Sap Best Practices 2d3k2h
This document was ed by and they confirmed that they have the permission to share it. If you are author or own the copyright of this book, please report to us by using this report form. Report 3l3c15
Overview 3z723u
& View Sap Best Practices as PDF for free.
More details 2i4a6q
- Words: 6,894
- Pages: 25
SAP ECC 5.00 Agosto de 2006 Español
Libro de caja Modelo de proceso empresarial
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Copyright © Copyright 2006 SAP AG. Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproducción o divulgación total o parcial de esta publicación mediante cualquier método y para el objetivo que fuere sin el consentimiento expreso de SAP AG. La información que se presenta en este documento puede ser modificada sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propiedad de otros proveedores de software. Microsoft, Windows, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli e Informix son marcas o marcas registradas de IBM Corporation. Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML y W3C son marcas o marcas registradas de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc, utilizada bajo licencia para la tecnología desarrollada e implementada por Netscape. MaxDB es una marca de MySQL AB, Suecia. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP mencionados en este documento, así como los logotipos correspondientes, son marcas o marcas registradas de SAP AG en Alemania y otros países del mundo. El resto de nombres de productos y servicios mencionados son marcas de las correspondientes empresas. Los datos que contiene este documento tienen únicamente fines informativos. Las especificaciones de los productos pueden variar en función del país. Estos materiales están sujetos a modificaciones sin previo aviso. SAP AG y sus empresas asociadas ("Grupo SAP") proporcionan estos materiales sólo con fines informativos, sin que conste ninguna representación ni garantía de ningún tipo. Asimismo, el Grupo SAP no se responsabiliza de los errores ni de las omisiones relativos a estos materiales. Las únicas garantías de los productos y servicios del Grupo SAP son las que se especifican en las declaraciones de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, en el caso de que existan. Ninguna información de este documento debe considerarse una garantía adicional.
© SAP AG
Página 2 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Iconos Icono
Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis
Convenciones tipográficas Estilo de escritura
Descripción
Texto de ejemplo
Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo
Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas.
TEXTO DE EJEMPLO
Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de ejemplo
Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de , mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO
Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo
Entrada exacta del . Palabras o caracteres que el introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
Entrada variable del . Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.
© SAP AG
Página 3 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Abreviaciones Obl.
Campo de entrada obligatoria (utilizado en los procedimientos de )
Opc.
Campo de entrada opcional (utilizado en los procedimientos de )
C
Campo condicional (utilizado en los procedimientos de )
© SAP AG
Página 4 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Contenido Procesos empresariales de referencia..................................................................................................6 Contabilización de una factura de deudor.........................................................................................6 Extracto de cuenta manual................................................................................................................8 Registro y contabilización de un extracto de cuenta manual.............................................................8 Tratamiento posterior de un extracto de cuenta..............................................................................10 Contabilización de caja.......................................................................................................................11 Contabilización de partidas abiertas................................................................................................13 Contabilización de un pago recibido................................................................................................13 Compensación de la factura de deudor...........................................................................................15 Contabilizaciones en cuentas pro diversos (D)...........................................................................16 Contabilización de un pago recibido................................................................................................17 Compensación de la factura de deudor...........................................................................................19 Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja..................................................20 Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio.............22 Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación.............................................................23 Impresión del libro de caja..................................................................................................................24
© SAP AG
Página 5 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Este documento se refiere a la sociedad BP01, que utiliza el plan de cuentas PGCE.
Procesos empresariales de referencia Objetivo En esta sección del documento encontrará procesos empresariales que se repiten con frecuencia. Por tanto, el proceso empresarial se describe una vez en la sección Procesos empresariales de referencia. Más adelante nos referimos a este proceso empresarial de referencia. En el capítulo de los procesos empresariales de referencia se describe el proceso empresarial. Más adelante encontrará el proceso empresarial descrito y los datos que debe indicar para los tests. No haga un test de los procesos empresariales de referencia descritos en este capítulo. A partir del capítulo Procesos empresariales generales encontrará el MPE del que debe hacer el test y los datos relevantes.
Condiciones previas Debe instalar el building block N70. Cree manualmente o mediante eCATTs algunos acreedores y deudores. No existe ningún proceso empresarial de referencia para el modelo de proceso empresarial Libro mayor.
Contabilización de una factura de deudor Condición previa Se han actualizado los registros maestros de deudor. Uno de los deudores nos ha concedido una autorización de domiciliación bancaria y otro nos paga con débito bancario.
Procedimiento Para contabilizar una factura utilice el modelo de proceso empresarial Contabilidad de deudores: Contabilización de facturas. Ahora contabilizaremos una factura para cada deudor. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Deudores Contabilización Factura
Código de transacción
FB70
© SAP AG
Página 6 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
2. Efectúe las siguientes entradas si no aparecen por defecto: Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Sociedad
BP01
BU SMB Company ES
3. Pulse Intro.
Para modificar la sociedad, seleccione Tratar→ Modificar Sociedad. 4. Efectúe las siguientes entradas en la etiqueta Basic Data de la pantalla Registro facturas de deudores: Sociedad BP01. Nombre de campo
Acciones y valores de
obl./o pc./co nd.
Comentarios
Deudores
101
obl.
Ejemplo
Fecha contabilización
Fecha de hoy
obl.
Ejemplo
obl.
Ejemplo Ejemplo
Referencia Importe
2320,00
obl.
Moneda
EUR
obl.
Calcular impuestos
X
obl.
Indicador de IVA
R3
obl.
5. Efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo
Acciones y valores de
obl./o pc./co nd.
Comentarios
Cuenta de mayor
7590000000
obl.
Ingresos nacionales
D/C
50 (Haber)
obl.
Importe en moneda del documento
* o 2320,00
obl.
Indique el importe bruto. El sistema calcula el IVA repercutido automáticamente.
Indicador de IVA
R3
obl.
16% de impuesto sobre el volumen de negocios
Centro de beneficio
1100
obl.
6. Para comprobar el documento antes de que se contabilice, seleccione Simular (F9). De este modo, podrá visualizar el documento, incluido el impuesto sobre el volumen de negocios que se debe contabilizar, y corregirlo si es necesario. 7. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). En la parte inferior de la pantalla aparecerá el mensaje Documento 18000000xx ha sido contabilizado en la Sociedad BP01, donde xx es el número de documento secuencial asignado por el sistema. 8. Anote el número de documento de factura.
© SAP AG
Página 7 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Al llamar la transacción por primera vez, aparece una ventana de diálogo para indicar la sociedad. Indique la sociedad BP01.
Resultado El documento se ha contabilizado en la base de datos y la cuenta de mayor. También se han actualizado las cifras de la operación del cliente.
