Manual De Procedimientos Gestiones 2013 725c3i

GESTIONES Procesos istrativos para empresas afiliadas a ARL Colpatria

2013

2 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

INTRODUCCIÓN

Pág

3

2.

REGISTRO DE S

Pág

4

3.

NOVEDADES

Pág 10

4.

ACCIDENTES DE

Pág 20

5.

ENFERMEDAD

6.

PRESTACIONES

7.

CONSULTAS POR

8.

CERTIFICACIONES

Pág 42

9.

CARNET

Pág 44

10.

PAGO DE

Pág 46

11.

CARTERA Y

12.

LÍNEA DE ATENCIÓN

13.

SOLICITUDES, QUEJAS

14.

LEGISLACIÓN

15.

BOLETÍN DE

16.

DIRECTORIO

EN INTERNET

TRABAJO Pág 26

LABORAL Pág 29

ASISTENCIALES Pág 30

INTERNET

APORTES Pág 50

COBRANZA Pág 52

AL CLIENTE Pág 53

Y RECLAMOS Pág 54

ARL COLPATRIA Pág 56

LEGISLACIÓN Pág 57

INTRODUCCIÓN Nos sentimos orgullosos de tenerlo afiliado en ARL COLPATRIA y ponemos a su disposición GESTIONES 2013, documento de consulta, que tiene como objetivo capacitarlo a usted y a los funcionarios de su empresa, en la realización de trámites relacionados con la a de Riesgos. Encontrará información de nuestros servicios y temas de interés como: Qué hacer en caso de accidente, cómo comunicarse si tiene alguna inquietud, cómo consultar las últimas normas en materia de riesgos laborales y salud ocupacional, cómo utilizar los diferentes canales que tenemos para el servicio de empleadores y trabajadores, entre otros. Adicionalmente, en cada capítulo hemos incluido los pasos que deben seguir para realizar consultas y transacciones en nuestra página de Internet www.arpcolpatria.com, la cual fue diseñada pensando en facilitar a las empresas afiliadas los trámites, evitando desplazamientos de su sitio de trabajo y actualizando la información en línea. Recuerde que éste documento también puede ser consultado por cualquiera de los funcionarios de su empresa, en nuestra página de Internet, en la parte pública, ingresando por ARL en la pestaña de Valores Agregados. Lo invitamos a hacer de GESTIONES una herramienta que permita acompañarlo en sus procesos istrativos y poder así brindarle nuestros servicios de manera efectiva. ARL Colpatria protege el capital más valioso, Su gente.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 3

2. REGISTRO DE S EN INTERNET

2.1 REGISTRO DE S

C

on el fin de facilitar la interacción directa con ARL COLPATRIA, en nuestro portal de Internet podrá realizar novedades de ingreso y retiro de trabajadores, actualizar

datos, reportar accidentes de trabajo, consultar y reimprimir reportes de accidente, carnetizar a los funcionarios, actualizar datos de la empresa, consultar los empleados, generar estadísticas de accidentalidad y ausentismo, entre otros; así como la asignación de las consultas disponibles en la página de Internet a los funcionarios que estimen convenientes, mediante perfiles de s así: OFICIAL: es la persona de la empresa afiliada, que se encarga de registrar la empresa en la página de Internet, permitir la vinculación de los s operadores a las consultas y transacciones y asignar operaciones a estos s. La persona que se asigne como oficial debe ser preferiblemente el Director o Jefe de Recursos Humanos, pues debe conocer a las personas encargadas de los procesos en la empresa. OPERADOR: Son las personas que se encargan de realizar las novedades, consultas, reportes, certificaciones y demás operaciones que le sean asignadas por el oficial.

4 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

CÓMO REGISTRARSE: Debe ingresar a la página de Internet www.arpcolpatria.com y registrarse en la opción ubicada en la parte superior de la pantalla de ingreso.

Posteriormente debe seleccionar cliente ARL:

Diligencie la información que aparecerá en la pantalla teniendo en cuenta lo siguiente:

Luego de digitar todos los campos, se le enviará un correo electrónico a la cuenta informada, para confirmar el registro; una vez se realice esta operación, podrá • Nombre de la cuenta de : debe escribir el nombre de que desee,

ingresar con el nombre de

puede ser alfanumérico. Ejemplo. Pperez36. Por favor tenga en cuenta que el nombre

y contraseña.

que digite será con el que ingresará para realizar sus transacciones. De esta forma debe registrarse • Correo electrónico: dirección electrónica del funcionario que está ingresando la

el oficial y los s

información.

operadores que van a utilizar las diferentes opciones que requiere

• Contraseña: debe ingresar una

contraseña de mínimo 6 dígitos, que contenga

la empresa.

mayúsculas, minúsculas, números o caracteres especiales.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 5

2.1.2 REGISTRO DE EMpRESA El oficial, debe registrar la empresa de la siguiente forma: Debe ingresar con el nombre de y contraseña; en la pantalla siguiente debe elegir en el botón Opciones “Crear empresa nueva”:

Aparecerá una ventana como la que se observa a continuación, donde se registrarán los datos de la empresa afiliada a ARL COLPATRIA:

6 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Una vez ingresada la información haga clic en el botón Guardar. Al correo electrónico registrado en el formulario de afiliación, que es el que queda registrado en nuestra base de datos, se enviará un correo electrónico para validar el registro; una vez se valide, el oficial deberá ingresar nuevamente al portal ARL con su nombre y contraseña de , una vez elija la aplicación portal de ARL aparecerá con el perfil de oficial de la empresa registrada.

2.1.3 ASIGNACIÓN DEl pERFIl DE S OpERADORES Y ASIGNACIÓN DE OpERACIONES El oficial es la persona encargada de vincular los s operadores y de asignarles las consultas o transacciones, para esto se requiere que los s que serán operadores, se hayan registrado previamente en la página de Internet. El oficial, debe ingresar a la parte transaccional con su nombre de y contraseña, le aparecerá el siguiente menú.

En la pestaña “istración”, seleccione la opción: s operadores y dé clic en el botón Agregar s:

Debe buscar los s que serán operadores, por tipo y número de identificación o por el nombre de que eligió el futuro operador en el momento del registro; una vez lo encuentre, selecciónelo y en la barra inferior, dé clic en la opción Vincular .

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 7

Una vez se vincule, haga clic en el botón Regresar e ingrese por la opción búsqueda de s operadores, allí deberá ubicar al por tipo y número de identificación o por el nombre de que eligió en el momento del registro; una vez la página le muestre la información de la persona consultada, deberá seleccionarla dando clic sobre el nombre y seleccionar la opción Asignar Operaciones, que se encuentra en la parte inferior.

Allí encontrará las consultas y transacciones que puede asignar, eligiendo el tipo y dando clic en Buscar

En la columna izquierda se encuentran las operaciones y/o transacciones disponibles; Con el signo > asigna y con < retira las operaciones.

