho de preferencia.
No requiere reforma estatutaria.
No requiere reforma estatutaria.
Suscribir el 50% del capital autorizado y pagar la tercera parte del capital suscrito.
Pagar la totalidad del capital en el momento de la constitución de la sociedad.
Requiere
No requiere
2. EMPRESA UNIPERSONAL Destinación de una parte de los activos de una persona natural o jurídica a la realización de una o más actividades de carácter mercantil. -La empresa unipersonal tiene personalidad jurídica independiente de quien la crea. -El capital de la empresa estará dividido en cuotas de igual valor nominal y el aporte de capital deberá hacerse al momento de constitución de la empresa. -El constituyente responde hasta por el monto de su aporte, salvo en el caso de las obligaciones tributarias de la empresa. -La istración está a cargo del constituyente, quien a su vez puede delegarla en un tercero. -El constituyente de la empresa unipersonal no podrá contratar con ésta, ni con otras empresas del mismo tipo de que él sea titular. -La empresa deberá adoptar cualquier tipo de sociedad comercial cuando llegue a pertenecer a dos o más personas. Del mismo modo, las sociedades comerciales que reduzcan su número de socios o accionistas a uno, podrán adoptar la figura de empresa unipersonal. En lo no previsto para las empresas unipersonales, se aplicarán las reglas generales relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada. SOCIEDADES UNIPERSONALES Como resultado de la política gubernamental para propender por el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas materializada en las leyes 905 de 2004, 1014 de 2006 y el decreto 4463 de 2006, se creó un marco legal que permite la constitución de sociedades comerciales unipersonales de cualquier tipo o especie, con excepción de sociedades en comandita y de sociedades pluripersonales de cualquier tipo o especie. En este sentido, Las nuevas sociedades unipersonales que se constituyan a partir de enero de 2006, cualquiera que fuere su especie o tipo, y que cuente con una planta de personal no superior 10 trabajadores o activos totales por valor inferior a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes (US$ 86.808 aproximadamente tomando como tasa de referencia $ 2.350)
se podrán constituir por documento privado, debidamente autenticado, e inscrito ante las Cámaras de Comercio del país. Dicho documento deberá incluir el nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del socio o socios, así como el domicilio social de la empresa que se quiere constituir. Además, deberá indicar una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier acto lícito de comercio. Así mismo, el documento tendrá que precisar el monto del capital de la empresa, haciendo una descripción pormenorizada de los bienes aportados, con estimación de su valor. 3. SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA Toda sociedad extranjera que desarrolle actividades permanentes en Colombia debe establecer una sucursal en Colombia. Así mismo, cualquier sociedad extranjera, aun cuando desarrolle actividades no consideradas permanentes por la legislación comercial puede establecer una sucursal. La Ley comercial establece cuando se entiende que una sociedad extranjera desarrolla actividades permanentes en Colombia. Para su constitución es necesario registrar los documentos que evidencien la existencia y representación legal de la sociedad extranjera, y la resolución o acto en donde conste la decisión de la sociedad extranjera de constituir una sucursal en Colombia. La constitución requiere escritura pública de protocolización, la cual se registra en la cámara de comercio del domicilio escogido en el país. Técnicamente la sucursal de sociedad extranjera es un establecimiento de comercio de su casa matriz por tal razón no cuenta con personería jurídica. El capital de las sucursales es el determinado por su casa matriz y se constituye en la garantía general de sus obligaciones en Colombia. La representación de estas sucursales es llevada acabo por un mandatario general quien representa a la sociedad en el país y frente a terceros de la sociedad a matriz. Las utilidades generadas por este tipo de sucursales podrán ser enviadas al exterior previó cumplimiento de las obligaciones tributarias y cambiarias ha que haya lugar.
Las sucursales de sociedad extranjera se encuentran bajo la vigilancia del Estado, a través de la Superintendecia de Sociedades, salvo que dicha vigilancia le corresponda a otra superintendencia por razón de las actividades que desarrolla la sucursal.
Empresa Unipersonal
Sucursal
Número de socios
Uno
No aplica
Capital social
No hay monto mínimo ni máximo.
No hay monto mínimo ni máximo.
Órganos sociales
Representante legal (opcional)
Representante legal, Revisor fisal
Pago del capital
Al momento de la constitución de la empresa
La totalidad del capital en el momento del establecimiento de la sucursal.