Extracto de cuenta manual Utilización El banco abona la domiciliación bancaria y el débito bancario en la cuenta. Si desea una descripción detallada de este proceso, consulte el modelo de proceso empresarial “Extracto de cuenta manual”. Este documento describe el proceso de abono de cheques por medio del banco. A continuación se describe el proceso de débito bancario/domiciliación bancaria.
Registro y contabilización de un extracto de cuenta manual Procedimiento En el siguiente ejemplo se describe la contabilización de un cheque recibido. Al llamar la transacción por primera vez, aparece la ventana de diálogo Especificaciones. Realice las siguientes entradas en ella. Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Determinació n de bancos interna
Seleccione el indicador
Si este indicador está activado, puede indicar la ID del banco propio y de la cuenta. Si el indicador no está activado, debe indicar el número de banco y de cuenta.
Variante inicial
BP01
Clase de tratamiento contabilizació n posterior
4
Transf.. fecha valor
Seleccione el indicador
Debe seleccionar Tratamiento Contabilización posterior 4 y continuar el procesamiento con la transacción FEBA.
Seleccione Continuar o Intro También puede visualizar esta ventana de diálogo si selecciona Opciones Dat. pref. Verifique que los datos siguientes estén registrados. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
© SAP AG
Finanzas Gestión financiera Bancos Entrada
Página 8 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Extracto de cuenta Registrar manualmente Código de transacción
FF67
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual:: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad
BP01
Banco propio
BBVA
ID cuenta
CC01
Nº Extracto
Número de extracto actual (se puede indicar cualquier número)
Fecha extracto
Fecha del extracto (HOY)
Saldo inicial
Saldo inicial = saldo final del extracto anterior
Saldo final
Saldo inicial + XXX EUR
Comentarios
Si ha olvidado el número del anterior extracto, seleccione Resumen para visualizar los extractos antiguos. Podrá copiar el último extracto del resumen o crear uno nuevo. De este modo, se fijan automáticamente el número y la fecha de extracto, así como el saldo inicial.
El banco abona XXX EUR en su cuenta.
Pulse Intro para confirmar las entradas efectuadas. 3. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual: Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Transacción
E03A
Cheques recibidos
Fecha valor
Fecha valor de la posición p.ej., hoy
Importe Referencia banco
Deje este campo en blanco; el banco no da referencias.
Pushbutton
Grabar
El extracto de cuenta se incluye en el sistema al seleccionar Grabar, pero no se contabiliza todavía. Todavía se pueden efectuar modificaciones en el extracto de cuenta o añadirle nuevas posiciones.
Pushbutton
Contabilizar
El extracto se contabiliza online (en proceso de fondo).
La operación E03A es para "Cheques recibidos" y contiene la lógica de contabilización del documento que se debe contabilizar. En este caso, se contabiliza el documento: Desde el banco en la cuenta transitoria bancaria 5720010401 sin compensación.
Resultado Una vez contabilizado el extracto, el sistema mostrará las estadísticas de contabilización. Esto le permite ver el número de contabilizaciones FB01 (contabilización sin compensación) efectuadas con
© SAP AG
Página 9 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
y sin errores. Esto también se aplica a las contabilizaciones FB05 (contabilización con compensación). En nuestro ejemplo, se ha efectuado una contabilización FB01.
Tratamiento posterior de un extracto de cuenta Utilización Cada vez que se contabiliza un extracto de cuenta manual, se debe efectuar un tratamiento Posterior, puesto que el sistema no siempre puede compensar todas las posiciones automáticamente. Esto es particularmente importante si el cliente no paga el importe total o si ha indicado una referencia incorrecta. En este caso, no se efectúa ninguna contabilización y, por tanto, se debe efectuar el tratamiento posterior.
Condiciones previas Debe haberse contabilizado el extracto de cuenta manual.
Procedimiento Para efectuar un tratamiento posterior del extracto de cuenta, utilice los datos de los ejemplos. Los datos de la tabla siguiente pueden serle útiles. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta Tratar posteriormente
Código de transacción
FEBA / FEBA_BANK_STATEMENT
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extractos de cuenta: Nombre de campo
Acciones y valores de
Aplicación
Extracto de cuenta manual y electrónico
Sociedad
BP01
Banco propio
BBVA
ID cuenta
CC01
Nº Extracto
Último número de extracto de cuenta contabilizado
Véase el punto 3 de Extracto de cuenta manual.
Fecha extracto
Fecha del extracto (HOY)
Véase el punto 3 de Extracto de cuenta manual.
Contabilizar en Área
Cuenta de mayor
3. Seleccione
Comentarios
Resumen extractos.
4. Haga doble clic en los datos bancarios para visualizar los extractos de ese banco. Haga doble clic en el número de extracto para visualizar las posiciones del extracto. Si aparece una marca de verificación verde junto al extracto, significa que las contabilizaciones se han procesado sin errores. Se puede ver el número de documento contabilizado en cada posición del extracto. Haga doble clic en una posición para visualizar más información como, por ejemplo, la referencia, el interlocutor comercial, los datos bancarios, la operación externa, el destino de
© SAP AG
Página 10 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
utilización, etc. Para visualizar el documento creado, haga doble clic en el número de documento. 5. Seleccione la flecha verde (Back F3) para volver a la pantalla Extracto bancario procesos subsiguientes. En esta pantalla, marque Subledger Finanzas en el campo Contabilizar en Área y seleccione Resumen Extractos (F8). 6. Haga doble clic en los datos bancarios. Una cruz roja junto al extracto indica que el extracto de cuenta contiene posiciones que no se han podido contabilizar. Estas posiciones deberán tratarse posteriormente Haga doble clic en el extracto y, a continuación, en la posición. Seleccione Modificar método para cambiar el modo de contabilización. Seleccione visualizar todas las pantallas. El modo de contabilización se describe en la siguiente nota.
Hay varias opciones para seleccionar los extractos de cuenta que se desean visualizar. Puede seleccionar extractos que tienen un status determinado. Hay tres tipos de status: todas las partidas, sólo partidas contabilizadas incompletas y sólo partidas contabilizadas completamente. Los modos de contabilización Visualizar pantallas incorrectas, Visualizar todas las pantallas, no visualizar las pantallas determinan si en el tratamiento contabilización posterior se van a visualizar todas las pantallas, sólo las pantallas incorrectas o ninguna. El modo visualizar todas las pantallas se puede seleccionar para realizar ejercicios de formación o tests. Si no es el caso, recomendamos seleccionar el modo visualizar pantallas incorrectas.. Siempre debe verificar la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar, ya que ambos tipos de contabilidad pueden contener contabilizaciones que no se hayan llevado a cabo.
Resultado El status del extracto no se ha modificado porque ya estaba en verde para la contabilidad principal y la auxiliar antes de efectuar el tratamiento posterior.