Una vez se vinculen y se asignen las opciones, los s operadores podrán realizar sus respectivas consultas y/o transacciones.

8 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

2.1.4 CAMBIO DE CONTRASEÑA

Para realizar el cambio de contraseña deberá ir a la pantalla de ingreso, hacer clic en el botón Opciones y elegir la opción correspondiente: En los campos: Contraseña Anterior: digite la contraseña con que ingresó al portal. Nueva Contraseña: digite la nueva contraseña. Recuerde que la contraseña debe contener mínimo 6 caracteres con combinación de mayúsculas, minúsculas, números o caracteres especiales. Luego haga clic en el botón Cambiar Contraseña, aparecerá un mensaje avisando que la nueva contraseña se ha enviado al correo electrónico que ingresó en el registro.

2.1.5 OlvIDO CONTRASEÑA Y DESBlOQUEO DE

Si no recuerda su contraseña, deberá hacer clic en la opción “Olvidó su contraseña” que se encuentra en la pantalla de inicio de sesión. En el campo tipo de seleccione Cliente ARL, elija el tipo de identificación y digite el número, el sistema mostrará un formulario con preguntas aleatorias que deberá responder correctamente; si hay una o varias respuestas equivocadas saldrá un mensaje, de lo contrario le llegará un correo electrónico indicando la clave asignada temporalmente para el ingreso al portal. Si recuerda su nombre de y su contraseña pero se bloqueó por intentos fallidos, deberá hacer clic en la opción “Desbloquear mi ” y responder correctamente las preguntas: si hay una o varias respuestas equivocadas saldrá un mensaje; si contestó correctamente se le informará que el ha sido desbloqueado.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 9

3.NOvEDADES P

ara recibir los servicios y prestaciones a los que tienen derecho sus trabajadores, es fundamental que hayan

sido afiliados oportunamente y que sus datos estén completos y actualizados.

10 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Una vez el operador ingrese al portal de Internet con su y contraseña, encontrará en la barra horizontal del menú, la opción Transacciones, seleccione Novedades, la cual le permitirá realizar Ingresos de trabajadores, Retiros y Actualizacion de informacion del empleado

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 11

3.1 NOvEDADES DE INGRESO El ingreso de un trabajador debe informarse a ARL COLPATRIA de manera inmediata o a más tardar el día hábil siguiente al que se produjo dicho ingreso (Artículo 15 Decreto 1772 de 1994). Recuerde que la cobertura se inicia a partir del día siguiente calendario a aquel en que fue recibida la novedad de ingreso en la a de Riesgos Laborales. (Artículo 4, literal k, Decreto 1295 de 1994). El portal de ARL COLPATRIA le da la opción de realizar novedades de ingreso de empleados, de forma individual, por archivo y/o por lote.

12 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

3.1.1 INGRESO DE EMplEADO: Digite el tipo y número del documento y dé clic en la parte superior izquierda en Consultar Empleado.

Seguido encontrará un formulario, diligencie la información solicitada en el formato y seleccione en la parte superior Ingresar Empleado.

Después de realizada la operación satisfactoriamente, tiene la posibilidad de imprimir el Comprobante de Ingreso y de carnetizar al trabajador.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 13

3.1.2 INGRESO pOR ARCHIvO:

Esta opción le permite enviar novedades de ingreso en forma masiva, para lo cual debe utilizar un archivo con la estructura que se define en Descargar Archivo de Ejemplo, tenga en cuenta leer las instrucciones que se muestran en el portal.

Realice el cargue del archivo con la opción Enviar Archivo.

Una vez se reciba la información se validarán los datos y se mostrará en Resultado de Procesos (Ingresos); por la opción Ver Archivo aparecerán los registros que ingresaron correctamente e indicará los que no fueron procesados y la causa. Si hay registros con error deben ser corregidos y enviados en un nuevo archivo.

14 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

3.1.3 INGRESOS pOR lOTE Es similar a Novedad individual, pero estos se van agregando al lote. Una vez escoja la opción Enviar, se remitirán todas las novedades que se incluyeron en el lote.

3.2 NOvEDADES DE RETIRO: Los retiros de empleados se deben reportar a más tardar el día hábil siguiente de la terminación del contrato; el portal de ARL COLPATRIA le da la opción de realizar Novedades de Retiro de empleados de forma individual y por archivo.

3.2.1 RETIRO DE EMplEADO:

Digite el tipo y número de documento de identidad, fecha de retiro y seleccione Consultar.

Consulte y verifique la informacion resultante, si es correcta dar clic en Retirar Empleado.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 15

3.2.2 RETIRO pOR ARCHIvO:

Esta transacción le permite enviar novedades de retiro en forma masiva, para lo cual debe utilizar un archivo con la estructura definida en Descargar Arhivo de Ejemplo.

3.3 ACTUAlIZACIÓN DE DATOS DE EMplEADOS:

Una vez se reciba la información se validarán los datos y se mostrarán en Resultado de Procesos (Retiros), por la opción Ver Archivo, donde se encuentran los registros que se procesaron correctamente y los que no fueron procesados con su causal. Si hay registros con errores deben ser corregidos y enviados en un

Esta opción le permite actualizar o corregir la información consignada de los empleados que actualmente laboran en su empresa, tales como: • Nombres y apellidos.

nuevo archivo.

• Fecha de nacimiento.

Recuerde que si no tiene a Internet, debe diligenciar en

• Cargo.

su totalidad el formato de ingreso y/o retiro de trabajadores (Forma ARL OO5-OP-1), por el empleador en letra imprenta, clara y legible, sin tachones ni enmendaduras y radicarlo en la oficina de ARL COLPATRIA más cercana. Las novedades de ingreso y retiro que se registran mensualmente, a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA, le indican a ARL COLPATRIA el número de días de cotización, pero no es el medio adecuado para informar este tipo de movimientos, ya que no se especifica la fecha real ni el orden cronológico de cada una de las novedades, por lo tanto utilice las opciones descritas anteriormente para el reporte de las mismas. Utilizando estos mecanismos, evitará sanciones legales, saldos en mora y garantizará el cubrimiento de las prestaciones económicas y asistenciales a sus empleados. Tenga en cuenta que la cobertura de sus empleados se inicia al día siguiente del reporte de la novedad de ingreso y deberá pagar aportes hasta el día que reporte la novedad de retiro.

16 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

• Sexo. • Ciudad • Tasa de Riesgo • NIT de empresa en misión (si hay empresa en misión) • EPS: de acuerdo con la siguiente tabla de códigos

• AFP: de acuerdo con la siguiente tabla

• Ocupación * consulte el listado en página www.dane.gov.co - Nomenclatura y clasificaciones - Nacionales - Clasificación Industrial Internacional un informe de todas las actividades economicas - CIIU

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 17

3.4 Otras novedades de personal Las novedades que se indican a continuación pueden ser reportadas a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes PILA. Novedades Permanentes • VSP (Variación del salario permanente) • VTE (Variación tarifa especial) Novedades Transitorias • VST (Variación transitoria del salario) • SLN (Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada) • IGE (Incapacidad General) • LMA (Licencia de maternidad) • VAC (Vacaciones) • VCT (Varios Centros de Trabajo) • IPR (Incapacidad Profesional)

18 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

3.5 RECOMENDACIONES pARA TENER EN CUENTA

1. 2. 3. 4. 5.