Aumento de capital
No requiere ningún tipo de formalidad salvo en los casos que el aporte sea un bien inmueble.
No requiere ningún tipo de formalidad.
Revisor fiscal
No requiere
Requiere
4. COMO PONER EN FUNCIONAMIENTO UNA COMPAÑÍA A continuación se indican los pasos generales requeridos para la constitución y puesta en funcionamiento de una compañía, sea ésta una sociedad, empresa unipersonal o una sucursal. PASO 1. Decidir si se va a establecer una sociedad comercial, empresa unipersonal o sucursal de sociedad extranjera. Si se va a establecer una sociedad, se debe elegir el tipo societario. De acuerdo con la ley colombiana, pueden existir cinco formas de sociedades comerciales: sociedad colectiva, sociedad en comandita (simple o por acciones), sociedad de responsabilidad limitada y sociedad anónima. PASO 2. Preparar los documentos para la constitución de la compañía. Los siguientes son los documentos necesarios para la constitución de una sociedad anónima o limitada: a. Certificado de existencia y representación legal de la sociedad inversionista, expedido por el funcionario competente del domicilio de la sociedad. En caso de tratarse de una persona
natural, deberá hacerse llegar una copia del pasaporte. b. Poder autorizando a un abogado para actuar en nombre de la sociedad inversionista. Es recomendable que en el poder se incluya expresamente la facultad del apoderado para obtener el NIT de los socios o accionistas extranjeros y de registrar la inversión extranjera ante el Banco de la República. c. Definir los estatutos de la sociedad que va a ser constituida. En caso de tratarse de la constitución de una sucursal de sociedad extranjera, se necesitan además de los documentos mencionados en los literales a y b, los siguientes: d. Estatutos de la casa matriz. e.Resolución del órgano competente de la casa matriz autorizando la apertura de la sucursal en Colombia, señalando como mínimo: -Los negocios a que se va a dedicar la sucursal. -El monto de capital asignado a la misma. -Su domicilio. -Su duración. -Las causales para la terminación de los negocios. -El nombramiento del representante legal y sus atribuciones. -El nombramiento del revisor fiscal. Los documentos mencionados, excepto los del literal c, deberán contar con la cadena
de legalizaciones establecida en la legislación colombiana, la cual consiste en: -La autenticación de los mismos por un notario público del domicilio de la sociedad o persona natural inversionista, el cual certifique la representación legal, veracidad del documento y la existencia de la sociedad. -La verificación de la información de dichos documentos por el cónsul colombiano del mismo domicilio. -El reconocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia y, -La traducción de dichos documentos al castellano, cuando sea necesario, por un traductor oficial certificado como tal en Colombia. Los anteriores pasos para legalizar no aplican en caso de que en el país de donde provengan los documentos se aplique la Convención de la Haya, en cuyo caso solo se requiere la notarización y la «Apostilla», sin perjuicio de la traducción oficial de los documentos, en caso de requerirse. PASO 3. Obtener el NIT de los accionistas extranjeros. Para la obtención del Número de Identificación Tributaria -NIT- de los inversionistas, se debe diligenciar el formulario de Registro Único Tributario RUT- ante la DIAN. Este paso no es requerido en el evento del establecimiento de una sucursal. PASO 4 Elevar y/o protocolizar en escritura pública los documentos de constitución de la sociedad o establecimiento de la sucursal. La escritura pública de constitución de la sociedad o sucursal deberá suscribirse ante un notario público en Colombia e incluirá los documentos mencionados en el Paso 2. Los estatutos de la sociedad deberán contener lo siguiente: -Nombre y domicilio de los accionistas o socios. -Clase de sociedad que se constituye y su nombre. -Domicilio de la sociedad y de las sucursales si hubiere. -Objeto social. -Capital de la sociedad y valor nominal de las acciones/cuotas. -Nombre del representante legal de la sociedad y su suplente, incluyendo sus atribuciones y limitaciones. Cuando la
sociedad tenga por objeto explotar, dirigir o istrar un servicio público o una actividad declarada por el Estado como de interés para la seguridad nacional, el representante legal deberá ser ciudadano colombiano. -Nombre de los de la junta directiva (al menos tres) y sus suplentes, incluyendo sus obligaciones. -Nombre del revisor fiscal y un suplente. La ley autoriza que se nombre a una firma auditora la cual deberá designar a la persona que ejercerá como revisor fiscal y su suplente. -Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma. -La época y forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, así como la manera de deliberar y decidir sobre los asuntos de su competencia. -Las fechas en que se deben preparar los estados financieros. -La forma en que se deben distribuir los beneficios sociales con indicación de las reservas que deben hacerse. -La forma de hacer la liquidación de la sociedad, una vez disuelta. -La forma en que los asociados y los es sociales, resolverán sus eventuales diferencias. La firma de la escritura pública de constitución genera el pago de derechos notariales que oscilan entre 2.7 y 3.0 por mil del valor del capital asignado. En el caso de constitución de una empresa unipersonal no se requiere de escritura pública, basta con un documento privado salvo que los activos que se destinen a la empresa sean bienes que requieran de escritura pública. El documento privado deberá contener: -Nombre y domicilio del empresario. -Denominación o razón social de la empresa. -Domicilio de la empresa. -Objeto social. -Capital de la empresa y estimación de valor de los bienes aportados. -Número de cuotas de igual valor en que se dividirá la empresa. -Forma de istración y el nombre, documento de identidad y facultades del . -Término de duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma.