Contabilización de caja Objetivo Puede utilizar el libro de caja para gestionar las operaciones al contado de su empresa. Puede contabilizar entradas de caja y pagos en efectivo, imprimir recibos y el libro de caja. En el sistema R/3, el libro de caja es un libro auxiliar, que contiene documentos que se han transferido desde el libro de caja al libro mayor de SAP FI. En el libro de caja sólo se utiliza una moneda. Libro de caja
Descripción
Moneda
0001
Caja para gastos menores
EUR
El libro de caja no incluye funciones para aceptar y depositar cheques. A cada libro de caja se le asigna una cuenta de mayor en la que se contabilizan los documentos del libro mayor.
© SAP AG
Página 11 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Libro de caja
Cuenta de mayor PGCE
0001
5700000000
Cuando la contabilización se realiza sobre una operación de libro de caja, se contabilizan los documentos con las siguientes clases de documentos: Operación
Clase de documento
Cuenta de mayor contabilizaciones
AB
Acreedores: Entradas/salidas de pagos
KZ
Deudores: Entradas/ salidas de cobros
DZ
Puede crear sus propias operaciones para contabilizarlas. En la operación de libro de caja FBCJ, puede crear, modificar y borrar operaciones ( vía menús: Detalles → Mod. oper. cont). Le ofrecemos las siguientes operaciones para la contabilidad del libro de caja: Nº de operación
Clase de operación
Texto
Nº de cuenta en
Ind.
CC 0100 (0200)
imptos.
01
E = Gastos
OTROS GASTOS
6290000000
S3
02
E = Gastos
GASTOS SUMINISTROS
6280000000
S3
03
D = Clientes
CLIENTES
04
K = Proveedores
PROVEEDORES
05
C = Salida del Banco
SALIDA DEL BANCO BBVA
5720010404
06
B = Entrada del Banco
ENTRADA AL BANCO BBVA
5720010402
07
C = Salida del Banco
SALIDA DEL BANCO CAIXA
5720010504
08
B = Entrada del Banco
ENTRADA AL BANCO CAIXA
5720010502
Flujo de procesos Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
En los ejemplos expuestos a continuación se describen estos procesos empresariales: •
Contabilización de un pago recibido Un deudor paga en efectivo una factura pendiente que asciende a 174.000 EUR. Se imprime un recibo. La partida abierta del deudor se compensa.
© SAP AG
Página 12 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
•
Compensación de la factura de deudor
•
Contabilización de un cliente esporádico
•
Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja
•
Contabilización directa en cuentas de impuestos •
Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio por medio de un extracto de cuenta electrónico
Transferimos 11.000 EUR de una caja para gastos menores a nuestra cuenta en el BBVA. La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrónico. •
Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación
Le pagamos a un acreedor 580 EUR en efectivo por gastos de expedición con el 16% de IVA incluido. Este documento se anula porque el importe facturado se tiene que transferir. •
Impresión del libro de caja
Contabilización de partidas abiertas La operación entrada de pagos para deudores sólo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta.
Para una descripción detallada, véase el capítulo Contabilización de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efectúe las entradas siguientes: Datos generales: Transacción
Client e
Fecha Contab.
Referencia
Importe
Mon
Calcular impuestos
1
Factura
108
Fecha actual
FBCJ01
174.000,00
EUR
X
2
Factura
109
Fecha actual
FBCJ02
27.724,00
EUR
X
Datos de posición: Cuenta de mayor
Debit / credit
Importe en moneda del documento
Indicador de IVA
Condición de pago:
1
7590000000
Credit
174.000,00
R3
Condición de pago 0001
2
7590000000
Credit
27.724,00
R3
Condición de pago 0001
Contabilización de un pago recibido Procedimiento 1.
Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes:
© SAP AG
Página 13 de 25
SAP Best Practices
2.
Libro de caja: MPE
vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque Modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta ingresos si no se está visualizando. Inter. a visualizar
Fecha actual
Nº operación
3
o seleccione hoy
o seleccione la operación
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
clientes Importe
174.000,00
En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad.
Receptor recibo
Sr. López
Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. Éste se incluirá en el recibo.
Texto
Pago por caja de factura pendiente
En este campo puede introducir un texto breve sobre la operación.
Deudores
108
Introduzca el número de deudor.
Referencia
FBCJ01
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado.
Grabar Nº documento
© SAP AG
Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar
Página 14 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc. Subsiguientes
Descripción un documento. El número de documento aparece en el campo Número de documento interno Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguintes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Doc. Subsiguintes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja. Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la pérdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.
Compensación de la factura de deudor Utilización Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automáticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea más información sobre la compensación de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualización de cuentas: Compensación manual.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Deudores Cuenta Compensar
Código de transacción
F-32
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla de selección: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Cuenta
108
Indique la cuenta que se tiene que
© SAP AG
Página 15 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
Descripción compensar.
Sociedad
BP01
Clearing Date
Fecha actual
Indique la fecha de compensación. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro.
Otras selecciones
Referencia
Indique una referencia
Tratar PA’s
Seleccione Tratar PA’s
Referencia
FBCJ01
Tratar PA’s
Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilícelas.
3. Seleccione Tratar PA’s para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensación, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
Resultado Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensación. Compruebe las cuentas de deudor con la transacción FBL5N (Visualizar/ modificar partidas). Puede repetir este proceso para el deudor 109.
Contabilizaciones en cuentas pro diversos (D) Utilización La operación entrada de pagos para deudores sólo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta. Utilice un cliente D (cliente esporádico). Para una descripción detallada, consulte el capítulo Contabilización de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efectúe las entradas siguientes: Datos generales:
1
Transacción
Client e
Fecha Contab.
Referencia
Importe
Mon
Calcular impuestos
Factura
D
Fecha actual
FBCJ03
15.300,00
EUR
X
Datos de posición:
© SAP AG
Página 16 de 25
SAP Best Practices
1
Libro de caja: MPE
Cuenta de mayor
Debit / credit
Importe en moneda del documento
Indicador de IVA
Condición de pago
7590000000
Credit
15.300,00 o *
S3
Cond. Pago 0001
Contabilización de un pago recibido Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Ingresos si no se está visualizando. Inter. a visualizar
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Nº operación
3
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
o seleccione la operación Clientes Importe
15.300,00
En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad.
Receptor recibo
Sr. Pérez
Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. Éste se incluirá en el recibo.
Texto
Pago por caja factura pendiente
En este campo puede introducir un texto breve sobre la operación.
Deudores
D
Introduzca el número de deudor. Se abrirá una nueva ventana. Indique los datos del deudor.
Referencia
FBCJ03
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
© SAP AG
Página 17 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El número de documento aparece en el campo Nº documento interno..