• ARL COLPATRIA, solo ampara los riesgos laborales derivados de la actividad que desarrolla el trabajador por cuenta de la empresa que lo afilió. Las actividades que desarrolla el trabajador por cuenta de otra persona o por su propia cuenta y riesgo, no están amparadas por este contrato. • Por expresa disposición legal, las Cooperativas de Trabajo Asociado, no pueden actuar como intermediarias para la afiliación de trabajadores al Sistema General de Seguridad Social, ni como empresas de servicios temporales para suministro de personal. • Los conductores de vehículos de servicio público para transporte de carga o de pasajeros (taxis, buses, camiones, furgones, etc.) deben ser contratados directamente por la empresa de transportes a la cual está afiliado el vehículo que conducen. • Los servicios de vigilancia, transporte de valores y escoltas, deben ser contratados y prestados por empresas de vigilancia privada, debidamente autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada. • Si se trata de una asociación o de una agremiación que sirve como intermediaria para la afiliación colectiva de trabajadores independientes al Sistema General de Seguridad Social, debe estar debidamente autorizada por el Ministerio del Trabajo para ese fin. En todo caso, esa afiliación no ampara los riesgos de las actividades que desarrolle el trabajador en virtud de un contrato de trabajo. La asociación o agremiación no puede actuar como empresa de servicios temporales para suministro de personal.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 19

4. ACCIDENTES DE TRABAJO 4.1 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO

E

n caso de presentarse un accidente de trabajo en su empre-

3. LÍNEA MÉDICA COLPATRIA direccionará la atención a la

sa, comuníquese a cualquier hora del día o de la noche,

clínica más adecuada y coordinará el traslado en caso de

con LÍNEA MÉDICA COLPATRIA a los teléfonos:

ser necesario, según criterio médico. 4. Diligencie el reporte de accidente de trabajo, registrándolo vía Internet, si no cuenta con el para realizarlo,

01-8000-514045 o 01-8000-514046 En Bogotá al PBX: 4235757. Opción 1 Celular: 315 3356333

también lo puede reportar diligenciando el formato físico (FORMA-ARL 015) para ser radicado en la oficina de ARL COLPATRIA más cercana. 5. En caso de tratarse de una urgencia vital, traslade al pacien-

1. Informe el nombre de la empresa afiliada, nombre y cédula del trabajador accidentado, el tipo de lesión sufrida y la dirección donde se encuentra. 2. Si requiere orientación de primeros auxilios, solicítela a la persona que lo atiende en la línea.

20 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

te a la clínica o al hospital más cercano e informe a la LÍNEA MÉDICA COLPATRIA 6. Una vez el trabajador ingresa a la institución de salud, la IPS se comunicará con la LÍNEA MÉDICA COLPATRIA para solicitar la autorización de la atención médica.

Recuerde que los teléfonos de la LÍNEA MÉDICA COLPATRIA los encuentra en la parte

Para acceder al servicio se requiere

posterior del carnet; el servicio se presta las 24 horas del día y 7 días a la semana.

llamar a los siguientes teléfonos:

Nota: El accidente de trabajo debe ser reportado simultáneamente a la ARL COLPATRIA y a la EPS a la que se encuentre afiliado el trabajador accidentado, dentro de los 2 días hábiles después de ocurrido el evento, en cumplimiento con la resolución 156 de

USA: 18773171778 CANADÁ: 18667718263 RESTO DEL MUNDO: (57) 1 + 6337734

2005 art. 3° y decreto 1295 de 1994 art 62. ARL COLPATRIA ha establecido un contrato de Asistencia Internacional para viajeros,

La presentación del carnet NO es

que cubre la atención médica de urgencias que se presente a los trabajadores afiliados,

necesaria para acceder a los servicios

cuando se encuentren trabajando fuera del país.

asistenciales.

4.2 ATENCIONES pOSTERIORES Al ACCIDENTE DE TRABAJO Para los eventos programados tales como citas de control, exámenes de laboratorio o especializados, interconsultas y demás servicios que NO SEAN DE CARÁCTER URGENTE, el trabajador deberá solicitar la autorización en la oficina de ARL COLPATRIA; si se encuentra en una ciudad en la cual no hay oficina, la IPS se comunicará con la línea médica Colpatria para obtener la autorización de los servicios médicos solicitados.

Tenga en cuenta que para acceder a una cita médica debe llevar • El Reporte de Accidente previamente radicado. • Orden original expedida por el Médico tratante y/o copia de la historia clínica, donde se describa cuál es el servicio solicitado. • Indicar nombre completo, número de cédula, teléfono y celular donde pueda ser ado el trabajador afiliado que requiere el servicio médico.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 21

4.3 REGISTRO DE ACCIDENTE

Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga

se considera accidente de trabajo el que se produzca por la

por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el

ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales,

trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o

cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador

psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de

o de la empresa usuaria, cuando se trate de trabajadores de

trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes

empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.

del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma

4.4 CóMO REPORTAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO

Recuerde que el informe de accidente de trabajo del empleador puede enviarse a través del portal www.arpcolpatria.com Si no cuenta con a Internet, elabore el Informe de Accidente de Trabajo del Empleador forma ARL-015, el cual debe ser diligenciado en su totalidad y con letra legible.

Para los eventos recreativos, deportivos y culturales se debe notificar con anticipación a la realización del evento, anexando el listado con los nombres y

El original debe ser entregado al trabajador para su

documentos de identidad de los participantes,

atención ante la IPS o EPS, la primera y segunda copia

enviando

deben ser presentadas en nuestras oficinas para la

[email protected]. Lo anterior con

radicación y devolución al empleador con el respectivo sello. Cuando el reporte sea remitido a través de nuestra

esta

información

al

correo

el fin de ofrecer una oportuna atención en caso de la ocurrencia de un accidente.

página web, se deberá imprimir una copia para la entidad que presta el servicio asistencial.

Finalmente, es importante recordar que todo accidente de tránsito debe ser atendido con

El empleador también debe reportar el accidente de trabajo

cargo al Seguro Obligatorio Accidentes

a la Entidad Promotora de Salud a la cual se encuentre afili-

de Tránsito (SOAT), hasta agotar los

ado el trabajador, en cumplimiento de los artículos 21 y 62

límites establecidos. Posteriormente la

del Decreto 1295 de 1994, del artículo 11 del Decreto

atención se hará por cuenta de la

2800 de 2003 y del artículo 3° de la resolución 156 de

EPS, o por cuenta de ARL COLPATRIA

2005 del ministerio de la protección social.