PASO 5. Obtener las cartas de aceptación de los cargos de la sociedad, empresa unipersonal o sucursal. Deberán obtenerse cartas de aceptación al cargo de las personas nombradas en los estatutos de la compañía, como es el caso del representante legal y su suplente, los principales y suplentes de la junta directiva y el revisor fiscal y su suplente, cuando haya lugar a cada nombramiento. Dichas cartas deben incluir el nombre completo de la persona que acepta el cargo, el cargo, el documento y número de identificación de la persona y su firma.
registro de accionistas, libro de actas de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, libro de actas de la junta directiva, libro diario, mayor, de balance y de inventarios). Las sucursales y las empresas unipersonales sólo requieren de los libros de contabilidad. Dichos libros tendrán que inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía. PASO 8. Abrir una cuenta bancaria. Toda compañía deberá abrir una cuenta a su nombre en la entidad bancaria de su elección, en la cual, entre otros, se hará el depósito del capital por parte de los inversionistas.
PASO 6. PASO 9. Efectuar el Registro Único Tributario (RUT) personalmente o a través de apoderado, ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para así obtener el NIT de la sociedad. La escritura pública de constitución, las cartas de aceptación, el NIT de los inversionistas extranjeros, y el formulario adicional para fines tributarios (RUT y RIT si es el caso) diligenciado indicando los impuestos a los que la compañía estará sujeta, deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la compañía. Para ello debe diligenciarse el formulario de matrícula mercantil. Dicha entidad expedirá un certificado de existencia y representación legal de la compañía. La inscripción en la Cámara, está sujeta al pago del impuesto de registro, equivalente al 0.7% del monto del capital de la compañía. Dicha inscripción debe renovarse anualmente ante la misma entidad, lo cual cuesta entre US$ 8 y US$ 192 aproximadamente (tomando como tasa de referencia $ 2.432), dependiendo del monto de los activos de la compañía. Concluidos los pasos anteriores la compañía se encuentra constituida, existe ante terceras personas y puede iniciar sus operaciones. El periodo aproximado de tiempo para completar estos primeros seis pasos es de dos semanas. PASO 7. Registrar los libros de la compañía en la Cámara de Comercio. Toda sociedad deberá tener libros corporativos y de contabilidad (libro de
Registrar la inversión extranjera en el Banco de la República. Una vez efectuada la inversión, es decir una vez se cubra el capital asignado a la compañía, y posteriormente en cada aumento del mismo, deberá efectuarse el registro de la inversión extranjera ante el Banco de la República. El procedimiento para el registro de la inversión varía dependiendo de la modalidad en la que ésta se haya efectuado (divisas, aportes en especie, entre otras). Para información detallada sobre este procedimiento consultar el capítulo Inversión Extranjera de esta publicación.
5. CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Los consorcios y uniones temporales son asociaciones de dos o más personas naturales o jurídicas, cuyo interés común en alguna actividad permite la unión de esfuerzos sin que se constituya una persona jurídica nueva. La istración del consorcio o la unión temporal se hace en la forma en que sus lo determinen en el contrato. Los responden solidariamente y sin límite por todas las actuaciones del consorcio, o unión temporal y cualquier estipulación que limite esta responsabilidad se considera como no escrita. No obstante, en los contratos entre uniones temporales y entidades estatales, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se
imponen de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los de la unión temporal. Los consorcios y uniones temporales no son contribuyentes del impuesto a la renta y complementarios; no obstante, cada uno de sus es contribuyente y debe llevar su contabilidad y declarar de manera independiente, de acuerdo con su participación en el consorcio o unión temporal. 6. T VENTURES Los t ventures son acuerdos de colaboración para desarrollar un proyecto o lograr una finalidad común, para lo cual cada una de las partes contribuye con recursos (económicos, técnicos, entre otros), sin que haya lugar a la creación de una persona jurídica. En consecuencia, los t ventures no tienen capacidad jurídica para celebrar contratos con terceros, y por lo tanto, frente a éstos, deben actuar independientemente. La celebración de los acuerdos de colaboración está permitida en Colombia, aunque no hay normas especiales en el derecho privado que regulen este tipo de contratos (salvo en casos excepcionales) y, por lo tanto, están sujetos a las normas generales de los contratos comerciales. En Colombia los t ventures se conocen también como «Contratos de Asociación a Riesgo Compartido».
7. REVISORIA FISCAL Dentro de las formas de control interno de los órganos istrativos de algunas sociedades se ha establecido la revisoría fiscal como la institución adecuada para salvaguardar los intereses tanto de los socios como de los acreedores, y por esta vía de la istración estatal, en caso de malas prácticas corporativas que se vean traducidas en fraudes y ineficiencia en el cumplimiento de los fines sociales. La legislación comercial establece que la revisoría fiscal debe ser ejercida por una persona natural que ejerza la profesión de contador público y le establece un límite de cinco sociedades en las que puede ejercer tal función, de igual forma, se impide que el revisor sea socio, o ejerza cualquier otro cargo diferente para el cual ha sido nombrado.
Las sociedades obligadas a contar con revisor fiscal son las sociedades por acciones, las sucursales de compañías extranjeras, y las sociedades en que, por ley o por los estatutos, la istración no corresponda a todos los socios, cuando así lo disponga cualquier número de socios excluidos de la istración que representen no menos del 20% del capital social. Igualmente, están obligados a contar con revisor fiscal las sociedades comerciales, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior excedan cinco mil salarios (que equivalen a US$ 891.652 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan a 3.000 salarios mínimos legales vigentes (que equivalen a US$ 534.991 aproximadamente, tomando como tasa de referencia $ 2.432) estará obligada a contar con revisor fiscal. Las principales funciones del revisor fiscal son: -Velar porque las operaciones realizadas por la sociedad estén en concordancia con lo establecido en sus estatutos y a lo acordado por la junta de socios o la asamblea general de accionistas. -Dar cuenta a los órganos de istración de la sociedad de las irregularidades que ocurran en el desarrollo del objeto social. -Colaborar con las entidades gubernamentales que cumplan funciones de inspección y vigilancia rindiendo los informes necesarios. -Llevar la contabilidad de la sociedad y conservar la correspondencia y comprobantes de cuenta que sustenten los estados presentados. -Convocar a la asamblea o junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo considere necesario, y en caso de ser citado a deliberaciones de tales órganos, el revisor tendrá derecho a intervenir. En todo caso, en las sociedades en que el cargo de revisor fiscal no sea obligatorio, la persona que ejerza tales funciones deberá cumplir las que le sean señaladas en los estatutos o por orden de la junta de socios, en caso de que nada indiquen los estatutos deberá aplicar la ley comercial. 8. SOCIEDADES CON OBJETO ÚNICO
Son personas jurídicas que intervienen comúnmente en el campo de la contratación estatal, y que se crean con la finalidad de presentar propuestas para obtener así la adjudicación y celebración de contratos con el Estado. La responsabilidad de los asociados en esta clase de sociedades se asimila a la de los consorcios, en otras palabras, la responsabilidad es solidaria por la totalidad del contrato celebrado o por las sanciones que el mismo genere. 9. NORMATIVIDAD APLICABLE Código de Comercio Colombiano, Libro Segundo, artículo 98 y subsiguientes Ley 222 de 1995 Estatuto Tributario artículo 794 Ley 80 de 1993 artículo 7 Parágrafo 3°
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