Grabar Nº documento interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc.Subsigui entes
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado. Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Seleccione Doc. Subsiguientes para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.
Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la pérdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.
© SAP AG
Página 18 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Compensación de la factura de deudor Utilización Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automáticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea más información sobre la compensación de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualización de cuentas: Compensación manual.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Deudores Cuenta Compensar
Código de transacción
F-32
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla de selección: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Cuenta
D
Indique la cuenta que se tiene que compensar.
Sociedad
BP01
Fecha compensación
Fecha actual
Indique la fecha de compensación. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro.
Otras selecciones
Referencia
Indique una referencia
Tratar PA’s
Seleccione Tratar PA’s.
Referencia
FBCJ03
Tratar PA’s
Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilícelas.
3. Seleccione Tratar PA's para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensación, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
Resultado Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensación. Compruebe las cuentas de deudor con la transacción FBL5N (Visualizar/Modificar partidas).
© SAP AG
Página 19 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja Utilización Se pueden definir diferentes imputaciones, indicadores de impuestos o divisiones por cada partida del libro de caja. Esta diferenciación facilita la entrada del documento del libro de caja. En función de la partición del documento del libro de caja, el sistema crea apuntes contables de contrapartida, partidas del libro de caja y una posición de impuestos total.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Gastos efectivos si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy.
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
01 o seleccione la operación OTROS GASTOS AL 16%
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Matchcode
Seleccione el pulsador matchcode
Se abrirá una nueva ventana. Indique una operación adicional como mínimo.
El sistema propone el importe original para la primera operación. Cuando haya introducido las operaciones adicionales, tendrá que ajustar el importe original para que junto con las partidas individuales adicionales concuerde con el importe total que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla. Texto
02 o seleccione la operación GTOS SUMINISTROS 16 %
Centro de coste
Operación 01: centro de coste 1101 Operación 02: centro de coste
© SAP AG
Página 20 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Acciones y valores de
Libro de caja: MPE
Descripción
1102 El sistema especifica el importe de los respectivos impuestos y los visualiza en la parte inferior de la ventana de diálogo. Seleccione el pulsador Copiar.
Copiar
Referencia
FBCJ04
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El número de documento aparece en el campo Número de documento interno.
Grabar Nº documento Interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc. Subsiguientes
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado.
Marque las posiciones que corresponda y seleccione Doc. subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Doc. subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.
Resultado El pago se ha contabilizado.
© SAP AG
Página 21 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Gastos efectivo si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
06 o seleccione la operación ENTRADA AL BANCO BBVA
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Importe
Indique el importe 11.000,00.
En este campo se indica el importe que se ha pagado a la cuenta bancaria.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel
Contabilizar Sel.
Doc. Subsiguientes
© SAP AG
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel. Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Si selecciona el pulsador Grabar y no ha marcado ninguna entrada, se grabarán todas las entradas. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna línea, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Página 22 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrónico.
Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Si es necesario, marque Cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Pagos caja si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
02 o la operación GASTOS
Importe
580,00
En este campo se indica el importe tomado de la caja para gastos menores. El importe neto (500,00) y el tipo impositivo (16%) se determinan automáticamente sobre la base del indicador de impuestos definido en la operación.
Centro de coste
1602
En este campo se indica el centro de coste en el que se tienen que contabilizar los gastos de expedición.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento:
SUMINISTROS
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los
© SAP AG
Página 23 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
Descripción datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor.
Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Doc. Subsiguient es
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes.
Anular
Seleccione la entrada y bórrela. Indique 01 como motivo de la anulación y confírmelo.
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna línea, se contabilizan TODAS las entradas en el libro mayor. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor. Marque la entrada que acaba de contabilizar. Seleccione Entrada→ Anular entrada para anular el documento seleccionado.
El documento de origen y el nuevo documento de anulación se marcan con una X roja.
No se puede anular el documento si ya se ha lanzado la función para imprimir el recibo.
Impresión del libro de caja 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Necesitará una caja para gastos menores en la siguiente operación. Si es necesario, seleccione cambiar libro de caja y el libro de caja correcto.
© SAP AG
Página 24 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas de estos documentos se utilizan para restringir los documentos de caja para imprimir el libro de caja.
Imprimir libro de caja
Seleccione imprimir libro de caja
Seleccione este pulsador para llamar el informe con el que puede imprimir el libro de caja. Los datos necesarios ya aparecen por defecto en el informe. El libro de caja incorporará todos los pagos recibidos y efectuados. Ya está listo para imprimir.
© SAP AG
Página 25 de 25
Libro de caja Modelo de proceso empresarial
SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Copyright © Copyright 2006 SAP AG. Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproducción o divulgación total o parcial de esta publicación mediante cualquier método y para el objetivo que fuere sin el consentimiento expreso de SAP AG. La información que se presenta en este documento puede ser modificada sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propiedad de otros proveedores de software. Microsoft, Windows, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, z/OS, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli e Informix son marcas o marcas registradas de IBM Corporation. Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML y W3C son marcas o marcas registradas de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc, utilizada bajo licencia para la tecnología desarrollada e implementada por Netscape. MaxDB es una marca de MySQL AB, Suecia. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP mencionados en este documento, así como los logotipos correspondientes, son marcas o marcas registradas de SAP AG en Alemania y otros países del mundo. El resto de nombres de productos y servicios mencionados son marcas de las correspondientes empresas. Los datos que contiene este documento tienen únicamente fines informativos. Las especificaciones de los productos pueden variar en función del país. Estos materiales están sujetos a modificaciones sin previo aviso. SAP AG y sus empresas asociadas ("Grupo SAP") proporcionan estos materiales sólo con fines informativos, sin que conste ninguna representación ni garantía de ningún tipo. Asimismo, el Grupo SAP no se responsabiliza de los errores ni de las omisiones relativos a estos materiales. Las únicas garantías de los productos y servicios del Grupo SAP son las que se especifican en las declaraciones de garantía que acompañan a dichos productos y servicios, en el caso de que existan. Ninguna información de este documento debe considerarse una garantía adicional.
© SAP AG
Página 2 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Iconos Icono
Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis
Convenciones tipográficas Estilo de escritura
Descripción
Texto de ejemplo
Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos.
Texto de ejemplo
Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas.
TEXTO DE EJEMPLO
Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.
Texto de ejemplo
Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de , mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.
TEXTO DE EJEMPLO
Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como F2) o la tecla INTRO.
Texto de ejemplo
Entrada exacta del . Palabras o caracteres que el introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.
© SAP AG
Página 3 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Abreviaciones Obl.
Campo de entrada obligatoria (utilizado en los procedimientos de )
Opc.