22 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

si es un accidente laboral.

Procedimiento para el reporte de accidentes por Internet El portal ARL COLPATRIA, ofrece una opción en la que se puede realizar el reporte de accidentes por la página de Internet de empleados afiliados a ARL Colpatria. En la barra horizontal del menú encontrará Transacciones, seleccione Accidentes y se abrirán las opciones de registro, reimpresión, aviso y certificación de accidentes.

Digite tipo y número de documento y dé clic en Buscar.

Encontrará el formulario de reporte de accidente, el cual debe ser diligenciado en su totalidad. Una vez registrada la información y enviado el reporte de accidente, podrá realizar la impresión del formato físico con el sello de recibido por ARL Colpatria, con la fecha y hora. Tenga en cuenta que el campo descripción de accidentes es ilimitado.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 23

4.6 REIMpRESIÓN Podrá reimprimir los reportes de accidentes que han sido radicados tanto por Internet como en físico o en oficinas, para este último caso deberá esperar a que se hayan recibido y grabado por ARL COLPATRIA. Tenga en cuenta que existen dos formas de búsqueda del documento que desea reimprimir:

1.

Criterios de búsqueda En esta opción podrá realizar una búsqueda por fecha de accidente o fecha de radicación, seguido de Buscar. En la parte inferior aparecerá el resultado de la búsqueda, con doble clic sobre el número de identificación, encontrará el formulario, el cual puede imprimir.

2.

Número de Confirmación Una segunda forma de búsqueda, es con el número de confirmación del reporte del siniestro inicial.

4.7 AvISO DE ACCIDENTE ARL COLPATRIA ha puesto a su disposición una opción que le permitirá estar informado de los accidentes ocurridos a los trabajadores de su empresa, que han requerido atención médica y que aún no han sido reportados por su Empresa a la a de Riesgos. Ingrese por Aviso, Nueva consulta y Accidentes no Formalizados. Si lo desea podrá oficializar y enviar el accidente seleccionado en la página de Internet

Para realizar la consulta de avisos de accidente, encontrará dos opciones: Todos y Rango de fecha.

Todos: Seleccione el tipo de informe que necesita (Accidentes Formalizados o no Formalizados), seguido de clic en Enviar.

24 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

La pantalla le

muestra en RESULTADO DE PROCESOS, el

consolidado que puede ver en detalle dando clic en Ver Resultado.

4.8 CERTIFICACIÓN DE ACCIDENTAlIDAD Esta opción le permite generar la certificación de accidentalidad reportada por la empresa: contiene tres criterios de búsqueda de acuerdo a la necesidad, seleccione el que más se ajuste y seguido de clic en Aceptar.

El resultado del proceso aparecerá de una lista de consultas realizadas, seleccione de acuerdo a la Fecha Estado dando clic en Nombre Archivo.

La certificación final la puede obtener seleccionando un solo empleado, seguido dé clic en Certificación.

O dando clic en la opción Certificar todos ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 25

5. ENFERMEDAD LABORAL

Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposi-

014; el cual debe ser diligenciado completamente teniendo en

ción a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del

cuenta lo siguiente:

medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.

Trámite para la reclamación por enfermedad laboral

Para la reclamación, el empleado debe presentar comunicación donde se informe a la ARL anterior a la que se encontraba afiliado el trabajador, junto con el Informe de Enfermedad Laboral del Empleador o Contratante, forma ARL-

26 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

1. 2. 3.

Los literales I y II deben ser diligenciados por la empresa. El literal III debe ser diligenciado por el médico tratante. Los literales IV, V y VI deben ser diligenciados por la empresa o el médico tratante.

De igual forma se deben anexar los siguientes documentos: • Concepto de origen de la EPS del trabajador. • Examen médico de ingreso, periódico y de retiro (si lo realizan) o certificación del empleador en donde informe que no se efectuaron dichos exámenes. • Análisis del puesto de trabajo o medición ambiental. • Certificación de cargos y labores efectuadas por el empleado en toda su vida laboral o en los últimos 10 años. • Historia clínica completa de toda su vida laboral o de los últimos 10 años. • Disposiciones de salud ocupacional de la empresa, a las cuales se encontraba sometido el trabajador. • Dirección y teléfono actualizado del empleado. La atención inicial de urgencia de los afiliados al sistema, derivados de accidentes de trabajo o enfermedad profesional, podrá ser atendida por cualquier institución prestadora de servicios de salud, con cargo al Sistema General de Riesgos Laborales.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 27

A continuación se muestra un ejemplo del diligenciamiento del formulario de Enfermedad Laboral.

28 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

6. pRESTACIONES ASISTENCIAlES Todo trabajador que sufra un accidente de trabajo o una enfermedad laboral tendrá derecho, según sea el caso a: • Asistencia médica, quirúrgica, terapéutica y farmacéutica. • Servicios de hospitalización. • Servicio odontológico. • Servicios auxiliares de diagnóstico y tratamiento. • Prótesis y órtesis, su reparación y su reposición solo en casos de deterioro o desadaptación, cuando a criterio de rehabilitación se recomienda. • Rehabilitación física y laboral. • Gastos de traslado en condiciones normales, que sean necesarios para la prestación de estos servicios. • Los gastos derivados de los servicios de salud prestados y que tengan relación directa con la atención del riesgo laboral, están a cargo de la entidad a de Riesgos Laborales correspondiente. (Decreto 1295/94. Artículo 5.)

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 29

7. CONSUlTAS pOR INTERNET L

a opción de Consultas le permite obtener información de empleados, de prestaciones económicas, de datos de la empresa, los cuales pueden ser actualizados y también le

permite conocer la estadística de accidentalidad y ausentismo. A continuación se explica cada una de estas herramientas.

30 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

7.1 CONSUlTAS A través de esta opción podrá realizar la consulta de los empleados activos e inactivos. Dé clic en Nueva consulta:

3.

Consulta por Criterio de Búsqueda: esta opción le permite realizar la búsqueda por diferentes criterios como son: fecha de ingreso, departamento y municipio, tasa de riesgo o empresa en misión; elija aquella que se ajusta a sus necesidades y dé clic en Enviar. El resultado de esta búsqueda lo podrá ver en detalle dando clic en Ver Detalle.

Se puede realizar por tres opciones: documento, criterios de búsqueda o por todos.

1.

Consulta por Documento: esta opción solo requiere el tipo y el número de documento del empleado a consultar, diligencie esta información y dé clic en Enviar.

2.

Consulta todos: esta opción le permite obtener la información de los trabajadores vigentes y retirados de la empresa; dando clic en Ver Resultado podrá tener el detalle de la consulta.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 31

Con la opción Nueva Consulta, y desplegando la pestaña tipo de prestación, encontrará los criterios de búsqueda

7.2 CONSUlTA Y/O ACTUAlIZACIÓN DATOS DE lA EMpRESA Esta opción le da la oportunidad de ver y corregir los datos de

Elija el tipo de prestación a consultar; tenga en cuenta que

su empresa e imprimir el comprobante si así lo desea, dando

para realizar la consulta de incapacidad temporal existen tres

clic en Aceptar. Tenga en cuenta que sólo se podrán realizar

opciones de búsqueda: fecha de radicación de la incapacidad,

cambios en los campos activos.

número de documento y por estado, fecha o medios de pago.