Campo de entrada opcional (utilizado en los procedimientos de )
C
Campo condicional (utilizado en los procedimientos de )
© SAP AG
Página 4 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Contenido Procesos empresariales de referencia..................................................................................................6 Contabilización de una factura de deudor.........................................................................................6 Extracto de cuenta manual................................................................................................................8 Registro y contabilización de un extracto de cuenta manual.............................................................8 Tratamiento posterior de un extracto de cuenta..............................................................................10 Contabilización de caja.......................................................................................................................11 Contabilización de partidas abiertas................................................................................................13 Contabilización de un pago recibido................................................................................................13 Compensación de la factura de deudor...........................................................................................15 Contabilizaciones en cuentas pro diversos (D)...........................................................................16 Contabilización de un pago recibido................................................................................................17 Compensación de la factura de deudor...........................................................................................19 Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja..................................................20 Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio.............22 Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación.............................................................23 Impresión del libro de caja..................................................................................................................24
© SAP AG
Página 5 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Este documento se refiere a la sociedad BP01, que utiliza el plan de cuentas PGCE.
Procesos empresariales de referencia Objetivo En esta sección del documento encontrará procesos empresariales que se repiten con frecuencia. Por tanto, el proceso empresarial se describe una vez en la sección Procesos empresariales de referencia. Más adelante nos referimos a este proceso empresarial de referencia. En el capítulo de los procesos empresariales de referencia se describe el proceso empresarial. Más adelante encontrará el proceso empresarial descrito y los datos que debe indicar para los tests. No haga un test de los procesos empresariales de referencia descritos en este capítulo. A partir del capítulo Procesos empresariales generales encontrará el MPE del que debe hacer el test y los datos relevantes.
Condiciones previas Debe instalar el building block N70. Cree manualmente o mediante eCATTs algunos acreedores y deudores. No existe ningún proceso empresarial de referencia para el modelo de proceso empresarial Libro mayor.
Contabilización de una factura de deudor Condición previa Se han actualizado los registros maestros de deudor. Uno de los deudores nos ha concedido una autorización de domiciliación bancaria y otro nos paga con débito bancario.
Procedimiento Para contabilizar una factura utilice el modelo de proceso empresarial Contabilidad de deudores: Contabilización de facturas. Ahora contabilizaremos una factura para cada deudor. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: Menú SAP
Finanzas Gestión financiera Deudores Contabilización Factura
Código de transacción
FB70
© SAP AG
Página 6 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
2. Efectúe las siguientes entradas si no aparecen por defecto: Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Sociedad
BP01
BU SMB Company ES
3. Pulse Intro.
Para modificar la sociedad, seleccione Tratar→ Modificar Sociedad. 4. Efectúe las siguientes entradas en la etiqueta Basic Data de la pantalla Registro facturas de deudores: Sociedad BP01. Nombre de campo
Acciones y valores de
obl./o pc./co nd.
Comentarios
Deudores
101
obl.
Ejemplo
Fecha contabilización
Fecha de hoy
obl.
Ejemplo
obl.
Ejemplo Ejemplo
Referencia Importe
2320,00
obl.
Moneda
EUR
obl.
Calcular impuestos
X
obl.
Indicador de IVA
R3
obl.
5. Efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo
Acciones y valores de
obl./o pc./co nd.
Comentarios
Cuenta de mayor
7590000000
obl.
Ingresos nacionales
D/C
50 (Haber)
obl.
Importe en moneda del documento
* o 2320,00
obl.
Indique el importe bruto. El sistema calcula el IVA repercutido automáticamente.
Indicador de IVA
R3
obl.
16% de impuesto sobre el volumen de negocios
Centro de beneficio
1100
obl.
6. Para comprobar el documento antes de que se contabilice, seleccione Simular (F9). De este modo, podrá visualizar el documento, incluido el impuesto sobre el volumen de negocios que se debe contabilizar, y corregirlo si es necesario. 7. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S). En la parte inferior de la pantalla aparecerá el mensaje Documento 18000000xx ha sido contabilizado en la Sociedad BP01, donde xx es el número de documento secuencial asignado por el sistema. 8. Anote el número de documento de factura.
© SAP AG
Página 7 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Al llamar la transacción por primera vez, aparece una ventana de diálogo para indicar la sociedad. Indique la sociedad BP01.
Resultado El documento se ha contabilizado en la base de datos y la cuenta de mayor. También se han actualizado las cifras de la operación del cliente.
Extracto de cuenta manual Utilización El banco abona la domiciliación bancaria y el débito bancario en la cuenta. Si desea una descripción detallada de este proceso, consulte el modelo de proceso empresarial “Extracto de cuenta manual”. Este documento describe el proceso de abono de cheques por medio del banco. A continuación se describe el proceso de débito bancario/domiciliación bancaria.
Registro y contabilización de un extracto de cuenta manual Procedimiento En el siguiente ejemplo se describe la contabilización de un cheque recibido. Al llamar la transacción por primera vez, aparece la ventana de diálogo Especificaciones. Realice las siguientes entradas en ella. Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Determinació n de bancos interna
Seleccione el indicador
Si este indicador está activado, puede indicar la ID del banco propio y de la cuenta. Si el indicador no está activado, debe indicar el número de banco y de cuenta.
Variante inicial
BP01
Clase de tratamiento contabilizació n posterior
4
Transf.. fecha valor
Seleccione el indicador
Debe seleccionar Tratamiento Contabilización posterior 4 y continuar el procesamiento con la transacción FEBA.
Seleccione Continuar o Intro También puede visualizar esta ventana de diálogo si selecciona Opciones Dat. pref. Verifique que los datos siguientes estén registrados. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
© SAP AG
Finanzas Gestión financiera Bancos Entrada
Página 8 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Extracto de cuenta Registrar manualmente Código de transacción
FF67
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual:: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad
BP01
Banco propio
BBVA
ID cuenta
CC01
Nº Extracto
Número de extracto actual (se puede indicar cualquier número)
Fecha extracto
Fecha del extracto (HOY)
Saldo inicial
Saldo inicial = saldo final del extracto anterior
Saldo final
Saldo inicial + XXX EUR
Comentarios
Si ha olvidado el número del anterior extracto, seleccione Resumen para visualizar los extractos antiguos. Podrá copiar el último extracto del resumen o crear uno nuevo. De este modo, se fijan automáticamente el número y la fecha de extracto, así como el saldo inicial.
El banco abona XXX EUR en su cuenta.
Pulse Intro para confirmar las entradas efectuadas. 3. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extracto de cuenta manual: Nombre de campo
Acciones y valores de
Comentarios
Transacción
E03A
Cheques recibidos
Fecha valor
Fecha valor de la posición p.ej., hoy
Importe Referencia banco
Deje este campo en blanco; el banco no da referencias.
Pushbutton
Grabar
El extracto de cuenta se incluye en el sistema al seleccionar Grabar, pero no se contabiliza todavía. Todavía se pueden efectuar modificaciones en el extracto de cuenta o añadirle nuevas posiciones.
Pushbutton
Contabilizar
El extracto se contabiliza online (en proceso de fondo).
La operación E03A es para "Cheques recibidos" y contiene la lógica de contabilización del documento que se debe contabilizar. En este caso, se contabiliza el documento: Desde el banco en la cuenta transitoria bancaria 5720010401 sin compensación.
Resultado Una vez contabilizado el extracto, el sistema mostrará las estadísticas de contabilización. Esto le permite ver el número de contabilizaciones FB01 (contabilización sin compensación) efectuadas con
© SAP AG
Página 9 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
y sin errores. Esto también se aplica a las contabilizaciones FB05 (contabilización con compensación). En nuestro ejemplo, se ha efectuado una contabilización FB01.
Tratamiento posterior de un extracto de cuenta Utilización Cada vez que se contabiliza un extracto de cuenta manual, se debe efectuar un tratamiento Posterior, puesto que el sistema no siempre puede compensar todas las posiciones automáticamente. Esto es particularmente importante si el cliente no paga el importe total o si ha indicado una referencia incorrecta. En este caso, no se efectúa ninguna contabilización y, por tanto, se debe efectuar el tratamiento posterior.
Condiciones previas Debe haberse contabilizado el extracto de cuenta manual.
Procedimiento Para efectuar un tratamiento posterior del extracto de cuenta, utilice los datos de los ejemplos. Los datos de la tabla siguiente pueden serle útiles. 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Extracto de cuenta Tratar posteriormente
Código de transacción
FEBA / FEBA_BANK_STATEMENT
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Tratar extractos de cuenta: Nombre de campo
Acciones y valores de
Aplicación
Extracto de cuenta manual y electrónico
Sociedad
BP01
Banco propio
BBVA
ID cuenta
CC01
Nº Extracto
Último número de extracto de cuenta contabilizado
Véase el punto 3 de Extracto de cuenta manual.
Fecha extracto
Fecha del extracto (HOY)
Véase el punto 3 de Extracto de cuenta manual.
Contabilizar en Área
Cuenta de mayor
3. Seleccione
Comentarios
Resumen extractos.
4. Haga doble clic en los datos bancarios para visualizar los extractos de ese banco. Haga doble clic en el número de extracto para visualizar las posiciones del extracto. Si aparece una marca de verificación verde junto al extracto, significa que las contabilizaciones se han procesado sin errores. Se puede ver el número de documento contabilizado en cada posición del extracto. Haga doble clic en una posición para visualizar más información como, por ejemplo, la referencia, el interlocutor comercial, los datos bancarios, la operación externa, el destino de
© SAP AG
Página 10 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
utilización, etc. Para visualizar el documento creado, haga doble clic en el número de documento. 5. Seleccione la flecha verde (Back F3) para volver a la pantalla Extracto bancario procesos subsiguientes. En esta pantalla, marque Subledger Finanzas en el campo Contabilizar en Área y seleccione Resumen Extractos (F8). 6. Haga doble clic en los datos bancarios. Una cruz roja junto al extracto indica que el extracto de cuenta contiene posiciones que no se han podido contabilizar. Estas posiciones deberán tratarse posteriormente Haga doble clic en el extracto y, a continuación, en la posición. Seleccione Modificar método para cambiar el modo de contabilización. Seleccione visualizar todas las pantallas. El modo de contabilización se describe en la siguiente nota.
Hay varias opciones para seleccionar los extractos de cuenta que se desean visualizar. Puede seleccionar extractos que tienen un status determinado. Hay tres tipos de status: todas las partidas, sólo partidas contabilizadas incompletas y sólo partidas contabilizadas completamente. Los modos de contabilización Visualizar pantallas incorrectas, Visualizar todas las pantallas, no visualizar las pantallas determinan si en el tratamiento contabilización posterior se van a visualizar todas las pantallas, sólo las pantallas incorrectas o ninguna. El modo visualizar todas las pantallas se puede seleccionar para realizar ejercicios de formación o tests. Si no es el caso, recomendamos seleccionar el modo visualizar pantallas incorrectas.. Siempre debe verificar la contabilidad principal y la contabilidad auxiliar, ya que ambos tipos de contabilidad pueden contener contabilizaciones que no se hayan llevado a cabo.
Resultado El status del extracto no se ha modificado porque ya estaba en verde para la contabilidad principal y la auxiliar antes de efectuar el tratamiento posterior.
Contabilización de caja Objetivo Puede utilizar el libro de caja para gestionar las operaciones al contado de su empresa. Puede contabilizar entradas de caja y pagos en efectivo, imprimir recibos y el libro de caja. En el sistema R/3, el libro de caja es un libro auxiliar, que contiene documentos que se han transferido desde el libro de caja al libro mayor de SAP FI. En el libro de caja sólo se utiliza una moneda. Libro de caja
Descripción
Moneda
0001
Caja para gastos menores
EUR
El libro de caja no incluye funciones para aceptar y depositar cheques. A cada libro de caja se le asigna una cuenta de mayor en la que se contabilizan los documentos del libro mayor.
© SAP AG
Página 11 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Libro de caja
Cuenta de mayor PGCE
0001
5700000000
Cuando la contabilización se realiza sobre una operación de libro de caja, se contabilizan los documentos con las siguientes clases de documentos: Operación
Clase de documento
Cuenta de mayor contabilizaciones
AB
Acreedores: Entradas/salidas de pagos
KZ
Deudores: Entradas/ salidas de cobros
DZ
Puede crear sus propias operaciones para contabilizarlas. En la operación de libro de caja FBCJ, puede crear, modificar y borrar operaciones ( vía menús: Detalles → Mod. oper. cont). Le ofrecemos las siguientes operaciones para la contabilidad del libro de caja: Nº de operación
Clase de operación
Texto
Nº de cuenta en
Ind.
CC 0100 (0200)
imptos.
01
E = Gastos
OTROS GASTOS
6290000000
S3
02
E = Gastos
GASTOS SUMINISTROS
6280000000
S3
03
D = Clientes
CLIENTES
04
K = Proveedores
PROVEEDORES
05
C = Salida del Banco
SALIDA DEL BANCO BBVA
5720010404
06
B = Entrada del Banco
ENTRADA AL BANCO BBVA
5720010402
07
C = Salida del Banco
SALIDA DEL BANCO CAIXA
5720010504
08
B = Entrada del Banco
ENTRADA AL BANCO CAIXA
5720010502
Flujo de procesos Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
En los ejemplos expuestos a continuación se describen estos procesos empresariales: •
Contabilización de un pago recibido Un deudor paga en efectivo una factura pendiente que asciende a 174.000 EUR. Se imprime un recibo. La partida abierta del deudor se compensa.