7.3 CONSUlTA DE pRESTACIONES Para las demás funciones es necesario el tipo y número de

A través de esta opción usted podrá realizar la consulta de prestaciones económicas tales como: incapacidades temporales, indemnización por pérdida parcial, pensión, y auxilio funerario.

documento del empleado.

Dé clic en Ver archivo y obtendrá el detalle de este resultado.

32 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

7.3.1 pAGO DE INCApACIDADES TEMpORAlES

Se entiende por incapacidad temporal, aquella que según el

COLPATRIA (no se aceptan fotocopias), junto con una carta de

cuadro agudo de enfermedad o lesión que presente el afiliado

solicitud.

al Sistema General de Riesgos Laborales, le impida desempeñar su labor por un tiempo determinado.

Para que el certificado de incapacidad sea válido no debe presentar tachones ni enmendaduras, y debe contener por lo

Todo afiliado a quien se le define una incapacidad temporal,

menos la siguiente información: nombre del paciente, número de

recibirá un subsidio equivalente al cien por ciento (100%) de

cédula, número de días de incapacidad en número y/o letras

su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente

especificando la fecha de inicio, diagnóstico, firma y registro del

de ocurrido el accidente de trabajo y hasta el momento de su

médico tratante. El certificado de incapacidad debe ser expe-

rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de

dido en papel membreteado de la EPS a la cual se encuentre

su incapacidad permanente parcial, invalidez o muerte.

afiliado el trabajador o de la red asistencial de ARL COLPATRIA.

Por enfermedad laboral, se dará el mismo subsidio calculado

Para su control, la copia del certificado de incapacidad llevará

desde el día siguiente de iniciada la incapacidad correspon-

un sello de radicación, en el momento de la recepción en nues-

diente a una enfermedad diagnosticada como laboral.

tras oficinas.

El pago de la incapacidad temporal será asumido por las

Por favor tener en cuenta que si el médico laboral da un

Entidades Promotoras de Salud, en caso que la calificación

concepto médico para el retorno laboral del trabajador, durante

de origen en la primera oportunidad sea común. Por la

el tiempo que esté vigente ese concepto, no se reconocerá

a de Riesgos Laborales en caso que la calificación

subsidio por incapacidad temporal.

del origen en primera oportunidad sea laboral, si existiese controversia continuarán cubriendo dicha incapacidad temporal de

El pago de las incapacidades temporales se puede realizar en

esta manera, hasta que exista un dictamen en firme por parte de

cheque, por descuento en la planilla de autoliquidación o por

la Junta Regional o Nacional si se apela a ésta. Cuando el pago

abono en cuenta.

corresponda a la a de Riesgos Laborales y esté en controversia, ésta pagará el mismo porcentaje estipulado por la

Si desea que la forma de pago sea por planilla de autoliquidación

normatividad vigente para el régimen contributivo del Sistema

o por abono en cuenta, debe solicitar un formulario, diligenciarlo

General de Seguridad Social en Salud, una vez el dictamen esté

y entregarlo junto con una comunicación de la empresa, en

en firme podrán entre ellas realizarse los respectivos rembolsos

nuestras oficinas. Si la forma de pago es autoliquidación

y la ARL reconocerá al trabajador la diferencia en caso de que

de aportes debe tener en cuenta que la ARL Colpatria

el dictamen en firme indique que correspondía a origen laboral.

mensualmente le hará entrega de la hoja de liquidación de las incapacidades pagadas durante el mes indicando, el número

Cuando se trate de un accidente o una enfermedad de origen

de autorización y el valor a autoliquidar por dicho concepto, el

común, las incapacidades posteriores a los primeros 180 días

correcto diligenciamiento de la planilla de aportes es vital para

que pagó la EPS, deben ser reconocidas y pagadas por el

evitar inconvenientes con la aplicación de los recaudos y pago

Fondo de Pensiones.

de incapacidades.

CÓMO RECLAMAR UNA INCAPACIDAD TEMPORAL Para tramitar el pago de la incapacidad temporal se deberá presentar en nuestras oficinas, el original del Certificado de Incapacidad expedido en el formato de la EPS a la cual se

Recuerde que para un mejor servicio, agradecemos radicar la incapacidad a más tardar dentro de la semana siguiente a la fecha de expedición de la misma.

encuentra afiliado el trabajador o de la red asistencial de ARL

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 33

7.3.2 INCAPACIDAD PERMANENTE PARCIAL Se considera como incapacitado permanente parcial, al afiliado

Los empleadores están obligados a ubicar al trabajador inca-

que como consecuencia de un accidente de trabajo o de una

pacitado parcialmente en el cargo que desempeñaba o a

enfermedad laboral, presenta una disminución definitiva, igual

proporcionarle un trabajo compatible con sus capacidades y

o superior al cinco por ciento (5%), pero inferior al cincuenta

aptitudes, para lo cual deberán efectuar los movimientos de

por ciento (50%) de su capacidad laboral, para lo cual ha sido

personal que sean necesarios. Con ese propósito, una vez se

contratado o capacitado.

califique la pérdida de capacidad laboral, el médico laboral expedirá un concepto para el retorno laboral del trabajador que

La incapacidad permanente parcial se presenta cuando el

debe ser acatado por el empleador.

afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales, como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad

El trabajador puede recibir el pago de la indemnización por

laboral, sufre una disminución parcial, pero definitiva en alguna

incapacidad permanente parcial sin perjuicio del derecho que

o algunas de sus facultades para realizar su trabajo habitual, en

tiene a ser calificado por las Juntas de Calificación de Invalidez.

los porcentajes establecidos en el párrafo anterior. En el caso que dicha incapacidad sea causada por una enferEl monto de la indemnización es proporcional al daño sufrido,

medad laboral, el trabajador debe informar y aportar certifica-

en una suma no inferior a dos salarios base de liquidación, ni

do de las anteriores ARL a las que ha estado afiliado, indicando

superior a 24 veces su salario base de liquidación.

los salarios cotizados a dichas entidades y pagos realizados por concepto de prestaciones mediante una comunicación radi-

Para el pago de la incapacidad permanente parcial es necesario que exista el reporte de accidente de trabajo o enfermedad laboral, que el afiliado haya recibido el tratamiento médico posible para su recuperación y que haya sido valorado por el médico laboral.

34 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

cada en las oficinas de ARL COLPATRIA.