© SAP AG
Página 12 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
•
Compensación de la factura de deudor
•
Contabilización de un cliente esporádico
•
Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja
•
Contabilización directa en cuentas de impuestos •
Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio por medio de un extracto de cuenta electrónico
Transferimos 11.000 EUR de una caja para gastos menores a nuestra cuenta en el BBVA. La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrónico. •
Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación
Le pagamos a un acreedor 580 EUR en efectivo por gastos de expedición con el 16% de IVA incluido. Este documento se anula porque el importe facturado se tiene que transferir. •
Impresión del libro de caja
Contabilización de partidas abiertas La operación entrada de pagos para deudores sólo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta.
Para una descripción detallada, véase el capítulo Contabilización de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efectúe las entradas siguientes: Datos generales: Transacción
Client e
Fecha Contab.
Referencia
Importe
Mon
Calcular impuestos
1
Factura
108
Fecha actual
FBCJ01
174.000,00
EUR
X
2
Factura
109
Fecha actual
FBCJ02
27.724,00
EUR
X
Datos de posición: Cuenta de mayor
Debit / credit
Importe en moneda del documento
Indicador de IVA
Condición de pago:
1
7590000000
Credit
174.000,00
R3
Condición de pago 0001
2
7590000000
Credit
27.724,00
R3
Condición de pago 0001
Contabilización de un pago recibido Procedimiento 1.
Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes:
© SAP AG
Página 13 de 25
SAP Best Practices
2.
Libro de caja: MPE
vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque Modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta ingresos si no se está visualizando. Inter. a visualizar
Fecha actual
Nº operación
3
o seleccione hoy
o seleccione la operación
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja. La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
clientes Importe
174.000,00
En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad.
Receptor recibo
Sr. López
Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. Éste se incluirá en el recibo.
Texto
Pago por caja de factura pendiente
En este campo puede introducir un texto breve sobre la operación.
Deudores
108
Introduzca el número de deudor.
Referencia
FBCJ01
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado.
Grabar Nº documento
© SAP AG
Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar
Página 14 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc. Subsiguientes
Descripción un documento. El número de documento aparece en el campo Número de documento interno Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguintes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Doc. Subsiguintes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja. Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la pérdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.
Compensación de la factura de deudor Utilización Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automáticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea más información sobre la compensación de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualización de cuentas: Compensación manual.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Deudores Cuenta Compensar
Código de transacción
F-32
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla de selección: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Cuenta
108
Indique la cuenta que se tiene que
© SAP AG
Página 15 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
Descripción compensar.
Sociedad
BP01
Clearing Date
Fecha actual
Indique la fecha de compensación. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro.
Otras selecciones
Referencia
Indique una referencia
Tratar PA’s
Seleccione Tratar PA’s
Referencia
FBCJ01
Tratar PA’s
Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilícelas.
3. Seleccione Tratar PA’s para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensación, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
Resultado Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensación. Compruebe las cuentas de deudor con la transacción FBL5N (Visualizar/ modificar partidas). Puede repetir este proceso para el deudor 109.
Contabilizaciones en cuentas pro diversos (D) Utilización La operación entrada de pagos para deudores sólo es relevante una vez contabilizada una partida de deudor abierta. Utilice un cliente D (cliente esporádico). Para una descripción detallada, consulte el capítulo Contabilización de una factura de deudor en Procesos empresariales de referencia. Utilice los siguientes datos para este proceso. Efectúe las entradas siguientes: Datos generales:
1
Transacción
Client e
Fecha Contab.
Referencia
Importe
Mon
Calcular impuestos
Factura
D
Fecha actual
FBCJ03
15.300,00
EUR
X
Datos de posición:
© SAP AG
Página 16 de 25
SAP Best Practices
1
Libro de caja: MPE
Cuenta de mayor
Debit / credit
Importe en moneda del documento
Indicador de IVA
Condición de pago
7590000000
Credit
15.300,00 o *
S3
Cond. Pago 0001
Contabilización de un pago recibido Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Ingresos si no se está visualizando. Inter. a visualizar
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Nº operación
3
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
o seleccione la operación Clientes Importe
15.300,00
En este campo se introduce el importe que ha pagado el deudor en efectivo. El deudor 108 tiene una partida abierta de 174.000 EUR. Este deudor paga la partida abierta en su totalidad.
Receptor recibo
Sr. Pérez
Introduzca en este campo el nombre de la persona que ha pagado el importe. Éste se incluirá en el recibo.
Texto
Pago por caja factura pendiente
En este campo puede introducir un texto breve sobre la operación.
Deudores
D
Introduzca el número de deudor. Se abrirá una nueva ventana. Indique los datos del deudor.
Referencia
FBCJ03
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
© SAP AG
Página 17 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El número de documento aparece en el campo Nº documento interno..
Grabar Nº documento interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc.Subsigui entes
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado. Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Seleccione Doc. Subsiguientes para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.
Si se le aplica un descuento por pronto pago al deudor, la pérdida por descuento no se contabiliza hasta que se haya compensado la factura de deudor.
© SAP AG
Página 18 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Compensación de la factura de deudor Utilización Una vez se ha contabilizado el pago recibido tal como se ha descrito anteriormente, se debe compensar la factura de deudor. La factura de deudor no se compensa automáticamente cuando se contabilizan los pagos recibidos en el libro de caja. Si desea más información sobre la compensación de facturas, consulte el modelo de proceso empresarial Actualización de cuentas: Compensación manual.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Deudores Cuenta Compensar
Código de transacción
F-32
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla de selección: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Cuenta
D
Indique la cuenta que se tiene que compensar.
Sociedad
BP01
Fecha compensación
Fecha actual
Indique la fecha de compensación. Aparece por defecto la fecha actual en este campo. Pulse Intro.
Otras selecciones
Referencia
Indique una referencia
Tratar PA’s
Seleccione Tratar PA’s.
Referencia
FBCJ03
Tratar PA’s
Se visualiza una lista con todas las partidas abiertas seleccionadas. Seleccione y active las partidas que se tienen que compensar a la vez y contabilícelas.
3. Seleccione Tratar PA's para iniciar el informe. 4. Marque o desmarque las partidas interrelacionadas. El saldo debe ser cero. 5. Para grabar la compensación, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
Resultado Los documentos se han compensado y se ha contabilizado un documento de compensación. Compruebe las cuentas de deudor con la transacción FBL5N (Visualizar/Modificar partidas).