7.3.3 pENSIÓN DE INvAlIDEZ

7.3.4 pENSIÓN DE SOBREvIvIENTES

Se considera inválida a la persona que por causa de un acci-

Si como consecuencia del accidente o de la enfermedad laboral

dente de trabajo o enfermedad de origen laboral, no provocada

sobreviene la muerte del afiliado o muere un pensionado por

intencionalmente, hubiese perdido el cincuenta por ciento (50%)

riesgos laborales, tendrán derecho a la pensión de sobrevivien-

o más de su capacidad laboral.

tes las siguientes personas:

Cuando la invalidez es superior al cincuenta por ciento (50%) e inferior al sesenta y seis por ciento (66%) tendrá derecho a una

• Cónyuge y/o compañero(a) permanente.

pensión de invalidez equivalente al sesenta por ciento (60%) del ingreso base de liquidación. Cuando la invalidez es superior al

• Hijos menores de 18 años o hasta 25, si estudian

sesenta y seis por ciento (66%) tendrá derecho a una pensión

y dependen económicamente.

equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) del ingreso base de liquidación.

• A falta de cónyuge y/o compañero (a) e hijos con derecho, la pensión corresponde a los padres

Si el pensionado por invalidez requiere del auxilio de otro u otras

del trabajador fallecido, siempre y cuando acrediten

personas para realizar las funciones elementales de su vida, el

dependencia económica de éste.

monto de la pensión se incrementará en un quince por ciento (15%). La calificación de invalidez la realizará la a

• Si no hubiese cónyuge, hijos ni padres con dere-

de Riesgos Laborales y las Juntas de Calificación de Invalidez.

cho, la pensión corresponderá a los hermanos inválidos, siempre y cuando dependan económicamente

Para el pago de la pensión de invalidez se deben remitir a la

del trabajador.

oficina de ARL COLPATRIA los siguientes documentos:

El monto mensual de la pensión de sobrevivientes será, según • Fotocopia de la cédula del afiliado • Fotocopia de la cédula del cónyuge y/o compañero(a) permanente o padres del afiliado. • Fotocopia auténtica con nota marginal del registro civil de matrimonio o declaración de convivencia

sea el caso: a. Por muerte del afiliado, el setenta y cinco por ciento (75%) del salario base de liquidación; b. Por muerte del pensionado por invalidez, el cien por ciento (100%) de lo que aquel estaba recibiendo como pensión. Cuando el pensionado disfrutaba de la pensión reconocida con

• Fotocopia auténtica con nota marginal del registro

fundamento en el literal c) del artículo 10, ley 776 de 2002, la

civil de nacimiento de los hijos (si fuera el caso).

pensión se liquidará y pagará descontando el quince por ciento (15%) que se le reconocía al causante. Ninguna pensión de las

• Certificados originales de supervivencia de los

contempladas en esta ley podrá ser inferior al salario mínimo

beneficiarios (afilado, cónyuge o padres e hijos; para

legal mensual vigente, ni superior a veinte (20) veces este mismo

los casos en que se presentan beneficiarios hijos con

salario.

edad entre 18 y 25 años debe anexar original de certificado de estudios). • Diligenciar una nueva afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (EPS), en condición de pensionado (Fotocopia).

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 35

En el evento en que se presente el fallecimiento de un afiliado en accidente de trabajo, se debe entregar la siguiente documentación:

• Certificación de la EPS sobre el valor de los aportes de los últimos seis meses anteriores a la fecha del accidente. • Fotocopia del acta de levantamiento del cadáver. • Ubicación del domicilio y número telefónico de los beneficiarios. • Fotocopia de la cédula del afiliado. • Fotocopia de la cédula del cónyuge y/o compañero(a) permanente o los padres según corresponda. • Fotocopia auténtica del registro civil de defunción. • Fotocopia auténtica del registro civil de matrimonio con nota marginal o declaración de convivencia. • Registro civil del afiliado. • Fotocopia auténtica del registro civil de nacimien-

• Si la empresa afiliada es una cooperativa de traba-

to de los hijos (si fuera el caso).

jo asociado, fotocopia del contrato entre la cooperativa y la empresa donde se accidentó el trabajador.

• Para los casos en que se presentan hijos con edad entre los 18 y 25 años, debe anexar original

• Fotocopia del protocolo de necropsia.

del certificado de estudios que indique el nombre del programa, duración, intensidad horaria y

• Fotocopia del croquis del accidente de tránsito y

jornada.

del informe de policía (si fuera el caso), así como de las tarjetas de propiedad de los vehículos invo-

• Copia informe de la Fiscalía.

lucrados en el accidente (Póliza, SOAT y tarjeta de propiedad).

• Fotocopia de la hoja de vida del afiliado. • Fotocopia de la bitácora o registro de turnos de la • Fotocopia de la afiliación a EPS y caja de

empresa si se trata de un conductor o vigilante.

compensación. • Certificado expedido por la a de • Fotocopia del contrato laboral.

Fondo de Pensiones y Cesantías (AFP) a la cual estaba afiliado el empleado, en el que indique si están tramitando o pagando pensión.

36 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

7.3.5 AUXIlIO FUNERARIO

7.4 ESTADÍSTICAS DE ACCIDENTAlIDAD Y AUSENTISMO

El auxilio funerario será reconocido a la persona que compruebe haber sufragado los gastos del funeral de un afiliado o de un

Las estadísticas de accidentalidad son instrumentos para la pre-

pensionado por invalidez del Sistema de Riesgos Laborales,

vención, promoción y control de los factores y condiciones que

en un monto equivalente al último salario base de cotización.

generen riesgos laborales, al facilitar la definición de planes de

No podrá ser inferior a 5 salarios mínimos legales vigentes ni

acción tendientes a controlar su ocurrencia.

superior a 10 o al valor de la última mesada pensional recibida. ARL Colpatria ha diseñado un aplicativo que, a partir de los Para tramitar el pago se deben presentar las facturas de los

datos registrados en sus sistemas de información, permite la

servicios funerarios, en original y una carta de la funeraria en la

realización de reportes que definen y caracterizan la acciden-

que se informe la persona que contrató estos servicios, además

talidad de una empresa, facilitando la adopción de planes

si es un tercero quien comprueba sufragar los gastos, deberá

específicos de control de accidentes. Así mismo, proporciona

aportar autorización escrita de los beneficiarios de la pensión

información a partir de la cual se puede realizar seguimiento a

para realizar el pago de dicha prestación.

la evolución de la accidentalidad en la empresa, usando índices aceptados generalmente. Para generar las estadísticas de accidentalidad, se ingresa por el vínculo Consultas / Accidentalidad – Ausentismo / Estadísticas de accidentalidad / Nueva Solicitud.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 37

En la pantalla siguiente se debe incluir:

Formato de reporte: Seleccionar Accidente de Trabajo Tipo de reporte: Seleccionar Totalizado Valor de K: Es el número de horas hombre trabajadas de referencia para el cálculo de los índices de frecuencia y severidad. La norma técnica colombiana NTC 3701 – Guía para la clasificación, registro y estadísticas de accidentes del trabajo y enfermedades laborales - recomienda usar 200.000; sin embargo, es posible seleccionar el valor deseado (100.000, 200.000, 240.000, 1.000.000) o registrar un valor diferente a los citados y Aceptar. Después del registro de la información, el aplicativo mostrará lo siguiente:

Descripción: Registrar texto que facilite identificar qué se incluye

Resultados: Presenta archivo en el cual se incluyen los totales cal-

en el informe generado.

culados (incluidos los índices de frecuencia y severidad) y tablas y gráficas de los análisis de las principales variables contenidas

Seleccionar el periodo de tiempo para el cual se genera la esta-

en el reporte único de accidentes de trabajo vigente.

dística (Desde / Hasta), en formato día / mes / año (dd/mm/ aaaa). Se dispone de ayuda para la selección de las fechas.

Detalle accidentes: Archivo de detalles de los accidentes incluidos en el análisis.

38 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

La opción ver Archivo le permite seleccionar el tipo de gráfica con la que se desean ver los resultados y la variable de estudio.

ÍNDICES DE ACCIDENTALIDAD Presenta el resumen de los datos y el cálculo de los índices de frecuencia, severidad y lesión incapacitante para cada uno de los meses del periodo seleccionado, así como para el periodo total. Para cada mes aparece: • Número de accidentes de trabajo • Número de trabajadores • Tasa de accidentalidad, en porcentaje (número de accidentes / número de trabajadores * 100) • Horas hombre trabajadas • Días perdidos y cargados • Índice de frecuencia • Índice de severidad • Índice de lesión incapacitante

Así mismo, presenta las gráficas de evolución de los índices de frecuencia y severidad para el periodo seleccionado:

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 39

Para las siguientes opciones, el aplicativo muestra la tabla de distribución (frecuencia) en cada uno de los posibles valores de la variable y la gráfica de frecuencia relativa (porcentaje) de las nueve con mayor participación (si tiene más de 10 valores); los restantes los agrupa en “Otros”. • Empresa usuaria • Actividad económica • Ciudad • Género • Tipo de accidente • Sitio accidente • Lesión • Parte del cuerpo afectada • Agente del accidente • Mecanismo del accidente • Día de ocurrencia • Hora del accidente

Tanto la tabla como la gráfica correspondientes a cada variable, pueden ser copiadas a otros programas.

CIUDAD

40 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

AUSENTISMO Esta opción le permite descargar un archivo ejemplo donde encontrará la estructura que debe tener para realizar el cargue exitoso.

Una vez se tenga listo el archivo, ingresar por examinar, seguido Enviar Archivo. Recuerde que la consulta de ausentismo siempre se va a realizar por el último archivo que ingrese la empresa.

7.5 TABlAS BÁSICAS

En esta opción podrá realizar consultas y búsqueda de empresas en misión e información adicional que la empresa requiere.

La búsqueda de empresas en misión en el portal se puede realizar con el número del NIT, la Razón Social y/o puede seleccionar un grupo por su estado, seguido dé clic en Buscar.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 41

8. CERTIFICACIONES P

odrá obtener Certificaciones de Empresa, de Empleados y de Asistencia en el Exterior. En la barra de menú encontrará la opción Reportes – Certificados.

8.1 CERTIFICACIÓN DE EMpRESA

Puede escoger si desea la certificación de afiliación básica o si prefiere que incluya también la(s) tasa(s) de riesgo que le fue (ron) asignadas a la empresa.

42 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

8.2 CERTIFICACIÓN DE EMplEADO La certificación de empleados afiliados a ARL COLPATRIA, se puede obtener por documento, para todos los funcionarios de la empresa o por criterios. El proceso es muy simple, en la parte superior de la pantalla encontrará el link Nueva solicitud, seguido a esto encontrará las tres opciones para certificar a los empleados. Tenga en cuenta que si desea certificar a todos los empleados de la empresa el listado se puede mostrar en varias páginas, dependiendo del número de personas que se deseen certificar.

Adicional si requiere que todos los empleados seleccionados sean certificados en un solo documento, escoja la opción CERTIFICACIÓN AGRUPADA. Si desea que cada funcionario sea certificado en hoja independiente, seleccione la opción CERTIFICACIÓN INDIVIDUAL. Estas herramientas se encuentran en la parte superior de la pantalla.

8.3 CERTIFICACIÓN DE ASISTENCIA EN El EXTERIOR.

Es una herramienta que ARL COLPATRIA ofrece a los clientes que tienen empleados en misión fuera del país; ésta se puede generar con los tres criterios anteriormente mencionados, por documento, por criterio o todos. Recuerde que es importante antes de generar la certificación, digitar la fecha de inicio y finalización y destino del viaje, seguido de Aceptar.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 43

9. CARNET

Recuerde que los carnets se pueden generar con o sin papelería de Colpatria

Diríjase a la barra de menú. Allí encontrará la opción Reportes – Carnet – Nueva solicitud.

Los carnets se podrán generar por documento, por criterio de búsqueda o para todos los empleados

44 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

1.

POR DOCUMENTO En la parte inferior de la pantalla encontrará el link Agregar, esta opción le permite ingresar el número de documento de los empleados que desea carnetizar y Guardar:

Dar Aceptar en la parte superior de la pantalla.

Revise la información final de la empresa y del empleado, seleccione Generar Carnets, elija la modalidad de papelería (con o sin papelería de ARL COLPATRIA) e Imprimir:

2.

TODOS La opción Todos, le permite generar un carnet para cada uno de los empleados que se encuentren vigentes en la empresa.

Escoja en la lista de resultados de procesos, el archivo que corresponde a la fecha en la que se realizó la consulta para la generación de los carnets, tenga en cuenta que después de haber seleccionado el archivo puede realizar un filtro de búsqueda, si lo considera necesario, de lo contrario basta con solo seleccionar el cuadro de la parte superior izquierda o dar clic en el link de la parte inferior Todos, elegir la modalidad de papelería e imprimir.

3.

POR CRITERIO La opción por criterio le permite realizar una búsqueda específica

de los empleados, por un

rango de fechas de ingreso o por ciudad. Tenga en cuenta que la herramienta de carnets por criterio, es la forma más efectiva cuando existen empresas en misión, puesto que le facilita la búsqueda por el número de nit de la empresa donde los trabajadores están prestando sus servicios.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 45

10. PAGO DE APORTES 10.1 SALARIO E INGRESO BASE DE COTIZACIóN:

L

os aportes al Sistema General de Seguridad Social se

En la planilla de autoliquidación de aportes existe una columna

deben hacer sobre la totalidad de pagos constitutivos de sala-

para el salario base de cotización y otra para el Ingreso base de

rio que reciba el trabajador. Cuando se hayan acordado

cotización. El salario base es el básico, fijo u ordinario del tra-

pagos no constitutivos de salario y el valor de estos exceda del

bajador y el ingreso base de cotización (IBC) es todo el salario

40% del salario, la parte que exceda dicha proporción deberá

que recibió el trabajador en ese mes, incluyendo lo pagado por

tenerse en cuenta para efectuar los pagos al Sistema General de

horas extras, recargo nocturno, dominicales y festivos, viáticos

Seguridad Social (Art. 30, Ley 1393 de 2010).

permanentes y comisiones.