© SAP AG
Página 19 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Contabilización de particiones de documentos en el libro de caja Utilización Se pueden definir diferentes imputaciones, indicadores de impuestos o divisiones por cada partida del libro de caja. Esta diferenciación facilita la entrada del documento del libro de caja. En función de la partición del documento del libro de caja, el sistema crea apuntes contables de contrapartida, partidas del libro de caja y una posición de impuestos total.
Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Sociedad: Libro de caja:
BP01
Descripción
0001 Si el sistema no le solicita ninguna entrada, compruebe si se encuentra en el libro de caja correcto.
Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Gastos efectivos si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy.
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
01 o seleccione la operación OTROS GASTOS AL 16%
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Matchcode
Seleccione el pulsador matchcode
Se abrirá una nueva ventana. Indique una operación adicional como mínimo.
El sistema propone el importe original para la primera operación. Cuando haya introducido las operaciones adicionales, tendrá que ajustar el importe original para que junto con las partidas individuales adicionales concuerde con el importe total que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla. Texto
02 o seleccione la operación GTOS SUMINISTROS 16 %
Centro de coste
Operación 01: centro de coste 1101 Operación 02: centro de coste
© SAP AG
Página 20 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Acciones y valores de
Libro de caja: MPE
Descripción
1102 El sistema especifica el importe de los respectivos impuestos y los visualiza en la parte inferior de la ventana de diálogo. Seleccione el pulsador Copiar.
Copiar
Referencia
FBCJ04
Introduzca el número de referencia del documento de factura.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Al seleccionar este pulsador, se graban TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas. El número de documento del libro de caja se asigna al grabar un documento. El número de documento aparece en el campo Número de documento interno.
Grabar Nº documento Interno Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Contabilizar
Recibo
Doc. Subsiguientes
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja, no sólo las seleccionadas.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Recibo
Seleccione Recibo para imprimir un recibo para el documento seleccionado.
Marque las posiciones que corresponda y seleccione Doc. subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Seleccione Doc. subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento.
Si ya se ha impreso el recibo, no se puede anular el documento de caja.
Resultado El pago se ha contabilizado.
© SAP AG
Página 21 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Transferencia de efectivo de la caja para gastos menores a una cuenta de banco propio 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Si es necesario, marque modificar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Gastos efectivo si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
06 o seleccione la operación ENTRADA AL BANCO BBVA
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Importe
Indique el importe 11.000,00.
En este campo se indica el importe que se ha pagado a la cuenta bancaria.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel
Contabilizar Sel.
Doc. Subsiguientes
© SAP AG
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel. Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes. Se visualizará el documento contabilizado en SAP FI.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento: Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor. Cruz roja El documento se ha anulado. Si selecciona el pulsador Grabar y no ha marcado ninguna entrada, se grabarán todas las entradas. Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna línea, se contabilizan en el libro mayor TODAS las entradas del libro de caja. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor.
Página 22 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
La cuenta transitoria bancaria se compensa mediante un extracto de cuenta electrónico.
Pago en efectivo a un acreedor seguido de una anulación 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Si es necesario, marque Cambiar libro de caja para seleccionar el libro de caja correcto.
Seleccione la etiqueta Pagos caja si no se está visualizando. Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas en estos campos se utilizan para restringir los documentos de caja.
Operación contable
02 o la operación GASTOS
Importe
580,00
En este campo se indica el importe tomado de la caja para gastos menores. El importe neto (500,00) y el tipo impositivo (16%) se determinan automáticamente sobre la base del indicador de impuestos definido en la operación.
Centro de coste
1602
En este campo se indica el centro de coste en el que se tienen que contabilizar los gastos de expedición.
Grabar Sel.
Marque la línea que acaba de introducir y seleccione Grabar Sel.
Al seleccionar este pulsador, se graban los datos introducidos y seleccionados. Sin embargo, las entradas efectuadas todavía no se han contabilizado en el libro mayor. El documento adquiere el status amarillo. Posibles status del documento:
SUMINISTROS
La entrada de este campo define la clase de documento que se tiene que contabilizar y la cuenta de contrapartida para la cuenta monetaria.
Semáforo rojo La entrada del libro de caja se ha registrado en el sistema, los cheques iniciales se han ejecutado con los
© SAP AG
Página 23 de 25
SAP Best Practices
Nombre de campo
Libro de caja: MPE
Acciones y valores de
Descripción datos introducidos. Semáforo amarillo La entrada se ha grabado en el libro de caja. Semáforo verde La entrada se ha grabado en el libro de caja y se ha contabilizado en el libro mayor.
Contabilizar Sel.
Marque las líneas que corresponda y seleccione Contabilizar Sel.
Doc. Subsiguient es
Marque las líneas que corresponda y seleccione Doc. Subsiguientes.
Anular
Seleccione la entrada y bórrela. Indique 01 como motivo de la anulación y confírmelo.
Al seleccionar este pulsador, se contabilizan los datos seleccionados. También se crea un documento en el libro mayor. El documento adquiere el status verde. Si no se ha seleccionado ninguna línea, se contabilizan TODAS las entradas en el libro mayor. Seleccione Doc. Subsiguientes. para visualizar el documento FI para la cuenta de mayor. Marque la entrada que acaba de contabilizar. Seleccione Entrada→ Anular entrada para anular el documento seleccionado.
El documento de origen y el nuevo documento de anulación se marcan con una X roja.
No se puede anular el documento si ya se ha lanzado la función para imprimir el recibo.
Impresión del libro de caja 1. Acceda a la transacción mediante una de las opciones de navegación siguientes: vía menús
Finanzas Gestión financiera Bancos Entradas Libro de caja
Código de transacción
FBCJ
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Libro de caja 0001 Sociedad BP01: Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Libro de caja
0001
Compruebe que se encuentra en el libro de caja correcto. Necesitará una caja para gastos menores en la siguiente operación. Si es necesario, seleccione cambiar libro de caja y el libro de caja correcto.
© SAP AG
Página 24 de 25
SAP Best Practices
Libro de caja: MPE
Nombre de campo
Acciones y valores de
Descripción
Inter.a Visual
Fecha actual o seleccione Hoy
Las entradas de estos documentos se utilizan para restringir los documentos de caja para imprimir el libro de caja.
Imprimir libro de caja
Seleccione imprimir libro de caja
Seleccione este pulsador para llamar el informe con el que puede imprimir el libro de caja. Los datos necesarios ya aparecen por defecto en el informe. El libro de caja incorporará todos los pagos recibidos y efectuados. Ya está listo para imprimir.
© SAP AG
Página 25 de 25
Related Documents g842
Sap Best Practices Approach 666pq
November 2019 74
Sap Best Practices 2d3k2h
December 2019 44
Sap Best Practices 2d3k2h
November 2019 49
Sap Wm Best Practices 496l1b
October 2019 110
Sap Best Practices For Hcm 725a3w
November 2019 72