Cuando el pago de los aportes no se haga sobre el salario real

Recuerde que el tope mínimo de cotización al Sistema General

dando lugar a que se disminuyan las prestaciones económicas

de Seguridad Social es 1 SMMLV y el tope máximo es de 25

del trabajador, el empleador deberá pagar al trabajador la dife-

SMMLV.

rencia en el valor de la prestación que le hubiera correspondido, sin perjuicio de las sanciones a que hubiese lugar. (Decreto 1295 de 1994, Art 91, literal a) numeral 3).

46 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

10.2 plAZOS pARA El pAGO El pago debe realizarse según los dos últimos dígitos del NIT (sin el dígito de verificación) de acuerdo con la siguiente tabla.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 47

Recuerde que si no cancela oportunamente los aportes deberá asumir los intereses de mora correspondientes, sin perjuicio de las demás sanciones previstas en la norma vigente y en particular de la Ley 1562 de 11 de julio de 2012. La ARL podrá repetir contra el empleador, el valor de las obligaciones asumidas cuando la empresa se encuentre en mora, la cual se configura a partir del día siguiente del vencimiento de la fecha límite de pago, No podrá participar en licitaciones con el Estado y de continuar con dos periodos consecutivos de no pago, deberá reportarse a las Entidades Territoriales del Ministerio de Trabajo.

10.3 CÓMO REGISTRARSE ANTE EL OPERADOR DE INFORMACIÓN SOI El Servicio Operativo de Información - SOI, es un servicio de Proveedor de Tecnología creado por las entidades financieras y ACH COLOMBIA, con el propósito que los operadores de información - entidades financieras, provean a los aportantes y as, el sistema de presentación y pago de aportes a la seguridad social y parafiscales.

48 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Para que el aportante pueda ingresar al sistema Servicio Operativo de Información SOI a realizar la presentación y pago de la planilla integrada de seguridad social, y parafiscales, debe obtener la clave de ingreso, para ello, el aportante debe realizar los siguientes pasos: • Ingresar a través del sitio web de su entidad financiera o a la página de Internet www.nuevosoi.com.co. • Allí encontrará la opción Planilla Integrada, después debe seleccionar logo de la Entidad Financiera. Una vez allí, el aportante será dirigido a la pantalla de autenticación. • Para solicitar la clave de ingreso debe dar clic en la opción Registrarse como Independiente o Empresa según sea el caso. • Después de ingresar la información el sistema automáticamente enviará al correo del la clave de junto con el link para la activación de la misma, lo cual debe hacerse antes de 48 horas. • Cambiar la clave la primera vez que ingrese al sistema. • Una vez ejecutado este proceso, el Aportante puede ingresar a realizar la liquidación y pago de sus aportes.

Para solicitar soporte comuníquese a la línea de SOI 4049050 en Bogotá, o 018000 110764 en el resto del país.

10.4 CORRECCIÓN DE ApORTES Y pERÍODOS EN MORA

En los casos en que por error la empresa liquide y pague los aportes por menor valor, las correcciones deberán reportarse a través de PILA, al igual que las cotizaciones en mora de periodos anteriores. Este tipo de aportes deberán ser liquidados y pagados a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, utilizando para ello las planillas tipo M para el pago de aportes en mora y tipo N para corrección de menores valores liquidados.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 49

11. CARTERA Y COBRANZA C

on el fin de informar el estado de su cartera, ARL Colpatria emite una serie de avisos que le permitirán obtener información oportuna y así garantizar el adecuado servicio a las

personas cubiertas bajo el sistema de riesgos laborales.

50 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Estos son:

Estos medios están diseñados para recordar a nuestras empresas afiliadas, que la norma dispone la obligatoriedad de la realización de los aportes dentro de las fechas límite establecidas para ello, y que las coberturas en periodos de morosidad son a cargo del empleador, sin perjuicio de las sanciones que la ley determine en este sentido.

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 51

12. LÍNEA DE ATENCIÓN AL CLIENTE A

través de las líneas 423 5757 en Bogotá y 01-8000512620 en el resto del país, eligiendo la opción 4-4, podrá obtener información de los diferentes servicios que

le ofrece la ARL. El servicio de atención personalizada se ofrece

de lunes a

• Horarios y lugares de atención.

viernes de 7:00 a.m a 7:00 p.m y los sábados de 8:00 a.m

• Validación de s afiliados.

a 2:00 p.m.

• Procedimientos istrativos y manejo de la página de Internet.

En nuestro nuevo servicio de audiorespuesta, usted podrá con-

• Atención eficiente de sus inquietudes, quejas y reclamos.

sultar información los 7 días de la semana, las 24 horas del día, solo debe registrarse telefónicamente, para lo cual uno de

Utilizando el sistema de audio respuesta, las empresas podrán

nuestros agentes le brindará la orientación necesaria.

consultar el estado de afiliación y la información de las prestaciones económicas de sus trabajadores. También podrán

La línea de atención al cliente cuenta con una avanzada

consultar el directorio de sucursales y los procedimientos para

tecnología y con un grupo de personas altamente entrenado,

realizar los trámites. Los empleados también podrán acceder

dispuesto a brindarle asesoría e información sobre:

directamente a la consulta del estado de su afiliación a la ARL.

52 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

13. SOlICITUDES, QUEJAS Y REClAMOS L

os invitamos a comunicarnos sus solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones a través de los siguientes medios:

• Llamando a nuestra línea de atención al cliente 4235757 en Bogotá y 01-8000-512620 en el resto del país, opción 4. • Entrando a nuestra página www.arpcolpatria.com por la opción Contáctenos. • Escribiéndonos al correo electrónico: [email protected] • Si lo prefiere, dirigiéndose directamente a nuestras oficinas (Ver directorio en la última página).

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 53

14. LEGISLACIÓN ARL COLPATRIA C

onsulte el marco Jurídico de los riesgos laborales, rehabilitación y retorno laboral, higiene y seguridad

industrial y salud ocupacional en la parte pública de ARL COLPATRIA.

54 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Puede ingresar por el índice o utilizar la Búsqueda Avanzada

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 55

15. BOlETÍN DE lEGISlACIÓN M

antenerse actualizado en temas de legislación de riesgos laborales, seguridad industrial, salud ocupacional, rehabilitación y retorno laboral permitirá dar la protección adecuada a los funcionarios de su empresa. Para recibir el boletín debe enviar: el nombre de la empresa, número de afiliación, nombre, cargo y correo electrónico a [email protected].

56 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

16. DIRECTORIO

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 57

58 • Gestiones 2013 • Colpatria ARL

Gestiones 2013

Colpatria ARL • Gestiones 2013 • 59